Produktneuheiten & Updates

DATEV Debitoren- & Kreditorennummern direkt in OfficeOn verwalten

Spare dir ab sofort die manuelle Anpassung deiner DATEV-Exporte. Mit der neuesten Funktion in OfficeOn verwaltest du Debitoren- und Kreditorennummern direkt in der Anwendung und sorgst für eine perfekte Übereinstimmung mit deiner Buchhaltung.

Deine neuen Optionen

Wähle die für dich passende Konfiguration:

• Automatische Vergabe aus den DATEV-Nummernkreisen.
• Nutzung deiner bestehenden Kundennummern als Debitorennummern.
• CSV-Import deiner Nummern direkt aus DATEV.

Zusätzlich kannst du Nummern jederzeit manuell bearbeiten, und automatische Prüfungen gewährleisten korrekte Daten.

Dein Vorteil

Ein deutlich zuverlässigerer DATEV-Export mit weniger manuellem Aufwand, der sich flexibel an deine Prozesse anpasst.

Verbesserte Suchfunktion

Wir haben unsere Suchfunktion erweitert: Ab sofort kannst du nach Telefonnummern und E-Mail Adressen suchen. Dadurch sparst du viel Zeit, wenn du einen Kunden schnell finden möchtest.

Wichtig: Um die Suche zu nutzen, musst du die vollständige Telefonnummer bzw. E-Mail eingeben.

Internationale Adressen

OfficeOn unterstützt jetzt vollständig internationale Adressen. Du kannst für kundenbezogene Adressen das entsprechende Land aus einer durchsuchbaren Liste auswählen und speichern. OfficeOn stellt sicher, dass diese Adressinformationen in der gesamten Anwendung korrekt verarbeitet werden, von der Benutzeroberfläche über Dokumente und E-Rechnungen bis hin zum Datenexport und -import.

Web Ansicht für Angebote

Deine Angebote werden jetzt automatisch um eine moderne Web-Ansicht ergänzt. Diese stellt sicher, dass deine Angebote auf allen Endgeräten optimal dargestellt werden und bietet eine professionelle Alternative zum klassischen PDF.

• Automatisch und vollständig: Die Web-Ansicht wird bei der Angebotserstellung automatisch generiert und enthält alle Inhalte des PDFs, inklusive Produktbildern.
• Für alle Geräte optimiert: Das Design passt sich Desktops, Tablets und Smartphones an.
• Flexibler Versand: Du kannst die Ansicht direkt mit der Angebots-E-Mail versenden oder als separaten Link teilen.

Artikelbilder im Katalog und in Angeboten

Ab sofort kannst du Artikelbilder direkt im Katalog speichern und nahtlos in deinen Angeboten verwenden.

Deine Vorteile:

• Effiziente Verwaltung: Lade Bilder einmalig im Katalog hoch – manuell oder direkt vom Großhändler.
• Nahtlose Nutzung: Greife aus Angeboten direkt auf die Bilder im Katalog zu oder speichere Angebotsbilder im Katalog ab.
• Professionelle Darstellung: Präsentiere deine Angebot inklusive der Artikelbilder in einer modernen Web-Ansicht und teile diese einfach per Link oder E-Mail.

Diese Funktion reduziert deinen administrativen Aufwand und steigert gleichzeitig die visuelle Qualität deiner Angebote. Weitere Informationen findest du in unserem Hilfecenter.

E-Mail Statusanzeige

Ab sofort kannst du den Status deiner versendeten E-Mails besser nachverfolgen. In deinen Angeboten und Rechnungen wird dir nun in chronologischer Reihenfolge der Versandstatus deiner einzelner E-Mails angezeigt (Gesendet, Zugestellt, Fehlgeschlagen).

Beträge ausbuchen

Nachträgliche Erstattungen, Skonti und andere Zahlungsdifferenzen in Rechnungen kannst du jetzt ganz einfach vermerken. Wähle hierfür einfach die Rechnungsoptionen und anschließend "Betrag ausbuchen".

Artikel via IDS in Rechnungen importieren

Der IDS Import für Artikel von Großhändlern funktioniert jetzt auch für Rechnungen. Außerdem kannst du die Artikel direkt basierend auf deinen Rechnungen bestellen.

Ausgabenstatus

Jetzt kannst du Zahlungen für deine Ausgabenbelege hinterlegen. Dadurch erhältst du eine bessere Übersicht über den Status deiner Rechnungen, ohne offene Beträge zu vergessen.

Verbessertes Dashboard

Das Dashboard wurde erweitert und übersichtlicher gestaltet. Im oberen Bereich siehst du jetzt die offenen Posten und ausstehenden Angebote.
Zusätzlich findest du eine detaillierte Ansicht der unbezahlten Rechnungen, wenn du mit der Maus über das Diagram fährst.

Eigener Projektstatus

Erstelle ab sofort eigene Projektstatus und nutze sie flexibel für dein individuelles Projektmanagement. Schluss mit starren Automatisierungen! Du hast jetzt die volle Kontrolle.

Verbinde deine Status mit Systemereignissen, um Projekte immer automatisch passend zu kennzeichnen – intelligente Automatisierung trifft individuelle Anpassung!

Verbessertes Zeitkonto

Jetzt kann Du die Abwesenheiten Deiner Mitarbeiter direkt im Zeitkonto sehen. Der erweiterte Export beinhaltet nun alle relevanten Informationen für Deine Lohnabrechnung.

Das spart Dir Zeit bei der Lohnabrechnung durch Deine Steuerberatung oder das Lohnbüro.

Terminbilder effizienter verwenden

Bilder in Terminen kannst Du jetzt direkt im Büro hochladen, bearbeiten und löschen. Dies ist sowohl in Entwürfen als auch bei abgeschlossenen Terminen möglich.

Dadurch erhältst Du einen besseren Überblick über Deine Termine und hast eine größere Flexibilität bei der Nachbearbeitung im Büro. Zusätzlich sparst Du viel Zeit, da mehrere Bilder gleichzeitig hochgeladen, gelöscht oder heruntergeladen werden können.

Wiederkehrende Termine

Ab sofort kannst Du wiederkehrende Termine individuell festlegen. Definere das Ende der Terminserie, indem Du sie auf unendlich setzt, ein Enddatum festlegst oder die Anzahl der Termine bestimmst.

Terminserien kannst Du mit verschiedenen Optionen bearbeiten, um die gesamte Serie, alle folgenden Termine oder nur einen einzelnen Termin zu ändern.

Überstundenausgleich

Jetzt hast Du die Möglichkeit für Dich und Deine Mitarbeitenden "Überstundenausgleich" als neue Abwesenheitsart zu erfassen.

Ausgeglichene Überstunden werden in sämtlichen Listen angezeigt. Im Zeitkonto werden die verbleibenden Überstunden für den ausgewählten Zeitraum dargestellt.

Der Überstundenabbau kann auch von Deinen Mitarbeitenden in der Mobilapp eingetragen werden.

Erweiterung Projektstatus

Du hast jetzt die Möglichkeit, den Projektstatus manuell anzupassen. Dadurch kannst du sicherstellen, dass Deine Projekte stets den Status anzeigen, der für Dich relevant ist.

Darüber hinaus haben wir zusätzliche automatische Status eingeführt, um den Fortschritt Deiner Projekte noch präziser darzustellen: Angebot angenommen, Rechnung überfällig, Rechnung angemahnt und Rechnung bezahlt.

Ausgabenbelege für Steuererklärung exportieren

Jetzt kannst Du Deine hochgeladenen Ausgabenbelege inklusive aller relevanten Informationen für Deine Steuererklärung exportieren. Neben den Originaldateien enthält der Export eine CSV-Datei, die alle Beleginformationen in tabellarischer Form auflistet.

Lieferanten anlegen

Lieferanten können jetzt erstellt und verwaltet werden. Die zuvor hochgeladenen Eingangsrechnungen (Ausgaben) lassen sich den Lieferanten zuordnen.

Ausgaben erfassen

Nicht-elektronische Belege (PDFs ohne Anhang, JPG, PNG Dateien) können jetzt hochgeladen und gespeichert werden. Dazugehörige Informationen wie Rechnungsnummer, Belegdatum und Positionssummen kannst Du manuell ergänzen. Außerdem kannst Du Deine Ausgaben jetzt direkt im Projekt hinzufügen. Die Gesamtausgaben werden Dir ebenfalls innerhalb deines Projektes angezeigt.

Zusätzliche Abwesenheitsarten

Ab sofort stehen Dir mehr Abwesenheitsarten in der mobilen App und der Web Version zur Verfügung. Dadurch kannst Du eine detailliertere Auswertung erstellen.

Lexware Integration

Ab sofort kannst Du Dein Buchhaltungsprogramm von Lexware nahtlos mit Deinem OfficeOn-Konto verbinden, um Rechnungen zu übertragen. Weitere Informationen findest Du in unserem Integrationsleitfaden.

Mehrtägige Abwesenheiten

Ab sofort hast Du die Möglichkeit, mehrtägige Abwesenheiten für Dich und Deine Mitarbeiter zu erfassen. Anstatt tägliche Abwesenheiten einzeln eintragen zu müssen, kannst Du nun Urlaube oder Krankheitszeiten ganz unkompliziert in einem Schritt erfassen, was Dir Zeit spart.

Die Stunden für das Arbeitszeitkonto werden auf Grundlage der hinterlegten Arbeitszeiten jedes Mitarbeiters berechnet.

Arbeitszeitkonto pro Mitarbeiter

Ab sofort hast du die Möglichkeit, die Soll-Ist-Arbeitszeiten direkt im neuen Zeitkonto der Zeiterfassung einzusehen.

Die neue Funktion bietet:

• Einfaches Überprüfen von Abweichungen von der Regelarbeitszeit für beliebige Zeiträume
• Schnelles Reagieren auf Über- und Minusstunden
• Export aller relevanten Informationen für die Lohnabrechnung

Zeiterfassung – Erstellung und Bearbeiten von Einträgen im Büro

Zeiteinträge und Abwesenheiten können jetzt im Büro erstellt und bearbeitet werden. Änderungen an Zeiteinträgen von anderen Mitarbeitern werden mobil angezeigt. Außerdem besteht die Möglichkeit, falsch angelegte Zeiteinträge zu löschen.

Unterschiedliche Terminarten

Es ist jetzt möglich, individuelle Terminarten in den Einstellungen zu erstellen und den einzelnen Terminen zuzuordnen. Dadurch sind diese durch Farbe und Art deutlich voneinander zu unterscheiden, beispielsweise im Kalender.

Zusätzliche Funktionen im Dashboard

Dein Dashboard bietet nun erweiterte Filteroptionen für individuelle Zeiträume, sodass Du beispielsweise Deinen Jahres- oder Quartalsumsatz einsehen kannst. Darüber hinaus sind zusätzliche Diagramme zu offenen Posten und Zahlungen verfügbar.