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E-Mail-Vorlagen erstellen – professionell & zeitsparend mit OfficeOn

Du verschickst regelmäßig Angebote, Rechnungen oder Auftragsbestätigungen per E-Mail? Dann kennst du das: Jedes Mal neu formulieren kostet Zeit – und manchmal schleichen sich auch Fehler ein. Mit OfficeOn erstellst du E-Mail-Vorlagen, die du für jedes Dokument direkt wiederverwenden kannst. Das spart dir Zeit und sorgt für einen professionellen Auftritt bei deinen Kunden.

Was du in diesem Guide lernst

1. E-Mail-Einstellungen für den Versand anpassen

2. Vorlagen für verschiedene Dokumententypen erstellen

3. Platzhalter (Variablen) nutzen

4. Vorschautexte und Live-Anpassung

5. Vorlagen zurücksetzen oder ändern

E-Mailversand vorbereiten

Bevor es losgeht, solltest du einmal deine Grundeinstellungen prüfen:

Gehe in der Webversion zu den Einstellungen
Wähle den Bereich "Kommunikation"
Lege dort deine Standard-Antwortadresse fest (z. B. info@deinbetrieb.de)

So landen Antworten deiner Kunden immer bei dir – ohne Umweg.

E-Mail-Vorlagen für Dokumente erstellen

In OfficeOn kannst du für jede Art von Dokument (z. B. Rechnung, Angebot, Auftrag) eine passende Vorlage anlegen.

Und so geht’s:

Wechsle im Bereich "Kommunikation" zur Vorlagenverwaltung
Wähle oben den Dokumententyp (z. B. „Rechnung“) aus
Schreibe deinen gewünschten Text: kurz, klar, persönlich
Speichere die Vorlage – fertig!

Platzhalter verwenden – automatisch angepasst

Damit du nicht jeden Kunden manuell ansprechen musst, nutzt du Variablen (z. B. "[Kundenname]", "[Rechnungsnummer]").

Diese Platzhalter findest du direkt neben dem Eingabefeld.

Beim Versand wird daraus automatisch z. B. "Sehr geehrter Herr Müller, anbei Ihre Rechnung 12345".

Live-Vorschau: Du siehst direkt, wie der Text später aussieht – mit Beispieldaten.

Vorlagen flexibel ändern oder zurücksetzen

Du willst etwas anpassen oder hast dich vertippt? Kein Problem:

Du kannst jede Vorlage bearbeiten
Oder sie mit einem Klick auf den Button "Standard wiederherstellen" zurücksetzen

So bleibt deine Kommunikation professionell – und du behältst jederzeit die Kontrolle.

Vorteile der E-Mail-Vorlagen mit OfficeOn

Zeitsparend:

Kein Copy & Paste mehr

Klar & einheitlich:

Professioneller Eindruck bei deinen Kunden

Flexibel anpassbar:

Für jeden Dokumententyp individuell

Fehler vermeiden:

Automatische Datenübernahme durch Platzhalter

Direkt integriert:

Alles zentral in OfficeOn gesteuert

Fazit: Mehr Klarheit, weniger Aufwand

Mit den E-Mail-Vorlagen in OfficeOn schreibst du deine Nachrichten nur einmal – und nutzt sie immer wieder.

Das spart Zeit, vermeidet Fehler und zeigt deinen Kunden: Hier arbeitet ein Profi.

Zwei Personen in Bosch-Kleidung stehen lächelnd nebeneinander.

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Vom Angebot bis zur Rechnung: Mit OfficeOn sparst du wertvolle Zeit!

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