Angebotserstellung im Handwerk: So wird’s leichter

Wenn du einem Kunden ein Angebot machst, erklärst du deine Bereitschaft, ihm bestimmte Waren oder Dienstleistungen zu bestimmten Bedingungen anzubieten.

Damit ein Angebot wirksam ist, muss es bestimmte Bedingungen (dazu weiter unten mehr) erfüllen sowie klar und präzise formuliert sein – es ist dann aber auch rechtlich bindend. Das bedeutet: Nimmt der Kunde das Angebot an (und erteilt dir also den Auftrag), bist du auch zur Leistung oder Lieferung verpflichtet. Dabei solltest du unbedingt die Widerrufsfrist beachten! (Mehr zur Widerrufsfrist erfährst du in unserem Artikel zu Angebotstexten.)

Nicht nur aus rechtlicher Sicht ist es wichtig, sich für ein Angebot ein wenig Zeit zu nehmen. Denn: Der Kunde bekommt mit dem Angebot einen ersten Eindruck davon, wie zuverlässig und genau du arbeitest. Und er wird dein Angebot womöglich mit den Angeboten anderer Handwerker vergleichen. Dabei solltest du davon ausgehen, dass er nicht ausschließlich auf den Preis schaut, sondern auch darauf achtet, ob das Angebot vertrauenswürdig und zuverlässig wirkt.

Der wichtigste Unterschied zwischen einem Angebot und einem Kostenvoranschlag: Das Angebot ist verbindlich, der Kostenvoranschlag in der Regel nicht.

Das heißt: Wenn der Kunde ein Angebot (innerhalb der gegebenen Frist) annimmt, bist du auch verpflichtet, zu den beschriebenen Konditionen zu arbeiten und zu liefern – also auch zur Ausführungszeit, die du im Angebot versprochen hast.

In einem Kostenvoranschlag hingegen würdest du schätzen, wie viele Arbeitsstunden für eine bestimmte Arbeit notwendig wären und welches Material zu welchem Preis angeschafft werden könnte. Der Kostenvoranschlag schätzt auf dieser Basis einen Endpreis – und ist im Grunde ein Gesprächsangebot, um den Kunden darüber zu informieren, welche Arbeiten nötig sein würden und was der Auftrag voraussichtlich kosten würde. Dabei legst du dich weder final auf einen Preis noch auf einen Termin fest.

Allerdings gibt es auch sogenannte „garantierte“, verbindliche Kostenvoranschläge. Den würde man verschicken, wenn du schon genauer sein möchtest, dir für ein sauberes Angebot aber noch wichtige Informationen fehlen. Zum Beispiel: Du kannst das Badezimmer gerne für den vorgeschlagenen Preis fertig einrichten, wenn die Badewanne, Duschkabine und das Waschbecken tatsächlich für den Preis besorgt werden können, der im Angebot als erwartet angegeben ist.

Je nach Gewerk und Aufwand, der für ein Angebot nötig ist, kann es üblich oder geboten sein, ein Angebot nicht kostenlos zu erstellen. Wenn du z. B. auf einer Baustelle oder im Garten des Kunden ausführliche Messungen vornehmen musst, um ein zuverlässiges Angebot schreiben zu können, so ist es unter Umständen sinnvoll (und wirtschaftlich notwendig), sich diesen Aufwand erstatten zu lassen.

Kosten für ein Angebot werden bei Beauftragung üblicherweise mit dem Endpreis verrechnet, so dass für die Kunden keine Zusatzkosten entstehen, wenn der Vertrag zustande kommt.

Damit ein Angebot als rechtssicher und korrekt formuliert gilt, muss es zunächst alle Anforderungen erfüllen, die laut Handelsgesetzbuch (§ 125) für Geschäftsbriefe gelten; zusätzlich gehört dazu die Auflistung von Material, Zeit und exaktem Gesamtpreis sowie die Frist, bis wann das Angebot bindend gültig ist.

Ein vollständiges Angebot enthält also:

• deine Kontaktdaten,

• Kontaktdaten des Kunden (Angebotsempfänger),

• deine Umsatzsteueridentifikationsnummer oder,

• als Kleinunternehmer,

• deine Steueridentifikationsnummerdeine Handelsregisternummer, falls vorhanden, und alle weiteren Angaben, die auch sonst für deine Geschäftskorrespondenz nötig ist,

• Betreff und Angebotsdatum,

• optional Kundennummer und Angebotsnummer,

• Beschreibung (Was genau umfasst das Angebot?),

• Materialien (Was wird in welcher Menge benötigt?),

• Preis (Was kosten die einzelnen Positionen, wie hoch ist der Gesamtnettopreis, welche Umsatzsteuer wird fällig?),

• Ausführungszeit (Wann wird die Arbeit gemacht?),

• Frist bzw. Gültigkeitsdauer (Bis wann behält das Angebot seine Gültigkeit?),

• Zahlungsbedingungen und (ganz wichtig!) Widerrufsbelehrung sowie

• deine Unterschrift.

Natürlich kannst du das Angebot außerdem noch mit weiteren individuellen Details und Anmerkungen erweitern. Denke auch daran, dass du Material, Arbeitszeit, Fahrtkosten und andere Punkte vollständig, aber voneinander getrennt ausweist.

Außerdem kannst du natürlich optionale Positionen ins Angebot mit aufnehmen: Vielleicht möchte der Kunde lieber eine hochwertigere Badewanne? Solche Positionen sind dann in der Gesamtsumme des Angebots nicht enthalten – der Kunde kann entscheiden, ob er sie wählen möchte. Es ist dann auch wichtig, bei Auftragserteilung noch einmal genau zu dokumentieren, welche optionalen Positionen der Kunde genau wünscht und sich dies bestätigen zu lassen.

Aber was ist zu tun, wenn du noch nicht sicher weißt, wie viel Arbeitszeit du brauchen wirst? Vielleicht ist noch nicht sicher, wie viel Material du benötigst oder zu welchem Betrag du es einkaufen kannst?

Damit du auch in diesen Fällen ein sinnvolles Angebot schreiben kannst, gibt es die sogenannten Freizeichnungsklauseln: mit den Floskeln “ohne Gewähr”, “unverbindlich”, “ohne Obligo” oder “Preise freibleibend” bzw. “vorbehalten” signalisiert du solche Unsicherheiten und drückst aus, dass du den Preis für diese Position nicht garantieren kannst.

Für deine Kunden kann es attraktiv sein, wenn du ihnen ein Pauschalangebot machst, also einen fixen Gesamtpreis anbietest, selbst wenn du den genauen Umfang der Arbeiten, die notwendigen Lohnkosten und den Materialaufwand womöglich nicht präzise berechnen kannst. Ein solches Angebot ist für dich natürlich mit Risiken verbunden – wenn die Arbeiten teurer werden, trägst du als Handwerker die Kosten. (Zugleich ist dies der Grund, warum Kunden oft nichts gegen Pauschalangebote einzuwenden haben.) Oft lohnt sich das für dich nur, wenn du dir dadurch mehrere Aufträge in einem Paket sichern kannst.

Wichtig ist es bei Pauschalangeboten, darauf zu achten, dass die geplanten Arbeiten möglichst genau beschrieben werden, sodass du unvorhergesehene zusätzliche Aufwände auch zusätzlich in Rechnung stellen kannst.

Für deine Kunden sind vor allem zwei Dinge wichtig:

• Sie wollen sehen und verstehen, welche Arbeiten du durchführen wirst und warum diese notwendig sind.

• Sie wollen wissen, wie viel sie für deine Leistungen am Ende (maximal) bezahlen müssen.

Das bedeutet vor allem, dass du deine Angebote so klar und verständlich schreiben solltest, dass sie auch für Nicht-Experten nachvollziehbar sind; nur so ergibt der Preis am Ende auch für den Kunden Sinn.

Gleichzeitig ist es wichtig, dass dein Angebot fehlerfrei ist – nicht nur die Zahlen müssen stimmen, auch Rechtschreibung, Zeichensetzung und die äußere Form sollten die Sorgfalt und Ernsthaftigkeit zeigen, wie du sie auch in deine handwerkliche Arbeit steckst.

Am einfachsten machst du dir das Leben dabei, indem du für unterschiedliche Zwecke einige Standard-Angebotstexte vorbereitest, die du immer wieder verwenden kannst. Sowohl die Einleitung im Angebot, als auch die verschiedenen “Textbausteine” für bestimmte Arbeitsbereiche ähneln sich ja oft von einem Auftrag zum nächsten. So wird die Angebotserstellung deutlich vereinfacht.

Die Formulierungen im Angebotstext müssen nicht altbacken und verstaubt daherkommen; je nach Kunden und deinem Gewerk kannst du Angebote auch durchaus etwas moderner formulieren – nur an der Präzision sollte es nicht mangeln!

Hier findest du einige Tipps, worauf du beim Schreiben von Angebotstexten achten solltest.

Mit entsprechender Software kannst du mehrere Vorlagen (gerne auch mit dem englischen Begriff als “Templates” bezeichnet) vorbereiten und dann beim Schreiben eines Angebots jeweils die passende Variante aussuchen.

Mit passender Software wird die Angebotserstellung im Handwerk noch einmal auf vielerlei Weise leichter:

1. Vorlagen für jeden Zweck
   Die wiederverwendbaren Vorlagen hatten wir schon weiter oben erwähnt. Gute Software speichert viele verschiedene Varianten und erlaubt dir auch, die Vorlagen mit wenigen Klicks zu personalisieren. So sind Datum, Adressen und Namen schnell eingetragen. Die Angebote werden automatisch genau so durchnummeriert, wie du es möchtest.

2. Nichts Wichtiges vergessen
   Ein Angebots- und Rechnungsprogramm sorgt dafür, dass du in deinem Angebot alle wichtigen Aspekte mit ins Angebot aufnimmst: Zeitaufwand, Material, Fahrtkosten, Rabatte, Frist und Zahlungsbedingung. Alles hat seinen festen Platz!

3. Steuersätze, Mischpositionen und Rabatte:
   kein ProblemIn einem digitalen Auftragstool kannst du problemlos für jede Position den passenden Steuersatz auswählen, kannst Mischpositionen berechnen lassen und am Schluss genau die Rabatte berücksichtigen, die für diesen Kunden gedacht sind.

4. Ohne Zeitaufwand neu berechnen
   Kaum hast du dein Angebot geschrieben, fallen dem Kunden noch ein paar Änderungen ein. Kommt dauernd vor – aber eine Nachkalkulation bringt dich mit Handwerkersoftware garantiert nicht ins Schwitzen. Denn mit wenigen Klicks und Ergänzungen hast du die Neuberechnung vorgenommen, und das neue Angebot kann raus.

5. Leistungs- und Materialkataloge
   Du musst nicht jedes Mal neu ausrechnen, wie viel Arbeitszeit du pro Quadratmeter Laminatboden brauchst – solche Standards kannst du in deinem digitalen Verzeichnis von Leistungen speichern und einem Angebot mit wenigen Klicks hinzufügen. Und für die Materialkosten greifst du mit guter Software direkt auf den Katalog deines Großhändlers zu.

6. Digitaler Aktenschrank
   Gute Handwerkersoftware erlaubt es dir nicht nur, deine Angebote schnell zusammenzustellen, sondern übernimmt auch die Speicherung und Archivierung – damit du stets den Überblick behältst und nicht mehr in Papierbergen kramen musst.

7. Mit wenigen Klicks zur Rechnung
   Ist ein Angebot einmal geschrieben, stehen alle wesentlichen Infos für die Rechnungsstellung schon bereit – gute Programme erlauben es dir, mit wenigen Klicks das Projekt abzuschließen und die Rechnung zu verschicken. (Und E-Rechnungen in den offiziellen Formaten ZUGFeRD oder XRechnung sind dann auch kein Problem – für öffentliche Auftraggeber ein Muss!)