Wenn Deine Kunden nicht zahlen, kostet das nicht nur Zeit und Nerven - es kann auch Deine Liquidität gefährden. Doch bevor Du das gerichtliche Mahnverfahren einleitest, ist ein professionelles Mahnschreiben oft der richtige erste Schritt.
In diesem Beitrag zeigen wir Dir, worauf Du beim Thema Mahnung achten musst, welche Angaben in ein Mahnschreiben gehören, welche Fristen gelten und was Du tun kannst, wenn auch nach der Mahnung keine Zahlung erfolgt.
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Im geschäftlichen Alltag werden „Mahnung“ und „Zahlungserinnerung“ oft synonym verwendet. Doch rechtlich gibt es deutliche Unterschiede, vor allem, wenn Du als Unternehmer im Verzug eine Zahlung einfordern möchtest.
Eine Zahlungserinnerung ist in der Regel freundlich formuliert und dient als Hinweis darauf, dass eine Rechnung noch offen ist. Sie wird oft dann verschickt, wenn Du davon ausgehst, dass der Kunde die Zahlung schlicht übersehen hat. Sie ist rechtlich nicht zwingend erforderlich und eignet sich besonders für Stammkunden oder bei erstmaligem Zahlungsverzug. Auch Mahngebühren oder Verzugszinsen dürfen in einer Zahlungserinnerung nicht erhoben werden, da sie den Schuldner noch nicht in Verzug setzt. Eine Mahnung hingegen ist ein formeller Schritt. Sie setzt den Schuldner rechtlich in Verzug, sofern dieser nicht bereits durch Ablauf einer gesetzten Zahlungsfrist automatisch eingetreten ist. Ab diesem Zeitpunkt darfst Du Mahnauslagen geltend machen und Verzugszinsen berechnen.
Eine Mahnung macht also deutlich: Es handelt sich nicht mehr um eine Bitte, sondern um die konsequente Geltendmachung Deiner Forderung.
Kurz gesagt: Die Zahlungserinnerung ist eine freiwillige, freundliche Erinnerung. Die Mahnung ist ein rechtlich relevanter Hinweis mit potenziellen Konsequenzen wie zusätzlichen Kosten und ggf. einem gerichtlichen Mahnverfahren.
Du bist rechtlich nicht verpflichtet, zuerst eine Zahlungserinnerung zu senden. Sobald das Zahlungsziel der Rechnung verstrichen ist, also z. B. 14 Tage nach Rechnungsdatum, gerät der Kunde automatisch in Zahlungsverzug. Eine Mahnung dient dann der Dokumentation und Eskalation.
Eine Mahnung setzt voraus, dass der Kunde mit seiner Zahlung fällig und in Verzug ist. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn:
Du auf der Rechnung ein konkretes Zahlungsziel genannt hast (z. B. „zahlbar innerhalb von 14 Tagen“) und dieses Datum überschritten ist.
Kein Zahlungsziel vereinbart wurde, aber 30 Tage nach Zugang der Rechnung vergangen sind und Du in der Rechnung auf diesen Verzug ausdrücklich hingewiesen hast (wichtig bei Privatkunden!).
Eine erste Zahlungserinnerung erfolglos geblieben ist (optional, aber oft sinnvoll).
Ohne Verzug ist die Mahnung rechtlich wirkungslos - also prüfe vorher, ob die Voraussetzungen erfüllt sind.
Wann reicht eine Zahlungserinnerung?
Bei langjährigen Stammkunden
Wenn es sich um ein Versehen handeln könnte
Bei kleinen Beträgen oder aus Kulanz
Wann ist eine Mahnung angebracht?
Wenn Du auf die Zahlung dringend angewiesen bist
Bei unbegründetem Ausbleiben der Zahlung
Bei wiederholtem Zahlungsverzug durch denselben Kunden
Eine rechtssichere Mahnung sollte klar und vollständig formuliert sein. Folgende Elemente müssen enthalten sein:
Name und Anschrift des Kunden
Rechnungsnummer und Datum der ursprünglichen Rechnung
Fälliger Betrag inkl. Hinweis, ob Mahngebühren oder Verzugszinsen berechnet werden
Zahlungsfrist: z. B. „Bitte überweisen Sie den offenen Betrag innerhalb von 7 Tagen“
Bankverbindung
Datum des Mahnschreibens
Hinweis auf die Folgen weiterer Nichtzahlung (z. B. Inkasso oder gerichtliches Mahnverfahren)
Formulierungstipp: Vermeide unfreundliche oder aggressive Sprache. Eine sachlich-konstruktive Tonalität wirkt professionell und motiviert zur Zahlung.
Wenn ein Kunde nicht zahlt, stellt sich oft die Frage: Wann darfst Du mahnen und wie oft? Rechtlich gibt es keine vorgeschriebene Anzahl an Mahnungen. In der Praxis haben sich jedoch drei Stufen durchgesetzt, bevor rechtliche Schritte folgen. Entscheidend ist aber: Ob und wann ein Schuldner in Verzug gerät - denn erst dann darfst Du Mahngebühren und Verzugszinsen verlangen.
Hast Du keine Frist für die Zahlung vereinbart, gilt laut § 286 Abs. 3 BGB: Der Schuldner kommt automatisch 30 Tage nach Zugang der Rechnung in Verzug, auch ohne Mahnung. Aber Achtung: Bei Privatkunden (Verbrauchern) musst Du in der Rechnung ausdrücklich darauf hinweisen, dass sie nach 30 Tagen in Verzug geraten. Sonst greift die gesetzliche Regelung nicht automatisch.
Dann ist das maßgeblich: Sobald das vereinbarte Zahlungsziel überschritten ist, kannst Du mahnen - ganz ohne weitere Frist. Der Verzug beginnt also ab dem Tag nach dem Zahlungsziel, sofern eine klare Frist (z. B. "zahlbar innerhalb von 14 Tagen") vereinbart wurde. Auch das ist rechtlich in § 286 Abs. 1 BGB geregelt: Der Schuldner kommt in Verzug, wenn er trotz Mahnung nicht zahlt oder wenn ein Zahlungsdatum vertraglich oder auf der Rechnung fix festgelegt war.
1. Zahlungserinnerung:ca. 3–5 Tage nach Ablauf des Zahlungsziels
1. Mahnung:ca. 10–14 Tage nach Fälligkeit
2. Mahnung mit Mahngebühren und Verzugszinsen: nach weiteren 10–14 Tagen
3. Mahnung mit Ankündigung rechtlicher Schritte: ca. 30 Tage nach Fälligkeit
Einleitung Mahnverfahren oder Inkasso
Tipp: Notiere Dir die Fristen im Kalender oder nutze eine Rechnungssoftware, um Zahlungseingänge automatisch zu überwachen.
In der Rechnung muss stehen, dass die Zahlung spätestens 30 Tage nach Zugang fällig ist und danach Verzug eintritt.
Ohne diesen Hinweis dürfen keine Mahnkosten oder Zinsen erhoben werden, bevor nicht gemahnt wurde.
Wenn Du auf ausstehende Zahlungen zu lange wartest, riskierst Du nicht nur Liquiditätsengpässe, sondern auch, dass Deine Forderung schlichtweg verfällt. Denn jede Forderung unterliegt der Verjährung. In der Regel beträgt die gesetzliche Verjährungsfrist drei Jahre zum Jahresende, kann aber in bestimmten Fällen auch kürzer sein, z. B. bei Transportleistungen oder Mietforderungen. Läuft die Frist ab, kannst Du Deine Forderung rechtlich nicht mehr durchsetzen - selbst wenn sie berechtigt ist.
Gerade in Zeiten überlasteter Gerichte und schleppender Verfahren ist schnelles Handeln entscheidend. Wer frühzeitig mahnt, kann sich ggf. noch außergerichtlich einigen oder rechtzeitig ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten, um die Verjährung zu hemmen. Zudem sendest Du mit einer zügigen Reaktion ein klares Signal an Deinen Kunden: Du behältst den Überblick und forderst berechtigt Deine Leistung ein.
Merke:
Die erste Mahnung hemmt die Verjährung nicht - erst ein gerichtlicher Mahnbescheid oder Klageeinreichung tun das. Wer hier zögert, verliert unter Umständen sein gutes Recht.
Sobald sich ein Kunde im Zahlungsverzug befindet - also das Zahlungsziel ohne Zahlung überschritten ist - darfst Du nicht nur die offene Rechnung einfordern, sondern auch zusätzliche Kosten geltend machen. Diese sollen deinen Aufwand und den finanziellen Nachteil durch die verspätete Zahlung ausgleichen. Dabei unterscheidet man grundsätzlich drei Arten von Zusatzkosten:
Mahngebühren dürfen erhoben werden, sobald der Schuldner in Verzug ist. Diese Pauschale deckt administrative Aufwände wie Porto, Papier oder Personalzeit ab. Gesetzlich vorgeschrieben ist keine konkrete Höhe, üblich sind jedoch 2,50 € bis 5,00 € pro Mahnstufe. Bei Geschäftskunden darf diese Pauschale auch höher liegen, sollte aber angemessen bleiben.
Wichtig:
Mahngebühren sollten nur dann angesetzt werden, wenn der Kunde tatsächlich im Verzug ist. Eine zu früh verschickte Mahnung, etwa am Tag nach dem Rechnungsdatum, wäre rechtlich nicht haltbar und könnte zu Reklamationen führen.
Zusätzlich zu den Mahngebühren kannst Du Verzugszinsen verlangen. Die gesetzlich zulässigen Zinssätze richten sich nach dem Basiszinssatz, den die Deutsche Bundesbank regelmäßig veröffentlicht. Aktuell (Stand 2025) gelten folgende Aufschläge:
5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz bei Verbrauchern
9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz bei Geschäftskunden
Das bedeutet: Wenn Dein Handwerksbetrieb beispielsweise einem Geschäftskunden 1.000 € in Rechnung stellt und dieser 30 Tage im Verzug ist, kannst Du Verzugszinsen in Höhe von rund 7,50 € geltend machen - abhängig vom aktuellen Zinssatz. Diese Beträge erscheinen vielleicht gering. Aber bei mehreren offenen Forderungen summiert sich der Betrag schnell. Außerdem unterstreichst Du damit Deine Zahlungsdisziplin gegenüber Deinen Kunden.
Kommt es trotz mehrfacher Mahnschreiben zu keiner Zahlung, kannst Du im Rahmen des Schadensersatzes auch weitere Kosten geltend machen, z. B.:
Anwaltskosten für die Forderungseintreibung
Gebühren eines Inkassobüros
Gerichtskosten im Mahnverfahren
Diese sogenannten „Verzugsschäden“ müssen jedoch nachweisbar und verhältnismäßig sein. Ein seriöser Mahnprozess ist also nicht nur aus rechtlicher Sicht sinnvoll, sondern stärkt auch Deine Position, wenn Du Deine Forderung vor Gericht durchsetzen musst.
Wenn auch nach mehreren Mahnungen keine Zahlung eingeht, gibt es zwei Möglichkeiten:
Das gerichtliche Mahnverfahren ist ein standardisiertes, formalisiertes Verfahren zur Durchsetzung unbezahlter Forderungen und damit eine einfache und kostengünstige Möglichkeit, dein Geld auf rechtlichem Weg einzufordern - ganz ohne Gerichtsverhandlung.
Wenn du eine klare, belegbare Forderung hast (z. B. durch einen Vertrag oder eine Rechnung) und der Kunde nicht zahlt, kann das gerichtliche Mahnverfahren ein sinnvoller nächster Schritt sein. Vor allem dann, wenn du nicht mehr selbst hinterherlaufen willst, aber auch kein langes Gerichtsverfahren starten möchtest.
Vorteile:
Keine Verhandlung nötig
Geringe Kosten
Bei ausbleibendem Widerspruch: vollstreckbarer Titel (z. B. für Zwangsvollstreckung)
Nachteile:
Nur sinnvoll bei eindeutiger Forderung
Bei Widerspruch: reguläres Gerichtsverfahren nötig
Ein Inkassobüro übernimmt für dich die komplette Kommunikation mit dem Schuldner - vom ersten Schreiben bis zur möglichen Einleitung rechtlicher Schritte. Die Dienstleister agieren dabei in deinem Auftrag und sind besonders bei wiederholtem Zahlungsverzug oder bei Kunden, die die Kommunikation verweigern sinnvoll. Ein Inkassodienst lohnt sich vor allem dann, wenn du keine Zeit mehr hast, dich selbst um unbezahlte Rechnungen zu kümmern oder wenn du bereits mehrfach gemahnt hast und trotzdem keine Reaktion bekommst. Auch bei kleineren Beträgen oder wenn du regelmäßig mit Zahlungsausfällen zu tun hast, kann sich ein Inkassodienst rechnen.
Vorteile:
Zeitersparnis
Professionelles Forderungsmanagement
Nachteile:
Gebühren oft höher
Image-Risiko bei sensiblen Kundenbeziehungen
Das beste Mahnschreiben ist das, das Du gar nicht brauchst. Mit ein paar einfachen, aber wirkungsvollen Maßnahmen kannst Du Zahlungsausfällen oft vorbeugen:
Bonität vor Auftrag prüfen: Nutze Bonitätsprüfungen (z. B. über Creditreform, Schufa oder Bürgel), bevor Du mit neuen Kunden zusammenarbeitest - insbesondere bei größeren Projekten.
Klare Zahlungsbedingungen: Gib auf jeder Rechnung ein konkretes Zahlungsziel an (z. B. „zahlbar innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungsdatum“) und weise auf mögliche Folgen bei Zahlungsverzug hin.
Vorauszahlungen vereinbaren: Gerade bei Neukunden oder größeren Aufträgen kann eine (Teil-)Vorauszahlung helfen, Dein Risiko zu minimieren.
Vertraglich wichtige Daten absichern: Stelle sicher, dass Du vollständige und aktuelle Kontakt- sowie Unternehmensdaten hast - insbesondere bei Geschäftskunden. So erreichst Du den Ansprechpartner im Falle eines Zahlungsverzugs ohne Umwege.
Rechtssichere Verträge nutzen: Formuliere Zahlungsbedingungen, Leistungsumfang und Verzugsklauseln möglichst klar und rechtssicher, ggf. mit Unterstützung durch einen Juristen.
Mit diesen präventiven Maßnahmen schützt Du nicht nur Dein Unternehmen, sondern schaffst auch die Basis für eine vertrauensvolle und professionelle Kundenbeziehung.
Eine Mahnung ist mehr als nur ein Zahlungshinweis - sie schützt Deine Liquidität und dokumentiert, dass Du Deinen Teil getan hast. Nutze klare Fristen, bleibe sachlich und greife bei Bedarf zu rechtlichen Mitteln wie dem gerichtlichen Mahnverfahren. Mit unserer Mahnung-Vorlage bist Du für jede Situation gewappnet.
Tipp zum Weiterlesen: Wenn du mehr über das Thema Zahlungserinnerung erfahren willst, findest du alle Infos dazu in unserem passenden Blog-Artikel.
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