Kalkulation im Handwerk: So berechnest du Preise, die sich lohnen

Viele Handwerksmeister kennen ihre tatsächlichen Kosten nicht. Sie schätzen den Stundensatz grob, schauen, was der Wettbewerb nimmt, und schlagen ein bisschen was drauf. Das funktioniert eine Weile. Bis der Materialpreis steigt, ein Geselle krank wird oder ein Auftrag länger dauert als geplant.

Die Folge: Du arbeitest viel, der Umsatz stimmt, aber der Gewinn nicht. Eine Analyse der gemeinnützigen Betriebsberatung perfakta unter rund 300 Handwerksbetrieben ergab: Ein Drittel verdient nicht einmal genug, um den Unternehmerlohn angemessen zu decken. Der Hauptgrund: fehlende Kostenrechnung.

Eine saubere Kalkulation schützt dich vor drei konkreten Problemen:

• Verlustaufträge: Du erkennst VOR der Auftragsannahme, ob sich ein Job rechnet.

• Preisdiskussionen: Du kannst deinem Kunden erklären, warum dein Preis fair ist. Nicht, weil du teuer sein willst. Sondern weil du deine Kosten kennst.

• Fehlentscheidungen: Du siehst, welche Auftragsarten profitabel sind und welche nicht. Und kannst dein Geschäft danach ausrichten.

Kalkulation klingt nach Papierkram. Ist es auch, ein bisschen. Aber es ist der Papierkram, der dafür sorgt, dass am Monatsende mehr auf dem Konto bleibt.

Dazu kommt: Kunden verhandeln. Wenn du deine Zahlen nicht kennst, gibst du bei jeder Preisverhandlung nach. Wenn du sie kennst, sagst du mit gutem Gewissen: "Das ist mein Preis, und hier ist die Rechnung dahinter." Das ist keine Sturheit. Das ist solides Handwerk, auch im Büro.

Praxisbeispiel: Thomas, SHK-Meister aus Nürnberg, hat einen Betrieb mit 4 Gesellen. Zwei Jahre lang hat er seinen Stundensatz nach Gefühl festgelegt: 52 Euro netto. Nach einer sauberen Kalkulation stellte er fest: Seine tatsächlichen Kosten pro Stunde lagen bei 54,80 Euro. Jeder Auftrag war ein Minusgeschäft. Seit er mit 62 Euro kalkuliert, stimmt der Gewinn. Seine Kunden haben den Preissprung akzeptiert, weil er ihn erklären konnte.

Wie hat Thomas seinen tatsächlichen Stundensatz ermittelt? Genau damit starten wir.

Dein Stundenverrechnungssatz ist die wichtigste Zahl in deinem Betrieb. Er bestimmt, ob du am Ende des Monats Plus oder Minus machst. Alles, was danach kommt (Angebotskalkulation, Zuschlagssätze, Preisverhandlungen), baut auf dieser einen Zahl auf. So berechnest du sie richtig.

Sammle alle Kosten, die in deinem Betrieb pro Jahr anfallen:

• Personalkosten: Bruttolöhne, Sozialabgaben, Urlaubsgeld, Lohnfortzahlung im Krankheitsfall (AG-Anteil ca. 20 bis 23 % auf den Bruttolohn)

• Sachkosten: Miete, Strom, Versicherungen, Fahrzeuge, Werkzeug, Reparaturen

• Materialgemeinkosten: Lagerkosten, Schwund, Kleinmaterial

• Verwaltung: Steuerberater, Buchhaltung, Software, Telefon, Büromaterial

• Sonstiges: Fortbildung, Kammerbeiträge (Handwerkskammer), Berufsgenossenschaft

Viele Handwerker rechnen mit 1.700 oder 1.800 Stunden. Das ist zu optimistisch. Realistisch liegen die produktiven Stunden bei 1.350 bis 1.450 pro Mitarbeiter und Jahr. Je nach Gewerk und Fahrtaufwand kann der Wert auch auf 1.200 sinken.

Die Formel ist einfach:

Stundenverrechnungssatz = Gesamtkosten pro Mitarbeiter ÷ produktive Stunden

Beispiel: Dein Geselle kostet dich alles in allem 74.000 Euro pro Jahr (Lohn + Anteil Gemeinkosten). Bei 1.420 produktiven Stunden ergibt das:

74.000 € ÷ 1.420 h = 52,11 € pro Stunde (Selbstkosten)

Darauf kommt dein Gewinnaufschlag. Bei 10 Prozent:

52,11 € × 1,10 = 57,32 € netto pro Stunde

Plus Umsatzsteuer (19 % gemäß § 12 UStG) ergibt das einen Brutto-Stundensatz von rund 68,21 Euro.

Klingt nach viel Rechenarbeit? Ist es, beim ersten Mal. Aber du machst diese Rechnung einmal sauber, zum Beispiel mit den Schritten oben, und hinterlegst das Ergebnis als festen Stundenverrechnungssatz in deiner Software. Pro Mitarbeitergruppe (z.B. Geselle, Meister, ...) legst du einen eigenen Satz fest. Ab dann zieht sich jedes neue Angebot automatisch den richtigen Wert.

Die Gewinnmarge im Handwerk liegt je nach Gewerk, Region und Betriebsgröße zwischen 8 und 15 Prozent auf die Selbstkosten. Bei Spezialleistungen wie Notdienst oder Restaurierung sind auch 20 Prozent und mehr möglich.

Was zählt: Dein Gewinnaufschlag muss deine unternehmerischen Risiken abdecken. Dazu gehören Zahlungsausfälle, Garantieleistungen nach § 634a BGB, Leerlaufzeiten und Rücklagen für Investitionen.

⚠️ Achtung: Überhöhte Preise können als Wucher gelten (§ 138 BGB). Das betrifft vor allem Notdienst-Einsätze. Halte dich an marktübliche Sätze und dokumentiere deine Kalkulation. Dann bist du auf der sicheren Seite.

Deinen Stundensatz zu kennen ist die Basis. Der nächste Schritt: aus Stundensatz, Materialkosten und Gemeinkosten einen vollständigen Angebotspreis aufbauen.

Du kennst jetzt deinen Stundensatz. Aber die meisten Kunden wollen keinen Stundensatz sehen. Sie wollen wissen: Was kostet das Ganze? Dafür brauchst du eine vollständige Angebotskalkulation.

Die Zuschlagssätze (15 %, 80 %, 10 %) sind Richtwerte. Deine tatsächlichen Sätze hängen von deinem Betrieb ab. Du ermittelst sie aus deiner Buchhaltung: Gemeinkosten geteilt durch Einzelkosten, mal 100.

Diese Rechnung stellst du VOR dem Auftrag auf, wenn du ein Angebot erstellst. Im Fachjargon heißt das Vorkalkulation. Je genauer du hier rechnest, desto weniger böse Überraschungen erlebst du nachher.

💡Tipp: Rechne bei der Vorkalkulation immer einen Puffer von 5 bis 10 Prozent auf die geschätzten Arbeitsstunden ein. Unvorhergesehene Verzögerungen passieren auf jeder Baustelle.

Die meisten Handwerksbetriebe fahren am besten mit einer Mischung: kostenorientiert als Untergrenze, wettbewerbsorientiert als Realitätscheck, wertorientiert bei Spezialleistungen.

Gerade bei größeren Projekten lohnt sich ein detailliertes Angebot mit aufgeschlüsselten Positionen. Dein Kunde sieht, wofür er zahlt. Und wenn sich während des Auftrags etwas ändert, kannst du das sauber als Nachtrag dokumentieren und zusätzlich berechnen. Ohne Angebot stehst du bei solchen Änderungen oft mit leeren Händen da. Weitere Tipps für deine Angebotserstellung findest du in unserem separaten Ratgeber.

💡Tipp: Biete deinen Kunden zwei bis drei Angebotsvarianten an. Zum Beispiel eine Basisvariante und eine mit zusätzlichen Leistungen. Das gibt dem Kunden Wahlmöglichkeiten und lenkt den Fokus weg vom reinen Preis.

Wie eine vollständige Zuschlagskalkulation in der Praxis aussieht, zeigen zwei Beispiele aus dem SHK- und Elektro-Bereich.

Theorie ist das eine. Wie sieht eine Kalkulation im echten Handwerksalltag aus? Hier zwei Beispiele mit konkreten Zahlen.

Thomas weiß aus Erfahrung: Bei Altbausanierungen dauert der Rückbau oft einen halben Tag länger als geplant. Also rechnet er 4 Stunden Puffer ein. Das sind bei 62 € Stundenverrechnungssatz rund 250 Euro. Lieber eingepreist als hinterher draufgezahlt. Woher er das weiß? Aus seiner Nachkalkulation, dazu gleich mehr.

Was auf dem Papier nach viel Aufwand aussieht, erledigt Lisa in 15 Minuten. Sie nutzt Bosch OfficeOn: Zuschlagssätze und Material- und Leistungskatalog sind einmal hinterlegt. Für ein neues Angebot trägt sie nur die projektspezifischen Positionen ein. Die Zuschläge rechnet die Software. Aus der fertigen Kalkulation wird per Klick ein Angebot, das sie direkt an den Kunden schickt.

Die Spannen berücksichtigen regionale Unterschiede und die Differenz zwischen Gesellen- und Meisterarbeit. Dein tatsächlicher Satz hängt von deiner individuellen Kostenstruktur ab. Kalkuliere immer selbst. Mehr dazu in unserem Ratgeber Stundensatz berechnen im Handwerk.

Beide Beispiele zeigen die Kalkulation VOR dem Auftrag. Aber stimmen die geplanten Zahlen auch mit der Realität überein? Das erfährst du nur, wenn du nach dem Auftrag nachrechnest.

Die Kalkulation vor dem Auftrag sagt dir, was ein Job kosten sollte. Die Nachkalkulation zeigt dir, was er tatsächlich gekostet hat. Dieser Vergleich zwischen Plan und Realität ist dein stärkstes Werkzeug, um bei jedem neuen Angebot besser zu kalkulieren.

Kalkulationsfehler kosten dich nicht einmal, sondern bei jedem Auftrag wieder. Hier sind die sieben, die in kleinen Betrieben am häufigsten vorkommen:

1. Produktive Stunden zu hoch ansetzen. Wer mit 1.800 Stunden rechnet, aber nur 1.400 produktiv arbeitet, kalkuliert jeden Stundensatz rund 22 % zu niedrig. Zähle Fahrtzeiten, Büroarbeit und Leerlauf ehrlich ab.

2. Gemeinkosten vergessen. Werkzeugverschleiß, Fahrzeugkosten, Versicherungen, Kammerbeiträge: Alles, was nicht direkt einem Auftrag zugeordnet wird, muss über Zuschläge verteilt werden. Sonst zahlst du es aus deinem Gewinn.

3. Keinen Gewinnaufschlag einrechnen. Selbstkosten decken heißt nicht: Geld verdienen. Dein Unternehmerlohn, Rücklagen und Investitionen müssen extra kalkuliert werden.

4. Materialpreise nicht aktualisieren. Preise beim Großhändler ändern sich. Wer mit Werten von vor sechs Monaten kalkuliert, verschenkt unter Umständen hunderte Euro pro Auftrag. Prüfe deine Kalkulationsgrundlagen mindestens vierteljährlich.

5. Keine Nachkalkulation machen. Ohne den Soll-Ist-Vergleich nach dem Auftrag wiederholst du die gleichen Fehler. 15 Minuten Nachrechnen können tausende Euro im Jahr sparen.

6. Anfahrtskosten unterschätzen. Gerade bei Kleinaufträgen machen Fahrtkosten einen großen Anteil aus. Berechne Fahrtzeit, Kilometergeld und Parkgebühren immer mit ein.

7. Kalkulation nur im Kopf machen. Wer nicht aufschreibt, kann nicht nachprüfen. Jede Kalkulation gehört dokumentiert. Das fordert auch die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form).

Die gute Nachricht: Die meisten dieser Fehler lassen sich mit wenig Aufwand beheben. Ein Nachmittag reicht, um deine Betriebskosten sauber aufzustellen und deinen Stundenverrechnungssatz neu zu berechnen. Ab dann rechnest du bei jedem Angebot richtig. Und mit einer regelmäßigen Nachkalkulation bleibst du auf Kurs.