Praxisbericht: So digitalisiert Zimmermeister Jansen sein Büro

Kennst du das auch? Auf der Baustelle bist du in deinem Element, errichtest Dachstühle mit Präzision und verwandelst Holz in beeindruckende Konstruktionen. Du liebst die Herausforderung und den Geruch von frischem Holz. Doch sobald du die Säge beiseitelegst und die Bürotür öffnest, wartet ein ganz anderer Gegner: der Papierkram.

Genau so ging es auch Zimmermeister Eike Jansen, dem Inhaber einer Zimmerei in Osnabrück. Seine Leidenschaft für den Holzbau ist tief in der Familie verwurzelt. „Mein Opa war Zimmerer, mein Vater ist Tischler. Ich stand schon mit 12, 13 Jahren auf dem Dach“, erzählt er. Heute führt er mit Stolz seinen eigenen Betrieb, doch eine Sache trübte lange die Freude am Job: die ungeliebte Büroarbeit.

"Ich liebe es auf dem Bau und will so wenig Zeit wie möglich im Büro verbringen", gibt er ehrlich zu. Eine Aussage, bei der wohl die meisten Handwerker nicken dürften. Eike hat sich auf die Suche nach einer Lösung gemacht - eine Reise, die ihn am Ende zur perfekten Handwerkersoftware für seine Zimmerei geführt hat. Erfahre hier aus erster Hand, wie sich sein Alltag verändert hat.

Hand aufs Herz: Wie oft fühlt sich dein Büro an wie ein unbezwingbarer Berg aus Ordnern und Notizzetteln? Bei Eike Jansen sah der analoge Arbeitsalltag lange Zeit so aus:

• Angebots- und Rechnungserstellung: Für Eike war die Erstellung von Angeboten und Rechnungen sehr zeitraubend. Alles wurde mühsam in Excel-Tabellen zusammengerechnet. „Man musste ständig die Programme wechseln, in Ordner abtauchen, das richtige Projekt finden. Das war ein ewiges Hin und Her“, seufzt er.

• Zeiterfassung: Eine klassische Zettelwirtschaft. Die Stunden wurden am Ende der Woche mühsam zusammengesucht - ein Prozess, der nicht nur Zeit kostete, sondern auch fehleranfällig war.

• Team-Koordination: Erfolgte auf dem kurzen Dienstweg, was mit wachsender Teamgröße und mehreren Baustellen schnell unübersichtlich wurde.

• Nachkalkulation: Ein Albtraum aus verstreuten Notizen und Tabellen, der wertvolle Zeit für Familie und Freizeit raubte. „Samstags oder sonntags um sechs ins Büro, um sich damit auseinanderzusetzen, war super nervig.“

Dieses System mag für einen Ein-Mann-Betrieb noch funktionieren, aber mit zwei Angestellten wurde klar: Es muss sich etwas ändern. Der finale Auslöser war die angekündigte E-Rechnungspflicht.

Die Suche war anstrengend, aber sie hat sich gelohnt. Für Eike Jansen war schnell klar, warum Bosch OfficeOn die richtige Wahl ist: Die Software bietet entscheidende Funktionen, die speziell auf die Bedürfnisse von Handwerksbetrieben zugeschnitten sind, zu einem Preis-Leistungs-Verhältnis, das auch für kleinere Betriebe attraktiv ist.

Für jeden Handwerksbetrieb in Deutschland ist die Einhaltung der „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) eine Pflicht. Mit der Einführung der E-Rechnung wird eine professionelle Softwarelösung unabdingbar. OfficeOn ist hier optimal geeignet. Die Software ermöglicht die Erstellung von GoBD-konformen Rechnungen und unterstützt Formate wie ZUGFeRD. Das gibt Rechtssicherheit und vereinfacht die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater über den DATEV-Export enorm. Für Eike war dies ein entscheidender Faktor, um zukunftssicher aufgestellt zu sein.

"Mein Lieblingsfeature ist auf jeden Fall die Zeiterfassung", schwärmt Eike. Die mobile App von OfficeOn ist das digitale Herzstück auf seiner Baustelle. Seine Mitarbeiter können ihre Arbeitszeiten per Smartphone mit einer Stoppuhr-Funktion exakt erfassen und direkt einem Projekt zuordnen. Das ist nicht nur einfach, sondern sorgt auch für eine lückenlose Dokumentation. Fotos für das Aufmaß oder die Baustellendokumentation können direkt vor Ort gemacht und dem Projekt zugeordnet werden. Alle Daten sind in Echtzeit im Büro verfügbar - die perfekte Brücke zwischen Baustelle und Verwaltung.

Früher ein Zeitfresser, heute ein Kinderspiel: die Angebotserstellung. Mit OfficeOn kann Eike auf vordefinierte Leistungsgruppen und Positionen zurückgreifen. „Man kann Positionen ändern, sie rausnehmen, preislich anpassen. Da hat man echt eine coole Plattform“, erklärt er. Ob Dachsanierung, Carport oder Innenausbau - Angebote und Rechnungen sind schnell erstellt, professionell gestaltet und direkt per E-Mail versendet. Das spart nicht nur Zeit, sondern hinterlässt auch beim Kunden einen organisierten Eindruck und beschleunigt die Auftragsvergabe.

Auch in Österreich stehen Handwerksbetriebe vor ähnlichen, aber doch landesspezifischen Herausforderungen. OfficeOn bietet auch hier die passenden Werkzeuge, um den Büroalltag zu meistern.

Was in Deutschland die VOB und DIN-Normen sind, sind in Österreich die ÖNORMEN, insbesondere die ÖNORM A 2063 für den elektronischen Datenaustausch von Leistungsverzeichnissen. Eine professionelle Handwerkersoftware für Österreich muss diese Standards beherrschen. Mit OfficeOn können Tischler und Zimmerer Leistungsverzeichnisse einfach importieren, bearbeiten und darauf basierend Angebote erstellen. Das ist besonders bei öffentlichen Ausschreibungen oder der Zusammenarbeit mit Architekten ein entscheidender Vorteil und erspart stundenlanges, manuelles Abtippen.

Die Geschichte von Eike Jansen zeigt eines sehr deutlich: Die Digitalisierung im Handwerk ist keine Zukunftsmusik mehr, sondern eine absolute Notwendigkeit. Seit der Einführung von OfficeOn hat sich sein Arbeitsalltag deutlich verändert. Das Ergebnis: eine Zeitersparnis von rund 50 % bei seinen administrativen Tätigkeiten.

Sein Appell an alle Kollegen, die noch zögern, ist klar und deutlich: „Sobald man keine Lust mehr hat auf die Zettelwirtschaft und das große Durcheinander, dann ist der richtige Zeitpunkt zu wechseln.“ Auf die Frage, warum er die Software weiterempfehlen würde, antwortet er überzeugt: „Man sollte die Software nutzen, damit man einfach mehr Zeit hat für die spaßigen Sachen an der Arbeit. Ich bin auch Papa und möchte abends nicht noch zwei Stunden im Büro sitzen.“

Der beste Moment, um den Schalter umzulegen? „Der richtige Zeitpunkt, um mit OfficeOn zu starten, ist jetzt.“ Überzeuge dich selbst! Buche jetzt deine kostenlose Demo und lerne OfficeOn kennen.