Fachunternehmer-erklärung im Handwerk: Dein Leitfaden für rechtssichere Dokumentation

Eine Fachunternehmererklärung ist ein wichtiges Dokument, das bestätigt, dass bestimmte Bauarbeiten fachgerecht nach den geltenden Normen und Vorschriften ausgeführt wurden. Sie ist besonders wichtig bei energetischen Sanierungen, da hier oft Fördermittel im Spiel sind oder bestimmte Energiestandards eingehalten werden müssen. Mit deiner Unterschrift bestätigst du, dass alle verwendeten Materialien und Methoden den geltenden Normen entsprechen.

Die rechtlichen Grundlagen für die Fachunternehmererklärung finden sich in verschiedenen Gesetzen und Verordnungen. Die Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB) regelt die Grundlagen, während das Gebäudeenergiegesetz (GEG) und die frühere Energieeinsparverordnung (EnEV) spezielle Anforderungen für energetische Maßnahmen festlegen.

Je nach Gewerk und Bauvorhaben können weitere Normen relevant sein.

Wichtig ist die Unterscheidung zur Fachbauleiterererklärung: Während du als ausführendes Unternehmen die Fachunternehmererklärung ausstellst, wird die Fachbauleiterererklärung von der Bauleitung oder dem Architekten erstellt. Beide Dokumente ergänzen sich und sind für die vollständige Dokumentation eines Bauvorhabens wichtig.

Die Pflicht zur Ausstellung einer Fachunternehmererklärung hängt von verschiedenen Faktoren ab. Nicht jeder Auftrag erfordert diese Dokumentation, aber in bestimmten Bereichen ist sie unverzichtbar.

Bei Dacharbeiten ist die Fachunternehmererklärung oft Pflicht, besonders wenn es um Wärmedämmung oder Abdichtungen geht und Fördermittel für energetische Sanierungen beantragt wurden. Oft muss dann ein bestimmter U-Wert (Wärmedurchgangskoeffizient) erreicht werden.

Mit der Fachunternehmererklärung bestätigst du zum Beispiel, dass die Dampfbremse richtig verlegt, die Dämmung fachgerecht angebracht und alle Anschlüsse dicht ausgeführt wurden.

Als Elektriker musst du bei bestimmten Installationen eine Fachunternehmererklärung ausstellen, besonders wenn es um Anlagen geht, die in das öffentliche Netz einspeisen oder spezielle Sicherheitsanforderungen erfüllen müssen. Das betrifft zum Beispiel Photovoltaikanlagen, Wallboxen für E-Autos oder komplexe Hausautomationssysteme.

Im SHK-Bereich ist die Fachunternehmererklärung besonders bei Heizungsanlagen relevant, die mit erneuerbaren Energien arbeiten oder bei denen Fördermittel beantragt werden. Auch bei der Installation von Wärmepumpen, Solarthermieanlagen oder hocheffizienten Brennwertkesseln ist sie oft erforderlich.

Auch beim Einbau von Fenstern und Türen wird die Fachunternehmererklärung vor allem bei energetischen Sanierungen wichtig. Du bestätigst damit, dass die Fenster fachgerecht eingebaut, alle Anschlüsse luftdicht ausgeführt und der geforderte U-Wert erreicht wurde.

Bei Neubauten ist die Fachunternehmererklärung oft Teil der Bauabnahme und wird benötigt, um nachweisen zu können, dass die gesetzlichen Energiestandards erfüllt wurden. Bei Sanierungen wird sie besonders wichtig, wenn Fördermittel beantragt werden oder bestimmte Energieeffizienzklassen erreicht werden sollen.

Öffentliche Auftraggeber verlangen häufiger eine Fachunternehmererklärung als private. Das liegt daran, dass sie sich rechtlich absichern müssen und oft strengere Dokumentationspflichten haben. Aber auch private Bauherren fordern sie zunehmend, besonders dann, wenn Fördermittel im Spiel sind.

Eine vollständige Fachunternehmererklärung enthält alle wichtigen Informationen über das Bauvorhaben und die ausgeführten Arbeiten. Hier ist deine Checkliste für den Alltag:

Beginne mit den grundlegenden Projektdaten: Name und Anschrift des Bauherrn, genaue Bezeichnung und Adresse des Bauvorhabens, deine Firmendaten als ausführendes Unternehmen.

Beschreibe präzise, welche Arbeiten du ausgeführt hast. "Dämmung der Außenwand mit 14 cm Mineralwolle über zwei Etagen" ist besser als ein sehr kurzes "Dämmarbeiten".

Liste alle verwendeten Materialien mit genauen Bezeichnungen und Herstellerangaben auf. Wichtig sind auch die Materialstärken, der U-Wert oder andere technische Kennwerte. Gib an, nach welchen Normen du gearbeitet hast – zum Beispiel DIN 4108 für Wärmeschutz oder DIN 18195 für Bauwerksabdichtungen.

Dokumentiere den genauen Zeitraum der Ausführung. Das ist wichtig für Gewährleistungsfristen und kann bei späteren Fragen relevant werden. "Ausführung vom 15. bis 22.03.2024" ist ausreichend konkret.

Die Fachunternehmererklärung muss von einer fachlich qualifizierten Person unterschrieben werden. Das bist du als Betriebsinhaber oder ein von dir bevollmächtigter Mitarbeiter mit entsprechender Qualifikation. Ein Lehrling oder eine ungelernte Hilfskraft darf nicht unterschreiben, auch wenn sie bei der Ausführung geholfen haben.

Mit deiner Unterschrift übernimmst du die Verantwortung für die ordnungsgemäße Ausführung. Das bedeutet: Wenn später Mängel auftreten, die auf fehlerhafte Ausführung zurückzuführen sind, stehst du in der Haftung. Deshalb ist es wichtig, dass du nur das bestätigst, was du auch wirklich fachgerecht ausgeführt hast.

Die Erstellung einer Fachunternehmererklärung kann damit verbunden sein, die wichtigen Informationen aus Stapeln von Belegen und handschriftlichen Notizen zusammensuchen zu müssen.

Gerade bei größeren Projekten, wenn mehrere Gewerke beteiligt sind, wird die Dokumentation schnell zum Albtraum. Dabei ist eine lückenlose Dokumentation nicht nur für die Fachunternehmererklärung wichtig, sondern auch für deine eigene Absicherung und einen professionellen Auftritt beim Kunden.

Die traditionelle Papierform hat ausgedient und das aus gutem Grund. Wenn du alle relevanten Dokumente digital erfasst und strukturiert ablegst, sparst du nicht nur Zeit bei der späteren Zusammenstellung der Fachunternehmererklärung, sondern hast auch jederzeit den Überblick über den Projektstatus. Stell dir vor: Alle Fotos vom Baufortschritt, Materialnachweise, Prüfprotokolle und Abnahmebestätigungen sind an einem Ort gespeichert und mit wenigen Klicks abrufbar.

Ein weiterer entscheidender Vorteil: Digitale Dokumente gehen nicht verloren. Kein verknitterter Zettel mehr, der aus dem Transporter geweht wird, keine unleserlichen Notizen und keine verzweifelte Suche nach dem einen wichtigen Beleg. Mit einer durchdachten digitalen Struktur hast du alle Informationen griffbereit – auch Jahre später, falls Nachfragen kommen.

Der Schlüssel liegt in einer systematischen Herangehensweise. Bereits während der Projektabwicklung solltest du alle relevanten Informationen digital erfassen. Das beginnt schon bei der Auftragsannahme: Speichere alle Projektunterlagen, Pläne und Spezifikationen zentral ab. Während der Ausführung dokumentierst du Arbeitsschritte mit dem Smartphone, lädst Materialnachweise direkt hoch und erfasst Arbeitszeiten digital.

Diese kontinuierliche Dokumentation zahlt sich spätestens bei der Erstellung der Fachunternehmererklärung aus. Statt mühsam alle Unterlagen zusammenzusuchen, hast du bereits eine vollständige Projektdokumentation vorliegen. Die einzelnen Punkte der Fachunternehmererklärung lassen sich dann systematisch abarbeiten, weil alle benötigten Nachweise bereits digital vorliegen.

Nun musst du die Informationen nur noch in die entsprechende Vorlage übertragen. Dabei hilft dir eine Checkliste, um sicherzustellen, dass du alle Punkte abgedeckt hast.

Die digitale Dokumentation ermöglicht es dir auch, verschiedene Versionen der Fachunternehmererklärung zu erstellen und zu verwalten. Falls nachträglich Änderungen erforderlich sind oder zusätzliche Nachweise eingereicht werden müssen, hast du alle Informationen sofort zur Hand. Das spart nicht nur Zeit, sondern vermittelt auch Professionalität gegenüber dem Auftraggeber.

Eine moderne Handwerkersoftware wie OfficeOn unterstützt dich dabei, diese digitale Dokumentation nahtlos in deinen Arbeitsablauf zu integrieren. Von der ersten Projekterfassung bis zur finalen Rechnungsstellung behältst du den Überblick und hast alle Unterlagen für die Fachunternehmererklärung bereits strukturiert vorliegen.

Bei Fachunternehmererklärungen passieren häufig die gleichen Fehler. Die gute Nachricht: Du kannst sie alle vermeiden, wenn du weißt, worauf du achten musst.

Der häufigste Fehler: Wichtige Angaben fehlen oder sind unvollständig. "Dämmung angebracht" reicht nicht – du musst Material, Stärke und Ausführungsart angeben. Erstelle dir eine Checkliste mit allen Pflichtangaben und arbeite sie systematisch ab.

Achte darauf, dass du die richtigen und aktuellen Normen angibst. DIN-Normen werden regelmäßig überarbeitet, und du musst die zum Ausführungszeitpunkt gültige Fassung angeben. Im Zweifel lieber nochmal nachschauen als falsche Angaben machen.

Die Unterschrift muss von einer fachlich qualifizierten Person stammen. Ein Stempel allein reicht nicht, es muss eine handschriftliche Unterschrift sein bzw. bei digitalen Dokumenten eine qualifizierte elektronische Signatur.

Fachunternehmererklärungen musst du mindestens so lange aufbewahren, wie die Gewährleistungsfristen laufen – also in der Regel mindestens fünf Jahre. Bei besonderen Bauvorhaben oder wenn Fördermittel im Spiel waren, können längere Fristen gelten – mache dich hier kundig! Sicherheitshalber empfiehlt sich die Aufbewahrung für wenigstens zehn Jahre.

Digital archivierte Dokumente haben den Vorteil, dass sie nicht verblassen oder verloren gehen können. Wichtig ist aber eine GoBD-konforme Sicherung in einem dauerhaft lesbaren Dateiformat speicherst. Falls du die Dokumente nicht in einer Handwerkersoftware mit Cloudspeicher sicherst, solltest du dich auch selbst um regelmäßige Backups kümmern.

Eine Fachunternehmererklärung ist nicht nur lästige Pflicht, sondern kann auch ein wichtiges Qualitätsmerkmal für deinen Betrieb sein.

Biete die Fachunternehmererklärung proaktiv an, auch wenn der Kunde nicht danach fragt. Das zeigt, dass du professionell arbeitest und dich mit den rechtlichen Anforderungen auskennst. Viele Kunden wissen gar nicht, dass sie diese Erklärung brauchen könnten – du hilfst ihnen damit.

Erkläre deinem Kunden, was eine Fachunternehmererklärung ist und warum sie wichtig ist. Das schafft Vertrauen und zeigt deine Fachkompetenz. “Für Ihre Unterlagen stelle ich Ihnen eine Fachunternehmererklärung aus, die bestätigt, dass alle Arbeiten nach den geltenden Normen ausgeführt wurden.”

Eine professionell erstellte Fachunternehmererklärung signalisiert Seriosität und Fachkompetenz. Das kann den Unterschied machen, wenn ein Kunde zwischen mehreren Angeboten wählt. Zeige schon im Angebot, dass du alle erforderlichen Dokumentationen mitlieferst.

Bei öffentlichen Ausschreibungen wird oft schon in den Vergabeunterlagen beschrieben, dass eine Fachunternehmererklärung nötig sein wird. Wenn du zeigen kannst, dass du damit routiniert umgehst, verschaffst du dir einen Vorteil gegenüber Mitbewerbern, die das als lästige Pflicht sehen.

Die rechtlichen Konsequenzen einer fehlerhaften oder fehlenden Fachunternehmererklärung können erheblich sein. Deshalb ist es wichtig, dass du die Risiken kennst.

Wenn deine Fachunternehmererklärung fehlerhaft ist oder wichtige Angaben fehlen, kann das teure Folgen haben. Im schlimmsten Fall musst du nachweisen, dass deine Arbeiten trotzdem fachgerecht ausgeführt wurden – und das kann schwierig werden, wenn die Dokumentation lückenhaft ist. Bei Förderprojekten können falsche Angaben sogar dazu führen, dass Fördergelder zurückgezahlt werden müssen.

Besonders kritisch wird es, wenn später Mängel auftreten und die Fachunternehmererklärung nicht korrekt ausgefüllt wurde. Dann steht schnell der Vorwurf im Raum, dass auch die Ausführung nicht fachgerecht war. Das kann deine Gewährleistungsansprüche beeinträchtigen und zu langwierigen Rechtsstreitigkeiten führen.

Eine korrekte Fachunternehmererklärung ist auch für deinen Versicherungsschutz wichtig. Viele Betriebshaftpflichtversicherungen setzen voraus, dass alle Arbeiten nach den anerkannten Regeln der Technik ausgeführt wurden. Wenn du das nicht ordnungsgemäß dokumentiert hast, kann die Versicherung im Schadensfall Probleme machen.

Um dich abzusichern, solltest du immer vollständig und wahrheitsgemäß dokumentieren. Lieber einmal zu viel angeben als wichtige Details vergessen. Eine lückenlose Dokumentation ist dein bester Schutz vor späteren Problemen.

Die Rechtsprechung zeigt: Gerichte nehmen Dokumentationspflichten ernst. Es gibt bereits Urteile, in denen Handwerker zu Schadensersatz verurteilt wurden, weil sie ihre Dokumentationspflichten nicht erfüllt hatten. Besonders bei öffentlichen Aufträgen wird genau hingeschaut.

Bei Verstößen gegen die Dokumentationspflichten können Bußgelder verhängt werden. Die Höhe hängt vom Einzelfall ab, aber sie können durchaus mehrere tausend Euro betragen. Noch teurer wird es, wenn dadurch Fördermittel verloren gehen oder Nacharbeiten erforderlich werden.

Die beste Prävention ist eine systematische Herangehensweise: Erstelle dir Checklisten für verschiedene Projektarten und arbeite sie konsequent ab. Dokumentiere alle wichtigen Schritte während der Ausführung, nicht erst am Ende. Und wenn du unsicher bist, frage lieber einmal zu viel nach als zu wenig.

Schauen wir uns einmal an, wie eine Fachunternehmererklärung in der Praxis entsteht. Am Beispiel einer Dachsanierung mit Wärmedämmung siehst du, worauf es ankommt.

Familie Müller möchte ihr Dach sanieren und dabei energetisch optimieren. Du als Dachdecker erhältst den Auftrag für die Neueindeckung mit Wärmedämmung. Schon bei der Auftragsannahme weißt du: Hier wird eine Fachunternehmererklärung nötig, weil Fördermittel beantragt werden.

Bereits vor Arbeitsbeginn legst du eine Projektakte an und sammelst alle relevanten Unterlagen: Baupläne, Materialdatenblätter, Normenverweise. Du dokumentierst den Ist-Zustand des Daches mit Fotos und notierst dir alle besonderen Gegebenheiten.

Während der Ausführung dokumentierst du jeden wichtigen Arbeitsschritt. Du fotografierst die Dampfbremse vor dem Verlegen der Dämmung, notierst die genauen Materialstärken und hältst fest, welche Anschlussdetails wie ausgeführt wurden. Diese laufende Dokumentation ist Gold wert, wenn später Fragen auftauchen.

Besonders wichtig: Du achtest darauf, dass alle verwendeten Materialien den Angaben im Angebot entsprechen, und dokumentierst eventuelle Abweichungen sofort. Wenn du feststellst, dass eine andere Dämmstärke nötig ist, besprichst du das mit dem Kunden und hältst die Änderung schriftlich fest.

Nach Abschluss der Arbeiten füllst du die Fachunternehmererklärung aus. Alle Daten sind bereits gesammelt, du musst sie nur noch in das Formular übertragen. Du bestätigst, dass die Dämmung nach DIN 4108 ausgeführt wurde, listest alle verwendeten Materialien mit ihren technischen Daten auf und gibst den genauen Ausführungszeitraum an.

Die fertige Erklärung übergibst du zusammen mit der Schlussrechnung an Familie Müller. Du erklärst ihnen, wofür sie das Dokument brauchen und dass sie es für den Förderantrag benötigen. Das schafft Vertrauen und zeigt deine Professionalität.

Die Digitalisierung macht auch vor der Fachunternehmererklärung nicht halt. Hier erfährst du, was in Zukunft auf dich zukommt.

Künstliche Intelligenz wird die Erstellung von Fachunternehmererklärungen revolutionieren. Schon heute können moderne Systeme aus Projektdaten automatisch Textbausteine generieren und Plausibilitätsprüfungen durchführen. In Zukunft wird die KI noch intelligenter: Sie erkennt automatisch, welche Normen relevant sind, und schlägt passende Formulierungen vor.

Das bedeutet für dich: Weniger Tipparbeit und weniger Fehler. Vergiss aber nie, dass du die Verantwortung für das Endergebnis trägst, und prüfe stets jedes Detail genau auf Richtigkeit! So übernimmt die KI die Routine, du konzentrierst dich auf die fachlichen Inhalte.

Das Internet der Dinge (IoT) wird auch die Dokumentation verändern. Sensoren in Materialien können automatisch Daten über Einbauzeit, Umgebungsbedingungen oder Materialqualität erfassen. Diese Daten fließen direkt in die Fachunternehmererklärung ein und machen sie noch aussagekräftiger.

Stell dir vor: Die Dämmung meldet automatisch ihre korrekte Verlegung, der Temperatursensor bestätigt die optimalen Einbaubedingungen. Das macht die Dokumentation lückenloser und objektiver.

Die gesetzlichen Anforderungen werden sich weiter verschärfen. Schon jetzt zeichnet sich ab, dass die Dokumentationspflichten ausgeweitet werden. Besonders im Bereich der Nachhaltigkeit und des Klimaschutzes werden neue Anforderungen kommen.

Du solltest dich darauf einstellen, dass in Zukunft mehr Projekte eine Fachunternehmererklärung erfordern werden. Gleichzeitig werden die Anforderungen an die Dokumentation steigen. Wer jetzt schon digital arbeitet, ist für diese Entwicklungen gut gerüstet.

Auf europäischer Ebene wird an einer Harmonisierung der Dokumentationsstandards gearbeitet. Das bedeutet: Einheitliche Anforderungen in allen EU-Ländern. Für dich als Handwerker wird das den Vorteil haben, dass du dich nur noch mit einem Standard auskennen musst, egal wo du arbeitest.

Diese Harmonisierung wird auch die grenzüberschreitende Zusammenarbeit erleichtern. Wenn du mal ein Projekt im Nachbarland hast, kennst du dich mit den Dokumentationsanforderungen bereits aus.

Die Fachunternehmererklärung ist mehr als nur lästiger Papierkram – sie ist dein Qualitätsnachweis und Schutz vor rechtlichen Problemen. Mit der richtigen Herangehensweise wird sie vom Zeitfresser zum Erfolgsfaktor für deinen Betrieb.

Wichtig ist, dass du die Dokumentation nicht als notwendiges Übel siehst, sondern als Chance, deine Professionalität zu zeigen. Eine vollständige und korrekte Fachunternehmererklärung signalisiert Kompetenz und kann dir helfen, dich von der Konkurrenz abzuheben.

Die Digitalisierung macht dir das Leben dabei deutlich leichter. Mit der richtigen Software sparst du Zeit, reduzierst Fehler und hast alle Dokumente immer griffbereit. Nutze die Chance und bringe deine Dokumentation auf das nächste Level. Deine Kunden werden es dir danken und du kannst dich voll und ganz auf dein Handwerk konzentrieren.