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Digitales Dokumentenmanagement mit OfficeOn

Dokumente erstellen und versenden – das kann schnell zur lästigen Pflicht werden, besonders wenn man ständig zwischen verschiedenen Programmen und E-Mail-Postfächern hin- und herwechseln muss. Aber damit ist jetzt Schluss!

Was du in diesem Guide lernst

1. Welche Dokumente du mit OfficeOn per E-Mail versenden kannst

2. Wie du ein Dokument mit OfficeOn versendest

3. Vorteile des Versands von Dokumenten mit OfficeOn

Angebote, Rechnungen & Co.

Mit OfficeOn erstellte Dokumente kannst du direkt per E-Mail an deine Kunden versenden, ohne sie vorher herunterladen oder ein E-Mail-Programm öffnen zu müssen. Außerdem siehst du mit einem Klick, wann das Dokument an den Kunden gesendet wurde.

Folgende Dokumente kannst du per Mail versenden:

Übrigens: Neben dem Versand von Dokumenten kannst du in OfficeOn auch eine Terminbestätigung per SMS verschicken. Das heißt, du kannst die gesamte digitale Kundenkommunikation über OfficeOn abwickeln.

So versendest du ein Dokument mit OfficeOn

Schritt 1: E-Mail-Einstellungen anpassen

Bevor du E-Mails aus OfficeOn versenden kannst, musst du deine E-Mail-Einstellungen konfigurieren.
Wähle im OfficeOn-Menü unter Einstellungen den Reiter Kommunikation aus.
Hinterlege unter Standardantwortadresse die E-Mail-Adresse deines Betriebs.

Schritt 2: Dokumente per E-Mail versenden

In der jeweiligen Dokumentenansicht klickst du einfach auf das Briefumschlag-Symbol.
Alternativ kannst du in der Listenansicht das Drei-Punkte-Menü anklicken und dort Per E-Mail senden auswählen.

Schritt 3: E-Mail anpassen

Im E-Mail-Entwurf kannst du den Empfänger, den Betreff und den Inhalt der Nachricht anpassen.
Du kannst entscheiden, ob du eine Kopie an dich selbst senden möchtest, um später in deinem Postfach nachzuverfolgen, was genau du wem und wann geschickt hast.

Schritt 4: Versand abschließen

Klicke auf Senden, um das Dokument an deinen Kunden zu verschicken.
Nach dem Versand erhältst du eine Benachrichtigung, ob das Senden erfolgreich war.
Im OfficeOn-Formular kannst du anschließend direkt sehen, wann und an wen die E-Mail versendet wurde.

Vorteile des Versands von Dokumenten mit OfficeOn

Keine Zusatzprogramme

Versende Dokumente per E-Mail in wenigen Klicks direkt aus OfficeOn.

Optimierter Workflow

Vom Erstellen des Dokuments über das Versenden bis zur Statusanzeige – der gesamte Prozess wird übersichtlich und einfach in OfficeOn gebündelt. Es ist nicht notwendig, dass du Dokumente herunterlädst oder zwischen Programmen wechselst.

Transparenz

Sieh auf einen Blick, wann und an wen ein Dokument versendet wurde. Das schafft Klarheit und erleichtert die Nachverfolgung.

Flexibilität durch Anpassung

Du kannst den E-Mail-Betreff, -Inhalt und Empfänger individuell anpassen. Das ermöglicht dir eine persönliche Ansprache und professionelle Kundenkommunikation.

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