Handwerkerrechnung erstellen: So geht’s

Wichtig für eine Rechnung sind im Wesentlichen drei Merkmale: Sie muss

1. Übersichtlich,

2. für den Kunden verständlich sein und

3. alle gesetzlichen Rahmenbedingungen erfüllen.

Das ist wichtig, damit der Kunde sofort sehen kann, wofür die Rechnung im Einzelnen ausgestellt wird und sie auch reibungslos auszahlen kann und wird – ohne Nachfragen und Korrekturen.

Die Grundlage für die auf einer Rechnung notwendigen Informationen bildet § 14 UStG (Umsatzsteuergesetz). Dort ist klar geregelt, welche Pflichtangaben eine Rechnung zu erfüllen hat:

• Name und Anschrift des Kunden:

  Der Name des Kunden und seine Adresse (bei Geschäftskunden in der Regel der Unternehmenssitz) muss auf der Rechnung eindeutig angegeben sein.

• Vollständiger Name und Anschrift deines Betriebes:

  Auch die Angaben zu deinem Betrieb müssen vollständig auf der Rechnung aufgeführt werden.

• Steuer- oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer:

  Damit das Finanzamt die Rechnung eindeutig zuordnen kann, musst du deine Steuernummer angeben bzw. in der Regel deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt.-ID).

• Rechnungsdatum:

  Das Datum, an dem die Rechnung ausgestellt wurde, muss klar erkennbar sein.

• Rechnungsnummer:

  Rechnungen müssen durch fortlaufende Nummern eindeutig zugeordnet werden können. Das ist nicht nur eine gesetzliche Anforderung, sondern hilft dir auch dabei, den Überblick zu behalten.

• Leistungsbeschreibung und -datum:

  Es muss so präzise wie möglich beschrieben werden, welche Leistungen du wann erledigt hast. Bei längeren Projekten oder Teilabrechnungen kann das oft auch ein Zeitraum sein.

• Nettobetrag, Umsatzsteuersatz und Bruttobetrag:

  Als Betrieb musst du in der Regel Umsatzsteuer abführen. Beachte, dass je nach Leistung für verschiedene Positionen unterschiedliche Umsatzsteuersätze angerechnet werden müssen; zusammen mit dem Nettobetrag ergibt sich so der Bruttobetrag.

• Zahlungsfrist:

  Diese schafft klare Verhältnisse und gibt an, bis wann die Rechnung bezahlt werden muss.

Bei Handwerkerrechnungen ist es wichtig, den Stundenlohn und die geleistete Arbeitszeit klar und transparent auszuweisen. Damit es zu keinen Missverständnissen mit dem Kunden kommt, ist es sinnvoll, die tatsächlich geleisteten Zeiten übersichtlich aufzulisten. Ergänzt wird dann nur noch der vereinbarte Stundenlohn und es ergibt sich daraus der Gesamtbetrag deiner Rechnung für die Arbeitskosten.

Material- und Fahrtkosten müssen auf der Rechnung separat aufgelistet werden, so dass der Kunde nachvollziehen kann, welcher Teil des Endbetrags auf welchen Posten fällt.

Das Ziel ist es, die Rechnung so klar und nachvollziehbar wie möglich zu gestalten, denn so greifst du Rückfragen oder Missverständnissen vor und kannst sicherstellen, dass die Rechnung schnell bezahlt werden kann.

Grundsätzlich darfst du in deiner Rechnung alle Kosten abrechnen, die im direkten Zusammenhang zum Auftrag stehen. Diese sind z. B.:

• Arbeitskosten:

  Löhne für geleistete Stunden und ggf. Zuschläge – achte darauf, dass du nicht einfach auf halbe oder volle Stunden aufrunden darfst, sondern möglichst genau rechnen musst! Kunden dürfen eine Rechnung erwarten, die die Arbeitszeit wenigstens auf Viertelstunden genau dokumentiert.

• Materialkosten:

  Verbrauchsmaterialien und Bauteile, die für den Auftrag benötigt wurden – beachte aber, dass der Kunde der Verwendung des Materials auch vorher zugestimmt haben muss!

• Gerätekosten:

  Kosten für spezielle Werkzeuge oder Maschinen, die noch nicht in den Arbeitskosten enthalten sind

• Fahrtkosten:

  Hier kannst du Anfahrts- oder Kilometerpauschalen berechnen; die Fahrtzeit selbst ist aber auch Teil der Arbeitszeit. Allerdings ist es unüblich, hier den vollen Stundenlohn zu berechnen.

Zuschläge:

Für kurzfristige Einsätze, Arbeit am Wochenende oder in der Nacht kannst du die üblichen Zuschläge berechnen. Nicht abrechnen dagegen darfst du pauschale oder nicht nachvollziehbare Zusatzkosten, wie z. B.:

• Allgemeine Betriebskosten wie Kosten für Büromaterial, Telefon oder den Unterhalt deiner Werkstatt dürfen nicht separat ausgewiesen werden. Hier musst du bei der Kalkulation deiner Angebote darauf achten, dass der Stundenlohn deiner Mitarbeiter diese Kosten mitträgt.

• Mehraufwand, der durch dich oder deine Mitarbeiter verschuldet wurde, darf nicht mit abgerechnet werden.

• Fiktive Positionen: Leistungen oder Materialien, die keinen Bezug zum Auftrag haben, dürfen natürlich nicht abgerechnet werden.

Wenn du ein Angebot für diesen Auftrag abgegeben hast, kannst du in der Regel nur den Betrag in Rechnung stellen, der auch im Angebot angegeben ist. Deshalb ist es wichtig, bei der Erstellung eines Angebots große Sorgfalt zu üben. Sollte allerdings während der Arbeiten klar werden, dass die Arbeiten nicht im anvisierten Kostenrahmen bleiben können, weil vorher unbekannte Faktoren hinzukommen, musst du das deinem Kunden davon unverzüglich mitteilen – und dann könnt ihr darüber sprechen, wie es weitergehen soll. (Ein Beispiel: Die Reparatur einer Heizung kann so nicht vorgenommen werden, weil bei den ersten Arbeitsschritten Probleme mit den Heizungsrohren entdeckt wurden, die zuerst gelöst werden müssen.)

Hast du stattdessen einen Kostenvoranschlag (KVA) erstellt, so ist dieser in der Regel nicht verbindlich. Hier gilt aber, dass eine Abweichung vom angegebenen Endpreis nur in einem Rahmen von maximal 15-20 % als akzeptabel gilt.

Wichtig ist auf jeden Fall: Sobald du absehen kannst, dass die Kosten spürbar höher sein werden, als es im KVA angekündigt, solltest du den Kunden darüber informieren – und er kann dann auch vom Vertrag zurücktreten. In der Rechnung müssen die Gründe für die Preissteigerung auf jeden Fall deutlich erklärt werden.

Während du bei Privatkunden eher überschaubare Anforderungen beachten musst, sind bei Geschäftskunden eine saubere Aufschlüsselung und die Einhaltung digitaler Standards entscheidend, damit die Kunden die Rechnung korrekt abwickeln können.

Rechnungen für Privatpersonen und für Geschäftskunden unterscheiden sich dabei vor allem in den formalen Anforderungen:

Hier gelten allgemeine Pflichtangaben, wie Name, Adresse, Rechnungsdatum und -nummer, eine detaillierte Leistungsbeschreibung, sowie die Aufschlüsselung in Netto- und Bruttobetrag.

Ein Hinweis auf die Möglichkeit zum Steuerabzug nach § 35a EStG darf außerdem bei Rechnungen an Privatpersonen nicht fehlen. Hintergrund ist, dass Privathaushalte bis zu 20.000€ pro Jahr für haushaltsnahe Dienstleistungen steuerlich geltend machen können und so ihre Steuerschuld mindern können.

Genau wie bei Rechnungen für Privatpersonen, müssen auch Rechnungen an Geschäftskunden die allgemeinen Pflichtangaben enthalten. Außerdem müssen hier der Nettobetrag, Umsatzsteuersatz und die daraus resultierende Umsatzsteuer deutlich hervorgehoben werden, da Geschäftskunden diese Infos für die Vorsteueranmeldung benötigen. Gegenüber öffentlichen Auftraggebern und den meisten Unternehmen besteht zusätzlich ab 2025 die Pflicht zur elektronischen Rechnung (E-Rechnung). Diese muss in einem standardisierten Format wie ZUGFeRD oder XRechnung übermittelt werden, um maschinell erfasst werden zu können.

Abschlags- und Teilrechnungen bieten dir als Handwerker die Möglichkeit, bereits während eines Projekts Abschlags- bzw. Teilzahlungen abzurechnen. Besonders bei größeren oder längeren Projekten können diese flexiblen Abrechnungen sinnvoll sein, um laufende Kosten zu decken. Für Abschlags- und Teilrechnungen gibt es dabei einige wichtige Dinge zu beachten.

Die Verjährungsfrist bei Handwerkerrechnungen beträgt in der Regel drei Jahre und beginnt am Ende des Jahres, in dem die Leistung erbracht wurde. Stellst du z.B. eine Rechnung am 15. März 2025, verjährt sie am 31.12.2028. Aber natürlich gibt es noch viele Details zur Verjährung von Handwerkerrechnungen, die du beachten und kennen solltest.

Mittlerweile gibt es eine große Auswahl an moderner Rechnungssoftware, die dir als kleinem Betrieb viel Zeit und Mühe erspart. Sie kann viele der Prozesse automatisieren, die du sonst händisch erledigen müsstest, und unterstützt dich außerdem dabei, alle gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen.

• Automatische Pflichtangaben

  wie Name, Adresse, Steuer- und Rechnungsnummer werden automatisch ergänzt, sodass du keine Details vergisst.

• Material- und Leistungslisten:

  Wiederkehrende Posten können gespeichert und per Mausklick eingefügt werden.

• Digitale Archivierung:

  Rechnungsprogramme speichern alle deine Rechnungen sicher und nach den Grundsätzen ordentlicher Buchführung (GoBD-konform) ab, sodass du sie bei Bedarf, z.B. für Steuerprüfungen oder Rückfragen schnell zur Hand hast.

• E-Rechnungen:

  Die ab 2025 von Geschäftskunden und Behörden genutzten und benötigten E-Rechnungen können direkt in die Formate ZUGFeRD oder XRechnung exportiert werden.