Regiebericht im Handwerk: Pflichtangaben, Abrechnung und kostenlose Vorlage

Freitagmittag auf der Baustelle. Das Bad ist fast fertig, da zeigt der Kunde auf die alte Wasserleitung: "Die machen wir doch gleich mit, oder?" Du nickst, packst an, zwei Stunden Mehrarbeit plus Material. Vier Wochen später beim Rechnungschreiben die Frage: Wie viele Stunden waren das noch mal? Und wer bestätigt, dass der Kunde das so wollte?

Genau dafür gibt es den Regiebericht. Er ist dein Nachweis für Arbeiten, die nach tatsächlichem Aufwand abgerechnet werden. Er hält fest, wer wie lange gearbeitet hat, welches Material verbraucht wurde und welche Geräte im Einsatz waren. Der Kunde unterschreibt, und du hast einen sauberen Beleg für die Abrechnung. Kein Rätselraten am Monatsende, keine Diskussion über Stunden, an die sich niemand mehr genau erinnert.

Solche Zusatzarbeiten sind im Handwerk Alltag. Kaum eine Baustelle läuft exakt so, wie sie geplant war. Und jede nicht dokumentierte Stunde ist Geld, das du am Ende oft nicht siehst. Ein sauberer Nachweis schützt dich davor und macht deine Rechnung für den Kunden nachvollziehbar.

In diesem Ratgeber liest du, was Regiearbeiten sind, welche Pflichtangaben in den Bericht gehören und wie du ihn Schritt für Schritt schreibst. Dazu kommen die Abgrenzung zu Stundenzettel und Rapportzettel, ein durchgerechnetes Praxisbeispiel, die wichtigsten Rechtsgrundlagen und eine kostenlose Vorlage zum Download.

Das Wichtigste in Kürze:

• Ein Regiebericht dokumentiert Regiearbeiten, also Leistungen, die nach Aufwand statt zum Festpreis abgerechnet werden.

• Pflicht sind: Datum, Baustelle, Auftraggeber, Beschreibung der Arbeit, Stunden je Mitarbeiter, Material, Geräte und die Unterschrift des Kunden.

• Ohne unterschriebenen Nachweis wird die Abrechnung im Streitfall schwierig.

• Auch ohne feste Preisabrede besteht ein Vergütungsanspruch. Das regelt der Werkvertrag im BGB.

• Als Abrechnungsbeleg hebst du das Dokument mehrere Jahre auf.

Ein Regiebericht ist ein schriftlicher Nachweis über Arbeiten, die nach tatsächlichem Aufwand abgerechnet werden. Er erfasst die geleisteten Arbeitsstunden je Mitarbeiter, das verbrauchte Material und die eingesetzten Geräte. Der Auftraggeber bestätigt den Aufwand mit seiner Unterschrift. Damit wird das Dokument zur Grundlage für die Abrechnung.

Der Begriff kommt von "auf Regie arbeiten". Gemeint sind Regiearbeiten, bei denen vorher kein Festpreis feststeht. Abgerechnet wird das, was wirklich anfällt: Zeit mal Stundensatz plus Material. Regieleistung und Stundenlohnarbeiten meinen im Kern dasselbe. Manche Betriebe sprechen auch vom Regierapport oder vom Regiezettel. Der Nachweis dahinter ist immer gleich.

Für dich als Handwerker ist das Dokument mehr als Bürokratie. Es ist die Absicherung, dass du jede geleistete Stunde auch bezahlt bekommst. Denn im Nachhinein lässt sich Aufwand kaum noch belegen, wenn niemand ihn festgehalten hat.

Bei einem Festpreis oder einer Pauschale steht die Summe vorher fest. Du kalkulierst das Angebot, der Kunde sagt ja, der Preis gilt. Das Risiko trägst du: Wird es aufwendiger als gedacht, zahlst du drauf. Bei Regiearbeiten ist das anders. Hier wird nach Aufwand abgerechnet, weil sich der Umfang vorher nicht sauber schätzen lässt.

Das ist kein Notnagel, sondern oft die fairste Lösung für beide Seiten. Niemand kann seriös abschätzen, was hinter einer 40 Jahre alten Wand steckt. Der Kunde zahlt nur, was tatsächlich anfällt. Und du arbeitest nicht auf eigenes Risiko. Genau diese Klarheit schafft ein sauber geführter Nachweis.

Ein einfaches Beispiel macht den Unterschied deutlich. Ein Maler bietet das Streichen einer Wohnung für 1.800 Euro an. Das ist ein Festpreis. Stellt sich beim Abschleifen heraus, dass der Putz an drei Stellen bröckelt, sind diese Ausbesserungen im Preis nicht enthalten. Für diese Zusatzleistung führt der Maler einen separaten Nachweis und rechnet sie nach Aufwand ab. Der Festpreisauftrag und die Regiearbeit laufen dann parallel, sauber getrennt.

Typisch sind drei Situationen. Erstens: Zusatzarbeiten, die im ursprünglichen Angebot nicht standen. Der Kunde will während der Arbeit noch etwas mit erledigt haben. Zweitens: unvorhersehbare Arbeiten, etwa Schäden, die erst beim Aufstemmen sichtbar werden. Drittens: Aufträge, die von Anfang an im Stundenlohn laufen, weil der Umfang offen ist.

In allen drei Fällen gilt: Ohne Nachweis wird es später zäh. Der Bericht hält den Aufwand fest, solange alle Beteiligten ihn noch vor Augen haben. Das ist der Moment, in dem eine saubere Baustellendokumentation bares Geld wert ist. Wer den Aufwand erst Wochen später rekonstruiert, verliert fast immer Stunden. Auch ein Bautagebuch hilft, den Verlauf einer Baustelle lückenlos festzuhalten.

Regiearbeiten kommen in fast jedem Gewerk vor, in manchen aber besonders häufig. Im SHK-Bereich sind es alte Leitungen und versteckte Rohrschäden, die erst beim Öffnen der Wand sichtbar werden. Im Elektrohandwerk zeigt sich oft erst nach dem Abklemmen, dass eine Leitung nicht mehr den Vorschriften entspricht.

Auch am Bau und im Ausbau ist der Aufwand vorher schwer zu schätzen. Ein Maler stößt beim Abschleifen auf morschen Putz, ein Fliesenleger auf einen unebenen Untergrund. Zimmerer und Dachdecker finden unter alter Dachhaut häufig Feuchteschäden. In all diesen Fällen ist ein sauberer Nachweis der Weg, die Zusatzarbeit auch bezahlt zu bekommen. Je öfter dein Gewerk mit Bestand und Sanierung zu tun hat, desto wichtiger wird die lückenlose Erfassung.

Kurz gesagt: Der Stundenzettel bleibt im Betrieb, der Regiebericht geht zum Kunden. Beide erfassen zwar Stunden, verfolgen aber ganz unterschiedliche Ziele. Wenn du regelmäßig Arbeitszeiten für die Lohnabrechnung brauchst, hilft dir unser Ratgeber zum Stundenzettel im Handwerk weiter. Für die Abrechnung von Zusatzarbeiten gegenüber dem Kunden ist der Bericht nach Aufwand das richtige Dokument.

Der Bautagesbericht ist übrigens noch einmal etwas anderes. Er hält den allgemeinen Verlauf eines Bautages fest: Wetter, anwesende Gewerke, Lieferungen, besondere Vorkommnisse. Er dient der Dokumentation, nicht der Abrechnung einer einzelnen Leistung. Wer auf größeren Baustellen arbeitet, führt oft beides parallel: den Bautagesbericht für den Überblick und den Aufwandsnachweis für die konkrete Zusatzleistung.

💡 Tipp: Nutze im Betrieb einen einheitlichen Begriff und ein einheitliches Formular. Das spart Rückfragen und macht deine Abrechnung für den Kunden nachvollziehbar. Egal ob du es Regierapport, Regiezettel oder Regiebericht nennst: Wichtig ist, dass alle im Betrieb dasselbe meinen.

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Ohne diese vier Blöcke ist der Beleg unvollständig: Wer (Mitarbeiter), was (Leistung und Material), wie lange (Stunden) und die Bestätigung (Unterschrift). Alles andere macht das Dokument besser, aber diese vier tragen die Abrechnung. Wenn du nur die halbe Stunde für die letzte Position notierst, fehlt sie später auf der Rechnung.

Ein Foto vom Arbeitsstand ergänzt den Bericht sinnvoll. Es zeigt, was der Text beschreibt. Gerade bei versteckten Mängeln hinter Wand oder Boden ist ein Bild oft überzeugender als jede Beschreibung. Halte den Zustand vor und nach der Arbeit fest, dann ist der Nachtrag später kaum angreifbar.

Achte bei den Stunden auf die getrennte Erfassung nach Mitarbeiter. Ein Meister kostet mehr als ein Geselle, ein Geselle mehr als ein Azubi. Wirfst du alles in einen Topf, rechnest du am Ende falsch ab. Auch die Anfahrt kann eine Rolle spielen, wenn sie gesondert vereinbart ist. Halte im Zweifel lieber eine Angabe zu viel fest als eine zu wenig.

Ein Punkt, der leicht vergessen wird: die Unterschrift am selben Tag. Wer den Beleg erst Tage später zur Unterschrift vorlegt, hört schnell "So viele Stunden waren das doch nicht". Lass direkt vor Ort unterschreiben, solange die Arbeit frisch ist.

Auch die Materialmengen gehören exakt notiert, nicht geschätzt. Und die eingesetzten Geräte solltest du erfassen, wenn du Maschinenstunden separat berechnest. Wichtig ist außerdem die geordnete Ablage. Als Beleg, der zu einer Rechnung gehört, unterliegt das Dokument den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD). Es muss also lesbar und unveränderbar aufbewahrt werden. Diese Details entscheiden am Monatsende darüber, ob deine Rechnung ohne Rückfrage bezahlt wird.

Ein gutes Beispiel sagt mehr als jede Erklärung. Nehmen wir die Steigleitung aus der Einleitung. Oben stehen die Kopfdaten: Datum 12.06.2026, Baustelle "Badsanierung Musterstraße 7", Auftraggeber "Familie Schmidt", Nummer RB-2026-042. Diese Zeile ordnet den Beleg eindeutig einem Projekt zu.

Darunter folgt die Leistung, konkret formuliert: "Alte Steigleitung freigelegt, auf 8 Metern erneuert und Wand wieder verschlossen." Dann die Stunden, getrennt nach Person: Geselle 6 Stunden, Azubi 4 Stunden. Beim Material stehen Mengen: 8 Meter Kupferrohr, 3 Fittings, Dichtmaterial. Bei den Geräten der Bohrhammer mit 2 Stunden Einsatz.

Ganz unten unterschreibt die Kundin, mit Datum. Fertig ist ein Beleg, der jeder Prüfung standhält. Hast du diesen Aufbau einmal verinnerlicht, füllst du ihn in wenigen Minuten aus. Genau deshalb lohnt sich ein festes Formular, das diese Reihenfolge vorgibt.

Einen Regiebericht schreibst du in fünf Schritten: Kopfdaten eintragen, Leistung beschreiben, Stunden und Material erfassen, Geräte notieren und den Kunden vor Ort unterschreiben lassen. Am besten füllst du ihn direkt auf der Baustelle aus, nicht erst abends im Büro. So gehen keine Details verloren und der Kunde bestätigt, solange er den Aufwand noch vor Augen hat.

Die folgende Anleitung führt dich durch den Ablauf:

1. Kopfdaten eintragen. Datum, Uhrzeit, Baustelle, Auftraggeber und eine fortlaufende Nummer. Damit ist der Beleg eindeutig einem Projekt zuzuordnen und später leicht wiederzufinden.

2. Leistung beschreiben. Was genau wurde gemacht? Konkret formulieren, nicht "diverse Arbeiten", sondern "alte Steigleitung freigelegt und auf 8 Metern erneuert". Diese Zeile entscheidet, ob der Kunde den Aufwand versteht.

3. Stunden erfassen. Pro Mitarbeiter getrennt, mit Anfang und Ende. Geselle, Azubi und Meister haben unterschiedliche Sätze. Eine genaue Zeiterfassung per App nimmt dir das Rechnen und Übertragen ab.

4. Material und Geräte notieren. Jede Position mit Menge. Maschinen mit Einsatzdauer, falls du sie berechnest. Auch Kleinteile zählen, in Summe macht das schnell einen ordentlichen Betrag aus.

5. Unterschreiben lassen. Der Auftraggeber bestätigt den Aufwand direkt vor Ort. Ohne Unterschrift ist der Nachweis nur die halbe Miete.

⚠️ Achtung: Zeig dem Kunden den Beleg, bevor er unterschreibt, und erkläre kurz die Positionen. Eine Unterschrift unter einen ungelesenen Zettel ist im Streitfall schwächer als eine bewusste Bestätigung. Ein kurzer Satz wie "Hier siehst du die zwei Stunden für die Leitung" reicht oft schon.

Wer regelmäßig Regiearbeiten hat, legt sich ein festes Formular zurecht. Das sorgt dafür, dass keine Pflichtangabe vergessen wird. So sieht jeder Beleg gleich aus, und der Kunde weiß, woran er ist. Weiter unten findest du eine kostenlose Vorlage dafür.

Ein kleiner Kniff aus der Praxis: Fülle die Kopfdaten schon vor der Fahrt zur Baustelle aus, wenn du weißt, dass Regiearbeiten anstehen. Dann musst du vor Ort nur noch Stunden, Material und Unterschrift ergänzen. Das spart Zeit und du vergisst im Trubel nichts. Notiere die Positionen am besten direkt nach der jeweiligen Tätigkeit, nicht erst am Ende des Tages.

Regiearbeiten rechnest du nach Aufwand ab: geleistete Stunden mal Stundensatz plus Material und Geräte. Rechtlich steht dir eine Vergütung auch dann zu, wenn ihr vorher keine Höhe vereinbart habt. Nach §632 BGB gilt eine Vergütung als stillschweigend vereinbart, wenn die Leistung nur gegen Bezahlung zu erwarten war. Ist keine Höhe festgelegt, gilt die übliche Vergütung.

Das ist die gute Nachricht für jeden Handwerker: Wer Zusatzarbeiten leistet, bekommt sie in aller Regel bezahlt, auch ohne schriftlichen Nachtrag. Der Werkvertrag verpflichtet den Besteller zur Zahlung der vereinbarten Vergütung (§631 BGB). Und ohne feste Preisabrede springt die übliche Vergütung ein. Der unterschriebene Beleg ist dabei dein Beweis, dass die Arbeit beauftragt und geleistet wurde. Er verwandelt einen mündlichen Zuruf wie "Das machen wir gleich mit" in eine belastbare Forderung.

Wird die Bauleistung nach der Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB/B) abgerechnet, gelten zusätzlich deren Regeln für Stundenlohnarbeiten. Die VOB/B gilt aber nur, wenn ihr sie im Vertrag ausdrücklich vereinbart habt. Bei privaten Auftraggebern ist das selten der Fall, dort bleibt das BGB die Grundlage. Im Zweifel hilft ein kurzer Blick in den Vertrag oder eine Nachfrage bei der Handwerkskammer.

Nicht jede Zusatzleistung ist automatisch eine Regiearbeit. Es gibt zwei Wege, Mehraufwand abzurechnen. Beim Nachtrag vereinbarst du für die zusätzliche Leistung einen neuen Festpreis, bevor du loslegst. Das lohnt sich, wenn der Umfang klar absehbar ist, etwa ein zusätzliches Waschbecken zum festen Preis.

Die Regiearbeit ist der zweite Weg. Diese Form passt, wenn sich der Aufwand vorher nicht schätzen lässt. Dann rechnest du nach Stunden ab und hältst alles im Beleg fest. In der Praxis mischen sich beide Formen oft auf einer Baustelle. Wichtig ist, dass du vorher kurz mit dem Kunden klärst, welcher Weg gilt. Ein Satz genügt: "Das rechne ich nach Aufwand ab, ich schreibe die Stunden mit." So gibt es später keine Überraschung auf der Rechnung.

Für die Abrechnung brauchst du einen belastbaren Stundensatz. Der liegt im Handwerk 2026 im Schnitt je nach Gewerk und Region zwischen 50 und 80 Euro netto pro Stunde. Wie du deinen eigenen Satz sauber kalkulierst, zeigt der Ratgeber zum Stundensatz berechnen im Handwerk. Auf das Material schlägst du üblicherweise einen Aufschlag auf, der deinen Einkauf und die Beschaffung abdeckt.

Praxisbeispiel: Markus, SHK-Meister aus Kassel mit vier Mitarbeitern, baut ein Bad für 12.500 Euro zum Festpreis um. Während der Arbeit will die Kundin die alte Steigleitung gleich mit erneuern. Markus dokumentiert die Regiearbeit sofort: Geselle 6 Stunden, Azubi 4 Stunden, 8 Meter Kupferrohr, Bohrhammer 2 Stunden. Die Kundin unterschreibt noch am selben Tag. Bei 65 Euro Stundensatz und Material sind das rund 800 Euro extra. Am Monatsende gibt es keine Diskussion, der Nachtrag wird ohne Rückfrage bezahlt.

Aus dem Nachweis wird dann eine Position auf der Rechnung oder eine eigene Nachtragsrechnung. Läuft ein größerer Auftrag über Monate, kannst du die Regiearbeiten auch über eine Abschlagsrechnung zwischenabrechnen. Denk bei der Rechnung an die korrekten Pflichtangaben und die Umsatzsteuer nach §14 UStG. Bei Firmenkunden geht das inzwischen als E-Rechnung, etwa im Format ZUGFeRD oder XRechnung. Wie du die Rechnung selbst korrekt aufsetzt, steht im Ratgeber Handwerkerrechnung erstellen.

Drei Fehler kosten Handwerker bei Regiearbeiten am meisten Geld. Der erste: Stunden runden. Machst du aus 6 Stunden und 20 Minuten glatt 6 Stunden, verschenkst du über das Jahr gerechnet ganze Arbeitstage. Notiere die Zeit so genau, wie du sie geleistet hast und rechne sie auch so ab.

Der zweite Fehler ist der vergessene Materialaufschlag. Material kostet dich nicht nur den Einkaufspreis. Bestellung, Abholung, Lagerung und Verschnitt gehören dazu. Ein Aufschlag von 10 bis 20 Prozent auf den Einkaufspreis ist üblich und deckt diesen Aufwand ab.

Der dritte Fehler betrifft die Zuordnung. Wird die Regiearbeit nicht klar vom Festpreisauftrag getrennt, entsteht Streit darüber, was schon bezahlt ist. Führe für jede Regiearbeit einen eigenen Beleg mit eigener Nummer. So bleibt die Abrechnung sauber und für den Kunden nachvollziehbar.

Eine gute Vorlage für einen Regiebericht enthält alle Pflichtangaben als feste Felder: Kopfdaten, Leistungsbeschreibung, Stunden je Mitarbeiter, Material, Geräte und ein Unterschriftsfeld. So vergisst du nichts und der Beleg ist immer vollständig. Du kannst mit einer Papiervorlage starten und später auf eine digitale Lösung umsteigen, wenn die Zahl der Regiearbeiten wächst.

Für den schnellen Einstieg gibt es die Vorlage hier als Download:

Das ausgefüllte Regiebericht-Muster zeigt dir am konkreten Beispiel, wie ein sauberer Beleg aussieht: mit einer präzisen Leistungsbeschreibung, getrennten Stundenangaben je Mitarbeiter und einer nachvollziehbaren Materialliste. Daneben liegt die leere Version zum sofortigen Ausdrucken. Du siehst also nicht nur, welche Felder es gibt, sondern auch, wie du sie in der Praxis füllst. Gerade beim ersten Mal spart dir das Muster einige Nachfragen und du vergisst keine Pflichtangabe.

Digital erfasst du den Beleg direkt auf dem Smartphone oder Tablet. Stunden, Material und Fotos landen sofort im System, die Kundin unterschreibt auf dem Display, und die Daten fließen ohne Abtippen in die Rechnung. Genau das leistet die Baustellendokumentation per App von OfficeOn. Kombiniert mit der Zeiterfassung entsteht der Nachweis nebenbei, während du arbeitest. Über die Schnittstelle zur Buchhaltung, etwa zu Lexware, wandert die Position dann direkt weiter.

Der Vorteil ist nicht die Technik, sondern die gesparte Zeit im Büro. Kein Suchen nach Zetteln, kein Abtippen am Freitagabend. Die Regiearbeit von heute steht morgen fertig für die Rechnung bereit. Und weil alles unveränderbar gespeichert ist, bist du auch bei einer Prüfung durch das Finanzamt auf der sicheren Seite.

Ein weiterer Punkt fällt oft erst nach ein paar Monaten auf: die Auswertung. Wenn alle Nachträge digital vorliegen, siehst du auf einen Blick, wie viele Regiearbeiten in einem Projekt angefallen sind. Das hilft dir beim nächsten Angebot. Hast du regelmäßig viele Zusatzarbeiten, kalkulierst du deine Festpreise beim nächsten Mal realistischer. So wird aus dem reinen Nachweis ein Werkzeug für die bessere Kalkulation.

Der Regiebericht ist dein Nachweis für Arbeiten nach Aufwand. Er hält Stunden, Material und Geräte fest, und die Unterschrift des Kunden macht ihn belastbar. Ohne diesen Beleg wird die Abrechnung von Regiearbeiten schnell zur Diskussion, und am Ende verlierst du Stunden, die dir zustehen.

Drei Dinge nimmst du mit. Erstens: Dokumentiere Regiearbeiten sofort und lass direkt vor Ort unterschreiben. Zweitens: Achte auf die Pflichtangaben, denn Wer, Was, Wie lange und die Bestätigung tragen die Abrechnung. Drittens: Auch ohne feste Preisabrede hast du einen Vergütungsanspruch nach BGB. Der Nachweis ist dein Beweis dafür.

Am Anfang fühlt sich das nach zusätzlichem Aufwand an. Nach ein paar Wochen ist es Routine, und du merkst den Unterschied auf dem Konto. Jede erfasste Stunde ist eine Stunde, die auch bezahlt wird. Jeder saubere Beleg ist eine Diskussion weniger mit dem Kunden. Und im Fall einer Prüfung hast du die Unterlagen griffbereit, statt sie mühsam zusammenzusuchen.

Denk auch an die Klärung vorab. Ein kurzer Satz zum Kunden, bevor die Zusatzarbeit beginnt, verhindert die meisten Konflikte. Sagst du von Anfang an, dass eine Leistung nach Aufwand läuft, musst du am Ende nichts rechtfertigen. Der unterschriebene Nachweis ist dann nur noch die Bestätigung dessen, was ohnehin besprochen war.

Und behalte die Zahlen im Blick. Wenn sich in einem Projekt viele Nachträge summieren, sagt dir das etwas über deine Kalkulation. Vielleicht war der Festpreis zu knapp, vielleicht hat der Kunde den Umfang unterschätzt. Beides sind wertvolle Hinweise für dein nächstes Angebot. So wird aus der reinen Pflichtübung ein echter Vorteil für deinen Betrieb. Der Aufwand von heute zahlt sich mehrfach aus: bei der Abrechnung, im Streitfall und bei der nächsten Kalkulation.

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Dieser Artikel ersetzt keine Rechtsberatung.