So schreibst Du eine Auftragsbestätigung - inkl. kostenloser Vorlage
Warum Du jede Auftragsbestätigung schriftlich festhalten solltest - mit Vorlage, rechtlichen Tipps und allen Pflichtangaben für Selbstständige & Handwerker.
Warum eine Auftragsbestätigung wichtig ist
Eine Auftragsbestätigung gibt Dir Sicherheit. Sobald ein Kunde Dein Angebot annimmt, solltest Du den Auftrag in einem klaren Dokument bestätigen. So stellst Du sicher, dass keine Missverständnisse entstehen und sich beide Seiten auf dieselben Vereinbarungen verlassen können.
Gerade als Handwerker oder Selbstständiger schützt Du Dich mit einer sauberen Bestätigung vor Streitfällen, Misskommunikation und unnötigen Rückfragen. Sie dient als Beweis, was genau beauftragt wurde, zu welchen Konditionen und bis wann die Leistung erbracht wird.
Was muss in einer Auftragsbestätigung stehen?
Damit Deine Auftragsbestätigung rechtlich korrekt und professionell ist, sollte sie die folgenden Pflichtangaben und sinnvollen Zusatzinformationen enthalten:
1. Formale Pflichtangaben (nach § 14 UStG)
Diese Punkte sind gesetzlich vorgeschrieben, wenn Du als Unternehmer auftrittst:
Name und vollständige Anschrift Deines Unternehmens
Name und vollständige Anschrift des Kunden
Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
Ausstellungsdatum der Auftragsbestätigung
Fortlaufende Auftrags- oder Rechnungsnummer (dient zur eindeutigen Zuordnung und für die Buchhaltung)
2. Leistungsbeschreibung
Je genauer, desto besser - das vermeidet Missverständnisse:
Was wird geliefert oder geleistet?
In welcher Menge, Qualität oder Ausführung?
Welcher Liefer- oder Ausführungstermin ist geplant?
3. Preise & Steuern
Einzelpreise und Gesamtpreis
Angabe, ob die Mehrwertsteuer enthalten ist (inkl. oder zzgl.)
Falls vorhanden: Rabatte oder Sonderkonditionen
4. Liefer- und Zahlungsbedingungen
Lieferzeit, ggf. Lieferart oder Versandkosten
Zahlungsziel (z. B. „zahlbar innerhalb von 14 Tagen ohne Abzug“)
Hinweise auf Skonto (z. B. „2 % bei Zahlung innerhalb von 7 Tagen“)
Bankverbindung
5. Rechtliche Hinweise
Hinweis auf Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) (wenn vorhanden, sollte auf sie verwiesen und einsehbar verlinkt oder beigefügt sein)
Falls Dein Kunde ein Verbraucher (Privatkunde) ist:
Widerrufsbelehrung (bei Fernabsatzgeschäften zwingend)
Hinweis auf das Widerrufsrecht
Informationen zu Versandkosten, wenn diese nicht bereits in der Preisangabe enthalten sind
Hinweis auf Gewährleistungsrechte
6. Ansprechperson
Nenne eine konkrete Kontaktperson (Name, Telefonnummer, E-Mail), damit Dein Kunde bei Rückfragen schnell weiß, an wen er sich wenden kann.
Wann solltest Du eine Auftragsbestätigung versenden?
Idealerweise verschickst Du Deine Auftragsbestätigung direkt nachdem Du die Zusage für ein Angebot bekommen hast, also innerhalb von ein bis drei Werktagen. Damit gibst Du Deinem Kunden Sicherheit und dokumentierst, dass der Auftrag verbindlich angenommen wurde.
Auch wenn Du gesetzlich nicht verpflichtet bist, eine Auftragsbestätigung zu verschicken, ist es in der Praxis sehr empfehlenswert. Besonders dann, wenn es zu Abweichungen vom ursprünglichen Angebot kommt oder wenn Du eine mündliche Vereinbarung absichern möchtest. Die Bestätigung ist also nicht nur ein Dokument, sondern auch ein starkes Signal für Verlässlichkeit.
Rechtssicherheit: Schriftform, E-Mail-Versand und rechtliche Bindung
Eine Auftragsbestätigung ist rechtlich bindend, sobald Du sie verschickst. Damit gilt der Auftrag als angenommen und ein verbindlicher Vertrag kommt zustande. Änderungen, etwa beim Preis, dem Liefertermin oder dem Leistungsumfang, sind nur gültig, wenn beide Seiten ihnen zustimmen.
Rechtlich ist keine bestimmte Form vorgeschrieben. Eine mündliche Bestätigung kann im Prinzip gültig sein. Dennoch solltest Du zur Sicherheit immer die schriftliche Form wählen, am besten als PDF oder Text per E-Mail. So kannst Du im Streitfall genau nachweisen, was vereinbart wurde, und schützt Dich vor Missverständnissen.
Der Versand per E-Mail ist absolut gängig und anerkannt. Wichtig ist nur, dass alle relevanten Inhalte vollständig und klar formuliert sind. Eine gut strukturierte digitale Auftragsbestätigung spart nicht nur Zeit, sondern schafft auch Vertrauen beim Kunden - und sorgt für rechtliche Klarheit.
Was tun bei Abweichungen zwischen Angebot und Auftragsbestätigung?
Wenn sich bei der Auftragsbestätigung etwas gegenüber dem ursprünglichen Angebot ändert, etwa der Preis, die Menge oder der Liefertermin, solltest Du das deutlich hervorheben. Weise den Kunden klar und schriftlich auf die Änderung hin und bitte um eine ausdrückliche Zustimmung. Ein einfaches Schweigen darfst Du nicht als Einverständnis werten.
Nur wenn beide Seiten den geänderten Bedingungen ausdrücklich zustimmen, kommt ein gültiger Vertrag zustande. Deshalb ist es wichtig, jede Abweichung transparent zu machen und rechtskonform zu dokumentieren.
Ergänzende Empfehlungen für die Praxis:
Vergleich dokumentieren: Halte die ursprünglichen Angebotsdetails und die Änderungen in der Auftragsbestätigung direkt nebeneinander fest, z. B. in einer Tabelle oder per Änderungsvermerk.
Frist setzen: Gib eine verbindliche Frist zur Rückmeldung an (z. B. 5 Werktage), um Unsicherheiten und Verzögerungen zu vermeiden.
Risiko minimieren: Versende wichtige Änderungen idealerweise per E-Mail mit Lesebestätigung oder auf einem anderen nachvollziehbaren Kommunikationskanal.
Widerspruch aktiv einfordern: Weise darauf hin, dass bei fehlender Zustimmung keine Lieferung erfolgt und der Auftrag nicht zustande kommt. So schützt Du Dich rechtlich.
Formulierungsvorschlag: Nutze eindeutige Formulierungen wie: „Bitte bestätigen Sie uns schriftlich die geänderten Konditionen hinsichtlich Preis/Liefertermin/Menge. Ohne Ihre Zustimmung erfolgt keine verbindliche Annahme.“
Warum eine Vorlage bei Auftragsbestätigungen sinnvoll ist
Wenn Du eine Auftragsbestätigung schreibst, besonders als Handwerker oder Dienstleister, kommt es auf Präzision an. Denn gerade bei handwerklichen Aufträgen spielen konkrete Leistungen, Materialien und Termine eine entscheidende Rolle. Achte deshalb darauf, dass Deine Bestätigung alle relevanten Inhalte enthält: eine klare Leistungsbeschreibung, die vereinbarten Preise, den geplanten Ausführungszeitraum sowie eventuelle Zusatzkosten oder Sonderkonditionen.
Wichtig ist außerdem, dass Du nicht nur auf das Angebot verweist, sondern den gesamten Auftrag aktiv bestätigst, inklusive Menge, Arbeitszeit, Liefertermin und Konditionen. So sorgst Du für Transparenz, reduzierst Rückfragen und schaffst Vertrauen bei Deinen Kunden.
Mit einer durchdachten Vorlage oder einem speziellen Muster für Handwerker arbeitest Du nicht nur schneller, sondern auch rechtssicher. Du stellst sicher, dass keine wichtigen Angaben vergessen werden, und präsentierst Dich professionell nach außen.
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