Alles rund um den Stundenzettel - mit kostenloser Vorlage für Handwerksbetriebe

Doch was genau ist ein Stundenzettel, warum brauchen Handwerker ihn und welche rechtlichen Anforderungen sind zu beachten? In diesem Artikel gehen wir auf die wichtigsten Aspekte des Stundenzettels ein und erklären, warum die digitale Version die bessere Wahl ist.

Ein Stundenzettel ist ein Dokument, auf dem die Arbeitszeiten eines Mitarbeiters, insbesondere eines Handwerkers, erfasst werden. Handwerker, die stundenweise arbeiten oder mit verschiedenen Kundenprojekten betraut sind, benötigen diesen Zettel, um ihre Arbeitszeiten nachzuvollziehen und korrekt abzurechnen. Auch für Selbstständige und Freiberufler im Handwerk ist der Stundenzettel unverzichtbar.

Der Stundenzettel hat verschiedene Verwendungszwecke:

1. Interne Abrechnung und Controlling: Die erfassten Stunden dienen der internen Abrechnung, um Arbeitsaufwände nachzuvollziehen und die Wirtschaftlichkeit eines Projekts zu überwachen.

2. Dokumentation für die Rechnungsstellung: Auf Basis des Stundenzettels wird die Rechnung an den Kunden erstellt. So kann der Handwerker sicherstellen, dass die geleisteten Stunden korrekt und nachvollziehbar abgerechnet werden.

Ein korrekt ausgefüllter Stundenzettel sorgt somit für eine transparente und nachvollziehbare Dokumentation der Arbeitszeiten von Handwerkern.

Ein Stundenzettel für Handwerker sollte stets die folgenden Pflichtangaben enthalten, um rechtlich und praktisch alle Anforderungen zu erfüllen:

• Name und ggf. Personalnummer des Mitarbeiters

• Datum: Für welche Tage bzw. Zeiträume wurden die Stunden erfasst?

• Arbeitszeit: Genaue Uhrzeiten für Beginn und Ende der Arbeit sowie die gesamte Arbeitsdauer.

• Projektbezeichnung und Arbeitsort: Damit klar ist, auf welchem Projekt der Handwerker gearbeitet hat.

• Unterschrift des Mitarbeiters: Bestätigung, dass die angegebenen Arbeitszeiten korrekt sind.

• Unterschrift des Kunden oder Auftraggebers (optional): Die Bestätigung des Kunden ist nicht zwingend erforderlich, wird aber aus praktischen Gründen oft hinzugefügt, um Missverständnisse zu vermeiden.

Die Erfassung von Pausenzeiten ist zwar nicht vorgeschrieben, kann jedoch in der Praxis sehr nützlich sein. Sie ermöglicht es, die Pausen direkt von der Gesamtzeit abzuziehen und die tatsächliche Arbeitsdauer präzise zu berechnen. Bei Bauprojekten kann es außerdem sinnvoll sein, den Stundenzettel um weitere Angaben zu ergänzen, zum Beispiel zu verwendetem Material, eingesetzten Maschinen oder entstandenen Transportkosten. Die Zeit für die Materialbeschaffung zählt dabei nicht zur Arbeitszeit.

Zusätzliche Empfehlung: Notiere bei Bedarf auch besondere Rahmenbedingungen oder Zusatzleistungen, etwa Arbeiten bei extremen Wetterverhältnissen, außerhalb regulärer Arbeitszeiten oder kurzfristige Änderungen im Auftrag. Solche Informationen schaffen Klarheit gegenüber Auftraggebern und können im Fall von Rückfragen oder Differenzen eine wertvolle Grundlage darstellen.

Oft werden Stundenzettel und Rapportzettel verwechselt. Beide Dokumente sind wichtig, dienen jedoch unterschiedlichen Zwecken und auch unterschiedlichen Zielgruppen:

• Der Stundenzettel konzentriert sich auf die Erfassung der Arbeitszeiten und wird überwiegend für interne Zwecke genutzt, etwa zur Personalabrechnung oder internen Auswertung.

• Der Rapportzettel dokumentiert zusätzlich den Fortschritt eines Projekts, besondere Vorkommnisse oder verwendete Materialien. Er wird häufig für externe Zwecke eingesetzt, z. B. zur transparenten Kommunikation mit Kunden oder Auftraggebern.

Während der Stundenzettel also primär für die Zeiterfassung wichtig ist, bietet der Rapportzettel eine detaillierte Übersicht über den Projektverlauf. Beide Dokumente sind hilfreich, sollten jedoch getrennt voneinander geführt werden, um eine klare Trennung der Informationen zu gewährleisten.

Übrigens: Beide Dokumente können eine wichtige Grundlage für die spätere Rechnungserstellung sein, da sie nachvollziehbar dokumentieren, welche Leistungen erbracht wurden.

Die Unterschrift des Kunden auf dem Handwerker Stundenzettel ist grundsätzlich nicht gesetzlich vorgeschrieben, jedoch kann sie in vielen Fällen sinnvoll sein. Sie dient als Bestätigung, dass die Arbeitszeit und die erbrachten Leistungen korrekt sind. Besonders bei größeren Projekten oder bei Aufträgen, bei denen mehrere Personen an unterschiedlichen Tagen arbeiten, kann die Unterschrift helfen, spätere Missverständnisse zu vermeiden.

Du bist als Handwerker nicht grundsätzlich verpflichtet, einen Stundenzettel zu führen. Trotzdem lohnt es sich in vielen Fällen - zum Beispiel, um sauber mit Kunden abzurechnen, Deine Projekte realistisch zu kalkulieren oder im Streitfall gegenüber Behörden den Nachweis zu haben.

Außerdem gilt: Durch aktuelle Urteile von EuGH und Bundesarbeitsgericht müssen Arbeitgeber Arbeitszeiten vollständig dokumentieren. Ob das auf Papier oder digital passiert, ist Dir überlassen, Hauptsache, die Zeiten sind lückenlos erfasst.

Papier-Stundenzettel haben viele Nachteile, die im digitalen Zeitalter immer deutlicher ins Gewicht fallen:

• Unübersichtlichkeit: Besonders bei vielen Arbeitszeiten und Projekten wird die papierbasierte Erfassung schnell unübersichtlich.

• Fehleranfälligkeit: Manuelles Ausfüllen führt leicht zu Rechen- oder Übertragungsfehlern.

• Verlustgefahr: Papierdokumente können verloren gehen oder beschädigt werden – mit möglichen Problemen bei Abrechnung oder Nachweispflicht.

• Manipulationsrisiko: Papierunterlagen lassen sich leichter nachträglich verändern, ohne dass dies nachvollziehbar wäre.

• Zeitaufwand: Das Ausfüllen, Archivieren und Suchen nach Papier-Stundenzetteln kostet unnötig viel Zeit.

Genau hier kommt OfficeOn ins Spiel: Mit einer digitalen Lösung lassen sich all diese Probleme vermeiden. Arbeitszeiten werden automatisch berechnet, alle Einträge sind nachvollziehbar und gegen nachträgliche Manipulation geschützt. Die Daten werden sicher in der Cloud gespeichert und können jederzeit von überall abgerufen werden.

Zusätzlich profitierst Du von praktischen Funktionen wie der mobilen Zeiterfassung per App, der direkten Projektzuordnung und der schnellen Erstellung von Auswertungen für Kunden oder die interne Planung. Das spart Zeit, sorgt für mehr Transparenz und macht Deine Arbeitszeiterfassung rechtssicher.