Verjährung bei der Handwerkerrechnung – so vermeidest du Probleme
Im Handwerksbetrieb hast du oft alle Hände voll zu tun: du trägst viel Verantwortung, willst deine Arbeit sorgfältig und fachgerecht machen, deine Kunden gut betreuen, Materialien einkaufen - und dann kommt noch der Papierkram dazu! Besonders ärgerlich kann es werden, wenn eine Rechnung nicht mehr eingefordert werden kann, da sie verjährt ist. Doch was versteckt sich hinter dem Begriff “Verjährung” und wie kannst du dich davor schützen, dass dir wertvolle Einnahmen entgehen?
Was bedeutet eigentlich Verjährung?
Verjährung bedeutet, dass ein Anspruch rechtlich nicht mehr durchgesetzt werden kann, nachdem eine bestimmte Frist abgelaufen ist. Nach Ablauf dieser Frist kannst du einen Kunden zwar noch versuchen, zur Zahlung zu bewegen, rechtlich ist dieser dazu jedoch nicht mehr verpflichtet. Die Verjährung ist im Bürgerlichen Gesetzbuch geregelt (BGB) und dient dazu, für klare Verhältnisse zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber zu sorgen. Der rechtliche Zweck der Verjährung ist es, Kunden davor zu schützen, dass lange zurückliegende Forderungen auf einmal nachgefordert werden. Für deinen Handwerksbetrieb ist es aber natürlich ein Problem, wenn dadurch die Vergütung ausbleibt, obwohl der Auftrag einwandfrei ausgeführt und vom Kunden abgenommen wurde. Deswegen solltest du unbedingt vermeiden, eine Forderung verjähren zu lassen – auch wenn das natürlich passieren kann, wenn der Fokus auf laufenden Projekten liegt und dadurch Fristen aus den Augen verloren werden.
Welche Verjährungsfristen gelten für Handwerksbetriebe?
In Deutschland sind die Verjährungsfristen im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) geregelt und betragen grundsätzlich drei Jahre (). Zu beachten ist dabei jedoch, dass diese Frist nicht direkt bei Ausstellung der Rechnung beginnt, sondern erst am Ende des Kalenderjahres, in dem der Anspruch entstanden ist (). Stellst du zum Beispiel eine Rechnung im Oktober 2025, dann beginnt die Verjährungsfrist erst am 31.12.2025. Die Forderung verjährt daher auch erst am 31.12.2028.
Besonderheiten bei Handwerkerverträgen
Da Handwerksleistungen häufig im Rahmen eines Werkvertrages erbracht werden, gibt es einige Besonderheiten:
Mängelansprüche: Die Verjährung von Rechnungen ist unabhängig von den Verjährungsfristen für Mängelansprüche. Auch wenn ein Kunde Ansprüche wegen eines Mangels geltend machen möchte, muss er die offene Rechnung dennoch zahlen, solange die Verjährungsfrist nicht abgelaufen ist.
VOB/B-Verträge: Bei Bauleistungen, die nach der Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB/B) erbracht werden, beginnt die Verjährungsfrist mit der Abnahme der Leistung. Wird die Leistung nicht abgenommen, beginnt die Frist mit der Inbetriebnahme.
Bei öffentlichen Aufträgen durch staatliche oder kommunale Auftraggeber können abweichende Vertragsbedingungen vorliegen und müssen daher immer individuell geprüft werden.
Vertraglich vereinbarte Verjährungsfristen: Neben den gesetzlich üblichen Verjährungsfristen kannst du in deinen Verträgen auch andere Regelungen vereinbaren. Voraussetzung ist jedoch, dass diese den gesetzlichen Rahmen einhalten.
Was kann ich tun, wenn eine Verjährung droht?
Steht eine Forderung (z.B. eine Rechnung) kurz vor der Verjährung, gibt es Maßnahmen, die du als Handwerksbetrieb ergreifen kannst, damit dein Anspruch nicht endgültig verfällt:
Hemmung der Verjährung
Durch eine sogenannte “Hemmung” kannst du die Verjährungsfrist für einen bestimmten Zeitraum pausieren lassen – und dir so wertvolle Zeit verschaffen, um deine Forderungen noch durchzusetzen.
Wichtig: Das geht nur, wenn konkrete Gründe dafür vorliegen. Das sind zum Beispiel
fortlaufende Verhandlungen mit dem Kunden (),
gerichtliche Mahnverfahren () oder aber
eine Vereinbarung mit dem Kunden (). Die Hemmung muss dabei nicht formell erklärt werden, sondern ergibt sich aus den objektiven Gegebenheiten. Berate dich dazu, wenn nötig, mit einem Rechtsanwalt. Und achte unbedingt darauf, die Gründe für die Hemmung sorgfältig zu dokumentieren, z.B. durch schriftliche Korrespondenz.
Die Hemmung muss dabei nicht formell erklärt werden, sondern ergibt sich aus den objektiven Gegebenheiten. Berate dich dazu, wenn nötig, mit einem Rechtsanwalt. Und achte unbedingt darauf, die Gründe für die Hemmung sorgfältig zu dokumentieren, z.B. durch schriftliche Korrespondenz.
Neubeginn der Verjährung
Der Name verrät es: Ein Neubeginn verlängert die Verjährungsfrist nicht, sondern lässt sie komplett von vorne starten (). Die alte Verjährungsfrist wird also gelöscht und du erhältst weitere drei Jahre.
Gründe für einen Neubeginn der Verjährungsfrist können unter anderem eine Zwangsvollstreckung durch gerichtliche Anordnung oder aber die Schuldanerkenntnis des Kunden sein – wenn er etwa eine Abschlagszahlung leistet.
Ob nun die Hemmung oder der Neubeginn der geeignete Weg ist, musst du immer für deine derzeitige Situation prüfen. Wichtig ist jedoch in beiden Fällen, dass du rechtzeitig reagierst und alle Schritte dokumentierst.
Was passiert, wenn die Verjährung eintritt?
Tritt eine Verjährung ein, bedeutet das, dass du deinen Anspruch auf die Zahlung einer Rechnung gerichtlich nicht mehr durchsetzen kannst. Die Forderung bleibt zwar weiterhin bestehen, jedoch kann sich der Kunde auf die Verjährung beziehen und ist daher nicht mehr zur Zahlung der Rechnung verpflichtet – egal, ob die Leistung einwandfrei erbracht wurde.In diesem Fall bist du als Auftragnehmer also auf die Kulanz des Kunden angewiesen und musst ihn darum bitten, die Rechnung trotz fehlender rechtlicher Grundlage zu begleichen. Tut er dies nicht, so bleibst du auf den Kosten sitzen.
Verjährung und Abschlagsrechnungen
und -zahlungen sind auch für die Verjährung von Handwerkerrechnungen unter bestimmten Voraussetzungen relevant.
Abschlagsrechnung darf keine verkappte Schlussrechnung sein
Wenn du eine Abschlagsrechnung stellst, musst du sicherstellen, dass du sie weder versehentlich als „Schlussrechnung“ bezeichnest noch, dass du damit alle Arbeitsleistungen bereits abrechnest. Denn dann , dass deine Abschlagsrechnung als Schlussrechnung bewertet wird. Die Folge: Mit dieser Rechnung beginnt die Verjährungsfrist nach den oben beschriebenen Regeln.
Mit einer Abschlagszahlung beginnt die Verjährungsfrist
Auf der anderen Seite kann sich eine Abschlagsrechnung auch zu deinen Gunsten auswirken: Zahlt dein Kunde nämlich eine Abschlagszahlung, beginnt mit dieser Zahlung die Verjährungsfrist – wie oben beschrieben – nach § 212 BGB von vorne.
Verjährung vermeiden - Tipps für Handwerksbetriebe
Die Verjährung von Rechnungen ist für Handwerksbetriebe sehr ärgerlich und mit finanziellen Einbußen verbunden. Aber es gibt einige leichte Maßnahmen, mit denen du verhindern kannst, dass es überhaupt soweit kommt:
Rechnungen zeitnah stellen:
Je früher du deine Rechnungen ausstellst und verschickst, desto mehr Zeit hast du, um auf mögliche Zahlungsprobleme zu reagieren.
Rechnung korrekt stellen:
Achte beim Erstellen deiner Handwerkerrechnung darauf, dass du keine inhaltlichen oder formalen Fehler machst. Handwerkersoftware hilft dir dabei.
Zahlungsfristen und Mahnwesen einführen:
Wenn du klare Zahlungsfristen (z.B. 14 oder 30 Tage) setzt und offene Rechnungen konsequent mahnst, hast du stets einen klaren Überblick darüber, welche Forderungen noch ausstehen. Das hilft dir auch dabei, nichts zu übersehen.
Inventur zum Jahreswechsel:
Prüfe zum Jahresende gründlich, ob noch Zahlungen ausstehen – so kannst Du die Verjährung gezielt vermeiden.
Drohende Verjährung rechtzeitig hemmen:
Wie beschrieben, kann die Hemmung der Verjährung ein wirksames Mittel sein, um dir mehr Zeit dazu zu verschaffen, auf ausbleibende Zahlungen zu reagieren. Gerichtliche Mahnbescheide oder ein Schuldanerkenntnis unterbrechen die Verjährung rechtzeitig.
Tools und Software nutzen:
Buchhaltungs- und Rechnungssoftware können automatisch offene Forderungen überwachen und dich an fällige Zahlungen erinnern.
Klarheit in Verträgen:
Klar formulierte Verträge schaffen eine gute Grundlage, um Streitigkeiten von Anfang an zu vermeiden.
Die Verjährung von Handwerkerrechnungen kann vor allem kleine Betriebe vor große Herausforderungen stellen. Neben dem Alltagsgeschäft muss man auch die rechtliche Lage und die jeweiligen Fristen im Kopf behalten. Sind Rechnungen einmal verjährt, ist es kaum noch möglich, bestehende Forderungen durchzusetzen – oftmals ist der einzige Weg über die Kulanz der Kunden.Mit einer guten Organisation, klaren Vertragsbedingungen und passenden Tools kannst du jedoch sicherstellen, dass dir keine offene Zahlung entgeht. So ersparst du dir nicht nur zeitraubende Streitigkeiten, sondern schützt deinen Betrieb auch vor Zahlungsausfällen und kannst dich ganz darauf konzentrieren, dein Handwerk auszuüben.
Wir verfassen unsere Beiträge nach bestem Wissen und Gewissen; dabei stützen wir uns auf seriöse Quellen, Informationen zur aktuellen Rechtslage und unsere eigene Expertise. Unser Ziel ist es dabei stets, eine erste und zuverlässige Orientierung zu dem konkreten Themengebiet anzubieten. Wichtig: Wir können und dürfen keine Rechtsberatung oder Finanzberatung anbieten. Zu allen rechtlichen oder finanziellen Fragen solltest Du daher stets unbedingt Rat bei einem juristischen Beistand, einer Steuerberaterin oder einem Finanzexperten suchen. Hier können wir keine Gewähr übernehmen.
