Angebote nachfassen: So gewinnst du mehr Aufträge

Ein durchdachtes Angebot zu schreiben kostet Zeit und es fühlt sich gut an, es endlich rauszuschicken. Umso ärgerlicher, wenn danach Funkstille herrscht. Die gute Nachricht: In den meisten Fällen ist der Auftrag nicht verloren. Er braucht nur noch einen freundlichen zweiten Anlauf.

Das Wichtigste in Kürze:

• 3–5 Werktage nach Angebotsversand ist der beste Zeitpunkt für das erste Nachfassen

• Per E-Mail oder Telefon nachhaken. Beides funktioniert, je nach Situation

• Maximal 2–3 Kontaktversuche in steigendem Abstand. Danach abhaken

• Mit einer Nachfass-Vorlage erledigst du das in 5 Minuten pro Angebot

Stell dir vor du verschickst 5 bis 15 Angebote pro Woche. Ein Teil davon bleibt unbeantwortet. Nicht weil der Kunde kein Interesse hat, sondern weil der Alltag dazwischenkommt. Ein Anruf, ein anderes Projekt, ein voller Schreibtisch. Dein Angebot rutscht nach unten.

Wer nach dem Versand nicht nachhakt, überlässt die Entscheidung dem Zufall. Und das kostet bares Geld.

Bevor du dir Sorgen machst, dass dein Angebot zu teuer war: In den meisten Fällen hat die fehlende Antwort andere Ursachen.

• Zeitmangel: Der Kunde hat dein Angebot gelesen, aber noch nicht verglichen oder mit seinem Partner besprochen.

• Informationsflut: Wer drei Angebote gleichzeitig einholt, verliert leicht den Überblick. Dein Angebot verschwindet im Stapel.

• Unsicherheit: Der Kunde hat Rückfragen zu einzelnen Positionen, traut sich aber nicht, "dumm" nachzufragen.

• Kein Zeitdruck: Solange das Bad noch funktioniert oder die Heizung noch läuft, fühlt sich die Entscheidung nicht dringend an.

Für dich als Handwerker bedeutet das: Eine freundliche Erinnerung reicht oft aus, um die Entscheidung anzustoßen. Das gilt übrigens für alle Gewerke gleichermaßen, egal ob du als SHK-Betrieb Heizungsanlagen anbietest, als Elektriker Installationen kalkulierst oder als Maler Fassadenarbeiten berechnest.

Rechne kurz mit: Du schreibst 10 Angebote pro Woche. Davon werden 3 zu Aufträgen. Deine Auftragsquote liegt bei 30 %. Jedes Angebot hat einen Durchschnittswert von 2.500 Euro. Das entspricht einer Wandlungsrate, die laut Handwerkskammer (HWK) im Mittelfeld liegt.

Wenn du durch Nachfassen nur ein zusätzliches Angebot pro Woche in einen Auftrag verwandelst, gewinnst du 2.500 Euro Umsatz pro Woche. Auf ein Jahr gerechnet sind das über 100.000 Euro. Für Kundenakquise, die dich pro Angebot weniger als 10 Minuten kostet.

Laut dem ZDH-Konjunkturbericht lag die durchschnittliche Auftragsreichweite im Handwerk 2025 bei rund 8 bis 9 Wochen. In Zeiten kürzerer Auftragspolster zählt jeder gewonnene Auftrag.

Der richtige Zeitpunkt entscheidet darüber, ob dein Nachfassen als hilfreich oder als lästig empfunden wird. Zu früh wirkt ungeduldig, zu spät ist das Thema beim Kunden schon durch.

Die Faustregel: 3 bis 5 Werktage nach dem Angebotsversand. In dieser Zeitspanne hat der Kunde das Angebot gelesen und sich erste Gedanken gemacht, aber die Entscheidung noch nicht endgültig getroffen.

Übrigens: Für einen guten Kostenvoranschlag gilt die gleiche Logik. Je transparenter dein Angebot, desto leichter fällt dem Kunden die Entscheidung.

Bei einem Heizungsausfall im Winter wartet kein Kunde eine Woche auf deine Nachfrage. Hier darfst du schon nach einem Tag nachhaken. Bei größeren Projekten mit mehreren Gewerken dagegen braucht der Kunde mehr Zeit zum Vergleichen. Gib ihm eine Woche.

Tipp: Sag dem Kunden direkt beim Angebotsversand, wann du dich meldest. "Ich melde mich Ende der Woche bei Ihnen, falls Sie noch Fragen haben." So weiß der Kunde Bescheid und fühlt sich nicht überrumpelt.

Klingt nach Aufwand? Mit Bosch OfficeOn behältst du den Überblick über alle offenen Angebote. Du siehst auf einen Blick, welche Angebote noch nicht beantwortet wurden, und kannst direkt aus der Software heraus nachhaken.

Eine gute Nachfass-E-Mail ist kurz, höflich und gibt dem Kunden einen konkreten Anlass zu antworten. Vermeide Floskeln wie "Ich wollte nur mal nachfragen" oder "Haben Sie mein Angebot erhalten?". Beides klingt unsicher und bringt den Kunden nicht weiter.

Stattdessen: Stelle eine konkrete Frage oder biete einen Mehrwert. Gibt es neue Informationen zum Projekt? Hat sich am Zeitplan etwas geändert? Kannst du eine Alternative anbieten?

Kurzer Hinweis zur DSGVO: Das Nachfassen bei Bestandskunden per E-Mail ist nach § 7 Abs. 3 UWG auch ohne separate Einwilligung zulässig, solange die E-Mail-Adresse im Zusammenhang mit einem Geschäft erhalten wurde und du auf eigene Leistungen hinweist. Das hat auch der Europäische Gerichtshof (EuGH) bestätigt.

Wir haben drei Vorlagen vorbereitet, die du als Word-Datei herunterladen und direkt anpassen kannst. Hier ein kurzer Überblick:

Die erste Nachfass-Mail ist eine freundliche Erinnerung. Du fragst den Kunden per Sie, ob noch Fragen zum Angebot offen sind, und bietest einen konkreten Starttermin an. Kurz, respektvoll und mit klarer Handlungsaufforderung.

Die zweite Vorlage liefert dem Kunden einen echten Zusatznutzen: eine neue Information, einen Preisvorteil oder einen Alternativvorschlag. So gibst du einen konkreten Grund, das Angebot nochmal aufzugreifen.

Beim dritten und letzten Kontakt setzt du eine höfliche Frist. Du gibst dem Kunden zu verstehen, dass das Angebot nicht ewig gilt, lässt ihm aber auch die Tür offen, falls sich seine Pläne geändert haben.

Das Telefon ist direkter als eine E-Mail. Du hörst sofort, ob der Kunde interessiert ist, Einwände hat oder sich schon anders entschieden hat. Gerade bei größeren Projekten oder wenn auf zwei E-Mails keine Reaktion kommt, ist ein Anruf der bessere Weg.

Wichtig: Ruf nicht einfach drauf los. Zwei Minuten Vorbereitung machen den Unterschied zwischen einem guten Gespräch und einem peinlichen Moment.

Schritt 1 – Vorbereiten:

Leg dir das Angebot bereit. Notiere dir 2–3 offene Fragen, die du stellen willst. Zum Beispiel: "Passt Ihnen der Zeitraum noch?" oder "Haben Sie Fragen zu den Materialkosten?"

Schritt 2 – Einstieg:

Komm direkt zum Punkt. "Guten Tag Herr Müller, hier ist Thomas Berger von Berger Elektrotechnik. Ich rufe wegen des Angebots für die Elektroinstallation an. Haben Sie sich das schon anschauen können?"

Schritt 3 – Zuhören und reagieren:

Lass den Kunden reden. Wenn er Einwände hat ("Das ist mir zu teuer"), frag nach: "An welcher Position haben Sie Bedenken? Vielleicht finden wir eine Alternative."

Schritt 4 – Verbindlich abschließen:

Triff eine klare Vereinbarung. Entweder: "Soll ich den Auftrag eintragen? Dann könnte ich am Montag starten." Oder: "Wann wäre ein guter Zeitpunkt, dass ich mich nochmal bei Ihnen melde?"

Praxisbeispiel: Stefan, SHK-Meister aus Köln, betreibt einen Betrieb mit 4 Gesellen. Er hat sich angewöhnt, jeden Freitag 30 Minuten für Nachfass-Anrufe zu blocken. Sein Ablauf: Angebotsliste öffnen, alle offenen Angebote der letzten Woche durchgehen, kurz anrufen. "Seitdem ich das konsequent mache, gewinne ich pro Monat 2–3 Aufträge mehr", sagt Stefan. "Das ist ein halber Tag Arbeit im Monat für 8.000 bis 12.000 Euro Umsatz."

Der größte Fehler: gar nicht nachfassen. Danach folgen zu langes Warten, zu häufiges Nachhaken und fehlende Vorbereitung. Wer diese vier Punkte im Griff hat, gewinnt mehr Aufträge bei weniger Aufwand.

Es gibt einen feinen Unterschied. Hartnäckig heißt: Du bleibst dran, bietest Mehrwert und respektierst das Tempo des Kunden. Aufdringlich heißt: Du rufst täglich an, schickst Druck-Mails oder fragst beim Kunden vor Ort unangekündigt nach.

Orientiere dich an der 3-Kontakt-Regel: Erstes Nachfassen nach 3–5 Tagen, zweites nach 10–14 Tagen, drittes nach 3 Wochen. Kommt danach keine Antwort, hak das Angebot ab. Es gibt immer einen nächsten Kunden.

Ein fester Nachfass-Ablauf spart Zeit und sorgt dafür, dass kein Angebot untergeht. Ohne System passiert es schnell, dass du Angebote vergisst oder dreimal beim selben Kunden anrufst.

1. Angebot verschicken + Nachfass-Termin setzen: Trag dir direkt beim Versand einen Termin in 3–5 Werktagen ein. Ob Kalender, Notizbuch oder Angebotssoftware: Hauptsache, du vergisst es nicht.

2. Nachfassen (E-Mail oder Telefon): Nutze eine der Vorlagen oben. Halte das Ergebnis fest: "Kunde will bis Freitag entscheiden" oder "Kein Interesse, Angebot schließen".

3. Ergebnis dokumentieren: Schreib kurz auf, was der Kunde gesagt hat. So weißt du beim zweiten Nachfassen, woran ihr zuletzt gesprochen habt. Bei offenen Angeboten: zweiten Nachfass-Termin setzen.

📋 Checkliste: Angebote nachfassen

☐ Angebot verschickt? → Nachfass-Termin in 3–5 Tagen eintragen

☐ Vorlage für E-Mail oder Gesprächsnotiz vorbereiten

☐ Nachfassen durchgeführt? → Ergebnis notieren

☐ Kunde braucht Bedenkzeit? → Zweiten Termin setzen (in 7–10 Tagen)

☐ Keine Antwort nach 3 Versuchen? → Angebot abhaken und archivieren

☐ Auftrag erteilt? → Rechnung vorbereiten

Wer wenige Angebote pro Woche schreibt, kommt mit einem Kalender oder einer Excel-Liste zurecht. Ab 5–10 Angeboten pro Woche wird es unübersichtlich.

Eine Software wie OfficeOn zeigt dir alle offenen Angebote auf einen Blick. Du siehst das Datum, den Status und den Kunden. So weißt du in Sekunden, wen du diese Woche noch anrufen musst.

Die Dokumentation deiner Angebote und Kundenkorrespondenz ist auch aus Sicht der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) relevant. Geschäftliche E-Mails mit steuerlicher Bedeutung musst du aufbewahren. Das betrifft auch Angebote selbst: Laut HGB (Handelsgesetzbuch) gelten für geschäftliche Korrespondenz Aufbewahrungsfristen von 6 Jahren. Wer seine Angebote digital in einer Cloud-Software speichert, ist auf der sicheren Seite. Ob du Angebote nach VOB (Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen) oder nach BGB erstellst, spielt für die Aufbewahrung keine Rolle.

Angebote nachfassen ist kein Verkaufstrick, sondern guter Kundenservice. Wer nach dem Angebotsversand dranbleibt, zeigt dem Kunden: Du bist zuverlässig, organisiert und interessiert an seinem Projekt.

Die wichtigsten Punkte:

• Fasse 3–5 Werktage nach dem Versand nach. Nicht früher, nicht viel später.

• Nutze die E-Mail-Vorlagen und den Telefon-Leitfaden aus diesem Ratgeber.

• Halte dich an die 3-Kontakt-Regel. Mehr ist nicht nötig.

• Organisiere dein Nachfassen mit einer festen Routine oder einer Software.

Wer pro Woche nur einen Auftrag mehr gewinnt, hat am Ende des Jahres über 100.000 Euro zusätzlichen Umsatz. Für weniger als eine Stunde Aufwand pro Woche.