Praxisbericht: Wie Siggi 50 % Bürozeit spart

Du hast alle Hände voll zu tun – und dann auch noch das Bürochaos? Die Werkstatt läuft, die Kunden sind zufrieden, aber die Ablage, Angebote und Stundenzettel stapeln sich?

So ging es auch Siggi Hofmann, Tischlermeister und Inhaber der Tischlerei SIGWOOD. Er wechselte vom Bauingenieurwesen ins Handwerk, weil er für die praktische Arbeit brennt – nicht für Papierkram. Doch die Büroarbeit fraß einen ganzen Tag pro Woche. Bis er sagte: Schluss mit der Zettelwirtschaft! Heute spart er rund die Hälfte seiner Bürozeit. Wie? Mit einer digitalen Lösung, die einfach funktioniert.

In dieser Referenzgeschichte erfährst du:

• Warum Siggi sich für OfficeOn entschieden hat.

• Welche Funktionen seinen Alltag als Tischler wirklich erleichtern.

• Wie auch du den Sprung vom Zettelchaos zur digitalen Werkstatt schaffst.

Siggi Hofmann ist das Gesicht und Herz hinter SIGWOOD, einer kleinen, feinen Tischlerei in der Nähe von Kiel. Als Tischlermeister und Holztechniker hat er sich auf maßgefertigte Vollholzmöbel spezialisiert – echte Einzelstücke mit Manufaktur-Charakter, handwerklich perfekt und langlebig.

Sein Weg ins Handwerk war dabei alles andere als klassisch.

Nach dem Abi hieß es: „Studier was Vernünftiges.“ Also startete Siggi ein duales Bauingenieur-Studium. „Die ersten Semester fand ich spannend. Aber im Praxisalltag merkte ich schnell: Das ist nicht mein Ding. Viel zu viel Büro, zu wenig Werkstatt.“

Mit 23 Jahren zog er die Reißleine – und begann eine Tischlerlehre. Gegen alle Ratschläge, aber mit klarem Ziel: endlich etwas mit den Händen schaffen.

Heute ist Siggi nicht nur sein eigener Chef, sondern ein Macher mit Haltung. Seine Spezialität: hochwertige Möbel aus Vollholz, oft zeitlos und für Jahrzehnte gemacht.

„Ich will nicht einfach nur Möbel bauen. Ich will Stücke erschaffen, die eine Geschichte erzählen und Wertigkeit ausstrahlen“, sagt er.

Dieser hohe Anspruch an seine Arbeit war auch der Grund, warum er eine Lösung suchte, die ihm den Rücken freihält – für das Wesentliche: das Handwerk.

Wie viele Selbstständige im Handwerk war Siggis Woche straff getaktet. Neben Werkstattarbeit und Kundenkontakt wartete das Büro: Angebote schreiben, Termine koordinieren, Rechnungen erstellen.

Siggis Alltag vor OfficeOn:

• Zeitfresser: Rund 10–12 Stunden pro Woche für administrative Aufgaben

• Werkzeuge: Ein Mix aus Outlook für Termine, separatem Rechnungsprogramm und Stundenzetteln auf Papier

• Problem: Informationen lagen verstreut, der Überblick fehlte

„Die Termine waren in Outlook, die Angebote in einem anderen Programm und die Stundenzettel lagen als Papierstapel auf dem Schreibtisch“, erinnert sich Siggi. „Wenn ein Kunde anrief, musste ich oft erst drei verschiedene Orte durchsuchen, um alle Infos zusammenzuhaben. Das kostet nicht nur Zeit, sondern auch Nerven.“ Jeder Handwerker kennt das Gefühl: Man will eigentlich in der Werkstatt sein, hängt aber im Büro fest und sortiert Papiere.

Ende 2023 entschied sich Siggi für den Wechsel zu OfficeOn. Sein Ziel: Ein zentrales System, das alles abbildet. Das Herzstück für ihn ist heute der digitale Projektordner.

Stellen wir uns eine typische Situation vor: Ein Kunde ruft an und hat eine Frage zu den Maßen einer Skizze. Früher hätte Siggi ins Büro gemusst, um den richtigen Ordner zu finden. Heute zückt er sein iPad, öffnet das Projekt in OfficeOn und hat sofort alles parat:

• Alle Kundendaten, Adressen und Kontakte

• Hochgeladene Skizzen, Fotos von der Baustelle und Notizen

• Geplante Termine, die auch sein Mitarbeiter sofort sieht

• Das dazugehörige Angebot und später die Rechnung

„Mit OfficeOn habe ich alles an einem Ort. Mein Mitarbeiter kann unterwegs auf dem iPad alles einsehen – das spart unendlich viel Nachfragen. Es funktioniert einfach und ist zuverlässig. Und wenn das Drumherum passt, kann ich auch Qualität liefern.“

Ein echter Gamechanger war für SIGWOOD die digitale Zeiterfassung. Statt händisch ausgefüllter Stundenzettel trägt das Team heute die Zeiten direkt ins System ein.

• Jeder Mitarbeitende hat ein iPad oder Smartphone

• Zeiten werden täglich direkt ins Projekt eingetragen

• Keine doppelten Listen oder Übertragungsfehler mehr

„Ich sehe auf einen Blick, wie lange welches Projekt dauert. Das macht die Nachkalkulation einfacher und genauer.“

Ein weiterer Vorteil, den Siggi nicht mehr missen möchte, ist die lückenlose Dokumentation. Gerade bei Sonderwünschen, die von der Norm abweichen, ist das Gold wert.

„Manchmal wünscht sich ein Kunde eine Konstruktion, die fachlich heikel ist. Früher hätte ich das mündlich besprochen. Heute dokumentiere ich den Hinweis im Projekt, mache Fotos und lasse mir die Abnahme direkt auf dem iPad unterschreiben. Der Zettel kann nicht mehr verloren gehen. Das gibt mir und dem Kunden Sicherheit.“

Seit dem Umstieg auf die Handwerkersoftware OfficeOn hat sich Siggis Arbeitswoche spürbar entspannt:

• Vorher: 10–12 Stunden Büroarbeit pro Woche

• Heute: ca. 5–6 Stunden – je nach Projektlage

„Früher war der Samstag oft mein Bürotag“, erzählt Siggi. „Heute kann ich das freitagnachmittags erledigen und habe wirklich Wochenende. Ich habe mehr Zeit für meine Tochter – und für echtes Handwerk.“

Für Siggi bedeutet Digitalisierung nicht mehr Aufwand, sondern mehr Lebensqualität. Auch sein Team war sofort an Bord: „Die Jungs sind jung, digitalaffin und fanden die Umstellung super. Keiner vermisst die alten Stundenzettel.“

Siggi kennt beide Welten. Viele seiner früheren Kollegen arbeiten noch nach altbewährten Methoden. „Für manche war das immer so, und das bleibt so. Das verstehe ich auch“, sagt er ohne Vorwurf. „Ein System, das über Jahre funktioniert hat, wirft man nicht einfach weg.“

Doch für ihn ist klar: Tradition und Fortschritt sind keine Gegensätze. Seine Devise lautet: Erst verstehen, dann digitalisieren.

„Man muss wissen, wie eine saubere handwerkliche Kalkulation funktioniert, bevor man sie einem Programm überlässt. Aber wenn man das Fundament hat, kann man digitale Werkzeuge nutzen, um viel effizienter zu werden. Es geht nicht darum, das Alte zu ersetzen, sondern das Gute besser zu machen.“

Viele Handwerker schrecken vor der Umstellung auf ein neues System zurück. Doch für Siggi war das Onboarding mit OfficeOn einfach:

• Erstberatung und Demo-Call über Video

• Schritt-für-Schritt-Einweisung mit Bildschirmfreigabe

• Hilfreiche Erklärungen zu Datenimport & Funktionen

„Ich konnte sofort starten. Und wenn doch mal was war, war der Support immer erreichbar – per Telefon, Chat oder Mail.“

Siggis Geschichte zeigt: Digitalisierung im Handwerk muss nicht kompliziert sein. Mit der richtigen Lösung lassen sich Zettelchaos und Zeitfresser effektiv beseitigen. Das Ergebnis sind nicht nur effizientere Abläufe, sondern auch mehr Freiraum für das, was wirklich zählt: erstklassige Handwerksarbeit und ein ausgeglichenes Leben.

Willst du auch mehr Zeit fürs Wesentliche? Dann ist jetzt der richtige Moment.

„Der beste Zeitpunkt, um zu OfficeOn zu wechseln, ist immer jetzt. Es macht keinen Sinn zu warten. Die Umstellung geht schnell, und es hilft dir jemand dabei.“