Fahrtkosten im Handwerk: So rechnest du Anfahrtskosten korrekt ab

In Rechnungen tauchen Fahrtkosten oft gar nicht auf oder werden viel zu niedrig angesetzt. Das ist ein teurer Fehler, den sich viele Handwerksbetriebe leisten.

Fahrtkosten sind ein echter Kostenfaktor, der die Rentabilität deines Betriebs erheblich beeinflussen kann. Sprit wird immer teurer, die Fahrzeugkosten steigen, und deine Zeit für die Fahrten ist auch Geld wert. Wenn du diese Kosten nicht korrekt kalkulierst und an deine Kunden weitergibst, verschenkst du bares Geld.

Fahrtkosten sind völlig legitime Betriebsausgaben, die der Kunde tragen muss, wenn dies vorher transparent kommuniziert wurde. Hier erfährst du alles Wichtige, was du wissen musst, um deine Aufwände für Fahrtkosten beim Kunden abzurechnen.

Die gute Nachricht vorweg: Als Handwerker darfst du grundsätzlich alle Fahrtkosten abrechnen, die in direktem Zusammenhang mit einem Auftrag stehen. Das ist rechtlich völlig in Ordnung und branchenüblich. Die Anfahrt zur Baustelle ist dabei der Klassiker – diese Kosten entstehen ausschließlich wegen des Kundenauftrags und gehören daher zu den abrechenbaren Leistungen.

Wichtig ist dabei die Unterscheidung zwischen Anfahrtszeit und Arbeitszeit. Die reine Fahrtzeit wird normalerweise niedriger bewertet als die eigentliche Arbeitszeit vor Ort. Während du auf der Baustelle deinen vollen Stundensatz abrechnest, wird für die Fahrtzeit oft ein reduzierter Satz angesetzt.

Bei der Rückfahrt wird es etwas komplizierter. Grundsätzlich gilt: Wenn du nach getaner Arbeit direkt zurück zum Betrieb oder nach Hause fährst, kannst du auch diese Kosten abrechnen.

Besonders interessant wird es bei Zwischenfahrten. Musst du während der Arbeiten nochmal zum Großhandel, um Material für den aktuellen Auftrag zu besorgen? Diese Fahrten sind eindeutig dem Auftrag zuzuordnen und können vollständig abgerechnet werden – wenn kein Abstecher gemacht wird, der mit dem Projekt nichts zu tun hat.

Du hast grundsätzlich zwei Möglichkeiten, deine Fahrtkosten abzurechnen: als Pauschale oder kilometerbasiert. Die Pauschale ist für deine Kunden einfach und transparent – zum Beispiel 25 Euro für Anfahrten innerhalb eines bestimmten Radius. Die kilometerbasierte Abrechnung ist genauer und fairer, aber auch aufwändiger und für deine Kunden im Vorfeld schlecht abschätzbar.

Aktuell (Oktober 2025) sind etwa 0,30 bis 0,50 Euro pro Kilometer üblich.

Um deine Fahrtkosten pro Kilometer korrekt einschätzen zu können, musst du alle einzelnen Faktoren berechnen und anschließend zusammenführen.

Der offensichtlichste Kostenpunkt sind die Kraftstoffkosten. Aber hier wird oft zu oberflächlich gerechnet. Es reicht nicht, einfach den aktuellen Spritpreis durch den Verbrauch zu teilen. Du musst auch berücksichtigen, dass die Spritpreise schwanken und du nicht immer an der günstigsten Tankstelle tankst.

Ein realistischer Ansatz: Nimm den Durchschnittspreis der letzten drei Monate und rechne 10-15 Prozent Puffer drauf.

Beispiel: Bei einem Transporter mit 10 Litern Verbrauch und einem durchschnittlichen Dieselpreis von 1,50 Euro kommst du mit 10 Prozent Puffer auf 16,5 Cent pro Kilometer – nur für den Sprit.

Sprit ist nur die Spitze des Eisbergs. Dein Fahrzeug kostet auch Geld, wenn es steht: Versicherung, Steuern, TÜV, Wartung und Reparaturen. Dazu kommt der Wertverlust durch Abschreibung. All diese Kosten musst du anteilig auf jeden gefahrenen Kilometer umlegen.

Eine einfache Methode: Nimm alle jährlichen Fahrzeugkosten (ohne Sprit) und teile sie durch die gefahrenen Kilometer.

Beispiel: Bei einem Transporter mit 25.000 Kilometern im Jahr und 8.000 Euro Fixkosten sind das 32 Cent pro Kilometer.

Zusammen mit den Spritkosten kommst du so schnell auf 50 Cent oder mehr pro Kilometer.

Deine Zeit ist Geld – das gilt auch für die Fahrtzeit. Während der Fahrt kannst du nicht produktiv arbeiten, es entstehen aber dennoch Personalkosten.

Viele Handwerker rechnen für die Fahrtzeit einen reduzierten Stundensatz ab – etwa 50-70 Prozent des normalen Arbeitslohns. Bei einem Stundensatz von 60 Euro wären das 30-40 Euro pro Fahrtstunde. Dabei wird die Berechnung üblicherweise nicht minutengenau gemacht, sondern in Abrechnungsintervallen von zehn Minuten.

Fahrzeit und Kilometer kannst du als Anfahrtspauschale bündeln oder getrennt abrechnen – beides ist zulässig, eine Pflicht zur getrennten Ausweisung gibt es nicht.

Wichtig sind Transparenz und eine vorherige Vereinbarung im Angebot: Was ist enthalten, ab wo wird gerechnet, werden Hin- und Rückweg berechnet? Wichtig ist nur: Du darfst nichts doppelt berechnen!

Du hast die einzelnen Kostenpunkte ermittelt, aber wie rechnest du das Ganze zusammen? Hier eine einfache Formel zur Berechnung, die in der Praxis funktioniert:

Kilometerkosten gesamt = Spritkosten + Verschleißkosten pro km: In unserem Beispiel: 16,5 Cent (Sprit) + 32 Cent (Verschleiß) = 48,5 Cent Kilometersatz.

Arbeitszeit aller Mitarbeiter = Anzahl Personen × Fahrtzeit × reduzierter Stundensatz: Bei zwei Mitarbeitern, einer Stunde Fahrt und 35 Euro reduziertem Stundensatz: 2 × 1 × 35 = 70 Euro.

Gesamte Fahrtkosten = (Kilometer × Kilometerkosten) + Arbeitszeitkosten gesamt: Eine Stunde Anfahrt über 50 Kilometer für zwei Mitarbeiter: (50 × 0,485) + 70 = 24,25 + 70 = 94,25 Euro

Ein wichtiger Tipp: Rechne immer alle Mitarbeiter mit, die im Fahrzeug sitzen, auch wenn nur einer fährt. Auch die anderen können während der Fahrt nicht produktiv arbeiten.

Und vergiss nicht die Rückfahrt! Wenn du nur den einfachen Weg berechnest, verschenkst du bares Geld . Bei längeren Anfahrten können allein die Personalkosten schnell mehrere hundert Euro ausmachen.

Wenn die meisten deiner Aufträge in einem bestimmten Radius um deine Werkstatt anfallen, kann es sehr sinnvoll sein, für diese Entfernung eine Pauschale für die Fahrtkosten anzusetzen. So sparst du dir mühsame Rechenarbeit und ggf. den Nachweis gegenüber dem Kunden, wie weit konkret die Anfahrt war.

Achte aber darauf, dass die Pauschale weder für sehr kurze Strecken zu hoch noch für sehr weite Strecken in diesem Radius zu niedrig ausfällt – im ersten Fall verlierst du womöglich Kunden, im zweiten machst du Verluste. Stattdessen ist ein guter Mittelwert sinnvoll.

Die entscheidenden Vorteile bei einer solchen Pauschale:

• Du kannst dem Kunden schon im Angebot einen Fixpreis für die Anfahrt nennen und überzeugst so durch klare Kommunikation.

• Du sparst dir viel Rechnerei und eventuelle Diskussionen über die Fahrtkosten in der Rechnung.

Ein Fahrtkostenrechner nimmt dir die komplizierte Rechnerei ab und sorgt für einheitliche, nachvollziehbare Kalkulationen. Du gibst einfach die notwendigen Kundendaten ein, also Adresse, Entfernung, eventuelle Besonderheiten, und das System berechnet automatisch die Fahrtkosten.

Als praktische Alternative zum Fahrtkostenrechner kannst du auf bewährte Lösungen zurückgreifen: Viele Handwerker fahren gut damit, Google Maps für die Routenplanung zu nutzen und die Fahrtkosten dann einfach mit 30 Cent pro Kilometer zu berechnen. Das geht schnell und ist für das Finanzamt völlig in Ordnung.

Denk aber daran, dass die 30 Cent pro Kilometer nur die Fahrzeugkosten abdecken – nicht deine Zeit. Die Fahrzeit kannst du separat als Arbeitszeit berechnen (z. B. „Fahrtzeit 0,5 Std. x [dein Stundensatz]“) oder alternativ eine Anfahrtspauschale anbieten, die sowohl Kilometer als auch Zeit umfasst. Wichtig ist, dass du das vorher mit dem Kunden vereinbarst und auf dem Angebot sowie später der Rechnung transparent ausweist.

Für Betriebe, die viel unterwegs sind, lohnt sich eventuell als Fahrtkostenrechner eine separate Fahrtenbuch-App, die Kilometer, Strecke und Kosten automatisch aufzeichnet. Aber auch eine einfache Excel-Tabelle tut's: Kundenadressen rein, Kilometer ausrechnen lassen, fertig. Wichtig ist nur, dass du die Fahrten sauber dokumentierst und als separaten Posten auf der Rechnung ausweist – dann stimmt's auch mit der Buchhaltung.

Fahrtkosten sollten im Angebot immer separat ausgewiesen werden. Ein eindeutiger ausgewiesener und erklärter Betrag schafft Transparenz und vermeidet Missverständnisse. Eine klare Formulierung der Anfahrtskosten könnte so aussehen: "Anfahrtskosten: 45 km x 0,60 €/km = 27,00 €" oder "Anfahrtspauschale innerhalb 25 km Radius: 25,00 €".

Dabei sollte nicht nur der Preis, sondern auch die Art der Berechnung für den Kunden nachvollziehbar sein. Erkläre ihm, warum du welchen Kilometersatz verwendest und welche Kostenbestandteile darin enthalten sind. Bei Pauschalpreisen für bestimmte Regionen kannst du zusätzlich erwähnen, dass bei größeren Entfernungen individuelle Absprachen nötig sind. Berücksichtige dies bereits in deinem Angebot – so vermeidest du Diskussionen bei der Rechnungsstellung.

Idealerweise bereitest du in deinem Angebotsprogramm direkt Posten für das von dir gewählte Fahrtkostenmodell vor, so dass du mit wenigen Klicks klar sichtbar und transparent deine Fahrtkosten mit im Angebot unterbringen kannst.

Wenn du deine Rechnung erstellst, sollten die Fahrtkosten klar ausgewiesen sein. Besonders wichtig ist das, wenn du für private Auftraggeber arbeitest, da diese unter Umständen die Möglichkeit haben, die Fahrtkosten (bei haushaltsnahen Dienstleistungen) nach § 35a EStG von der Steuer abzusetzen.

Clevere Routenplanung spart Zeit und Geld. Moderne Routenplaner berücksichtigen Verkehrslage und Baustellen.

Versuche auch, mehrere Termine in der gleichen Gegend an einem Tag zu kombinieren. Das reduziert die Gesamtfahrzeit sowie die Höhe der Fahrtkosten und macht deine Angebote wettbewerbsfähiger. (Aber denk daran, dass du keine Strecke doppelt abrechnen darfst!)

Dokumentiere jede Fahrt genau – Datum, Kunde, Zweck, Startkilometer, Endkilometer. Das geht am einfachsten mit einer App oder einem digitalen Fahrtenbuch.

Deine Fahrtkosten solltest du mindestens einmal im Jahr überprüfen und anpassen. Führe eine einfache Vollkostenrechnung durch: Alle Fahrzeugkosten des Jahres, geteilt durch die gefahrenen Kilometer. Berücksichtige auch regionale Besonderheiten wie Parkgebühren oder längere Entfernungen.

Der häufigste Fehler ist eine zu niedrige Kalkulation aus falscher Bescheidenheit. Jeder Kilometer kostet Geld – Sprit, Verschleiß, Versicherung, deine Zeit. Diese Kosten entstehen real und müssen gedeckt werden. Orientiere dich an Branchenstandards und scheue dich nicht, marktübliche Preise zu verlangen.

Fehlende oder unvollständige Dokumentation führen zu Problemen mit Kunden und dem Finanzamt. Du brauchst genaue Angaben: Start- und Zielort, gefahrene Kilometer, Zweck der Fahrt. Gewöhne dir an, jede Fahrt sofort zu dokumentieren.

Fahrtkosten, die erst in der Rechnung auftauchen, führen zu Ärger und Diskussionen. Sprich Fahrtkosten immer vorab an – im Angebot, bei der Terminvereinbarung oder spätestens vor Arbeitsbeginn.

In der Handwerkersoftware legst du Fahrtkosten im Angebot als festen Posten an – zum Beispiel als Pauschale oder nach Kilometern. Bei Auftragserteilung werden diese Positionen automatisch in Auftrag und Rechnung übernommen und können dort bei Bedarf mit wenigen Klicks angepasst werden. So bleibt deine Kalkulation transparent und nichts wird vergessen.

Mit einer guten Handwerker-App hast du alle wichtigen Funktionen auch unterwegs verfügbar. Termine, Maße oder Notizen kannst du so direkt digital aufnehmen und mit dem Büro synchronisieren. Hier kannst du auch zu jedem Projekt die genaue Anfahrt mit Strecke und Zeit notieren, so dass dies bei der Abrechnung später berücksichtigt werden kann.

Das macht die Arbeit leichter und hilft dir dabei, alle wichtigen Informationen immer griffbereit zu haben.

Fahrtkosten unterliegen grundsätzlich der Umsatzsteuer. Wenn du 50 Cent netto abrechnest, sind das bei 19% Umsatzsteuer 59,50 Cent brutto. Das sollte in deiner Kalkulation eingepreist sein. Dafür kannst du aber auch die Mehrwertsteuer auf deine Fahrzeugkosten als Vorsteuer geltend machen.

Alle betrieblichen Fahrzeugkosten sind steuerlich absetzbar. Du hast die Wahl zwischen der 1-Prozent-Regelung und dem Fahrtenbuch.

Die 1-Prozent-Regelung (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 EStG) ist die gesetzliche Pauschalbewertung für die private Nutzung eines betrieblichen Kfz: monatlich 1% des Bruttolistenpreises zzgl. Kilometerpauschale (§ 8 Abs. 2 EStG). Für E- und Plug-in-Hybrid-Fahrzeuge gelten teils reduzierte Sätze.

Alternativ kannst du mit einem ordnungsgemäß geführten Fahrtenbuch die tatsächlichen Kosten nach Nutzungsanteilen ansetzen, was bei geringem Privatanteil oder hohem Listenpreis oft günstiger ist.

Die saubere Trennung zwischen privaten und geschäftlichen Fahrten mit dem Auto ist wichtig für die steuerliche Anerkennung. Fahrten zu Kunden, zum Großhandel oder zu Fortbildungen sind eindeutig geschäftlich. Bei gemischten Fahrten musst du die Kosten aufteilen, rein private Fahrten kannst du nicht abrechnen.

Die korrekte Abrechnung von Fahrtkosten ist für Handwerksbetriebe ein entscheidender Baustein für nachhaltigen wirtschaftlichen Erfolg. Viele Betriebe verschenken durch unvollständige oder zu niedrige Kalkulationen bares Geld – bei den steigenden Sprit- und Fahrzeugkosten ein teurer Fehler.

Die wichtigsten Erkenntnisse im Überblick:

• Vollständige Kalkulation ist essenziell: Berücksichtige nicht nur Spritkosten, sondern auch Verschleiß des Fahrzeugs, Versicherung, Abschreibung und deine Arbeitszeit

• Transparenz schafft Vertrauen: Weise Fahrtkosten immer separat im Angebot aus und kommuniziere sie vorab mit dem Kunden

• Digitale Tools sparen Zeit: Nutze Fahrtkostenrechner, Apps oder integrierte Handwerkersoftware für eine effiziente Verwaltung deiner Fahrtkosten

• Rechtssicherheit beachten: Dokumentiere alle Fahrten genau und berücksichtige die Umsatzsteuerpflicht

Mit der richtigen Herangehensweise werden Fahrtkosten von einem lästigen Kostenfaktor zu einem transparenten und akzeptierten Bestandteil deiner Leistung.

Der Schlüssel liegt in der professionellen Umsetzung: Kalkuliere realistisch, kommuniziere transparent und nutze moderne Tools für die Verwaltung. So holst du dir jeden verdienten Cent zurück und stärkst die Rentabilität deines Betriebs.