E-Rechnungen erstellen: Was Handwerker beachten müssen
Keine Angst vor E-Rechnungen! Das digitale Rechnungsformat muss ab 2025 nach und nach verpflichtend genutzt werden – die Nutzung ist jedoch nicht so kompliziert, wie es klingt, und gut geplante Digitalisierung erleichtert in jedem Handwerksbetrieb die Büroarbeit.
Was ist eine E-Rechnung?
Als “E-Rechnung” wird eine digitale und maschinenlesbare Form der Rechnung bezeichnet. Diese Form erlaubt es Unternehmen und Behörden, Rechnungen ohne großen Aufwand digital zu verarbeiten. Dadurch lassen sich sowohl bei der Rechnungsstellung als auch bei der Verarbeitung und Buchhaltung Zeit und Ressourcen sparen.
Damit die E-Rechnung zuverlässig ausgelesen werden kann, gibt es Standardformate, die die Form der E-Rechnung genau definieren. Genau definierte Datenfelder sorgen dafür, dass die Informationen eindeutig übermittelt werden und problemlos ausgelesen werden können.
Da die computerlesbaren Formen für Menschen nicht besonders lesefreundlich sind, gibt es Standards wie z. B. ZUGFerD, bei der die maschinenlesbare Rechnung in eine menschenlesbare Form (z. B. als PDF) eingebettet wird. Für Menschen sieht die Rechnung ganz normal aus, der Computer erkennt sofort die strukturierten Daten der E-Rechnung.
Welche Standards für E-Rechnungen gibt es?
Bei E-Rechnungen begegnen dir als Handwerksbetrieb häufig zwei wichtige Standards: ZUGFeRD und XRechnung. Beide sind gesetzeskonform, das heißt, sie erfüllen die europäische Norm EN 16931; dies gilt bei ZUGFeRD ab Version 2.0 (mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC‑WL, die aber in Deutschland nicht relevant sind).
Beide Standards sind darauf ausgelegt, dass sie maschinell verarbeitet werden können. Dadurch vereinfachen sie die Buchhaltung und helfen dabei, Fehler zu vermeiden.
Wenn dich die Aussicht darauf schreckt, dich mit einem sehr technisch orientierten Digitalstandard auseinandersetzen zu müssen: Keine Panik! Aktuelle liest und erstellt digitale Rechnungen automatisch für dich aus, so dass du dir über das genaue Format keine Gedanken machen musst.
Aber es lohnt sich, ZUGFeRD und XRechnung zu kennen, damit du ihren Verwendungszweck verstehst und von den Vorteilen der Digitalisierung profitieren kannst.
Grundsätzlich könntest du übrigens mit einem Geschäftspartner für die Rechnungsstellung auch ein anderes Format vereinbaren, solange es die gesetzlichen Vorgaben erfüllt – aber warum sollte man sich das Rechnungsschreiben komplizierter machen als nötig?
Schauen wir uns nun die beiden Formate an.
XRechnung
Die XRechnung ist ein Standard, bei dem die Rechnungsdaten in einem festgelegten Format untergebracht werden, das alle Informationen auf eindeutige Weise enthält (für technisch versierte: als XML-Datei mit bestimmten Vorgaben).
XRechnung stellt alle notwendigen Informationen in strukturierter Form zur Verfügung, und die Daten können empfangen und direkt in die Buchhaltungssysteme übertragen werden. Arbeitet dein Handwerksbetrieb mit öffentlichen Auftraggebern zusammen, ist dieses Format in der Regel verpflichtend.
ZUGFeRD
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein Format, das den Fokus vor allem auf eine besonders hohe Nutzerfreundlichkeit legt. Es kombiniert dafür eine Rechnung im maschinenlesbaren Format (in der Regel ein XML-Format wie XRechnung) mit einer klassischen PDF-Rechnung. Für dich als Handwerker sind das gute Nachrichten: Du kannst die Rechnung wie gewohnt ansehen und ausdrucken, gleichzeitig kann die XML-Datei aber von einer Software automatisch verarbeitet werden. Dieses Format ist besonders praktisch, weil es für den Austausch mit anderen Unternehmen flexibel einsetzbar ist und die Abwicklung so vereinfacht.
ZUGFeRD ist für den allgemeinen Geschäftsverkehr perfektioniert, da es problemlos maschinenlesbar ist und durch die PDF-Rechnung auch für Menschen verständlich. Die spezifischen Anforderungen des öffentlichen Sektors sollten erfüllt sein, wenn für das integrierte maschinenlesbare Format dem XRechnung-Standard entspricht.
Für welche Handwerksbetriebe gilt die E-Rechnungs-Pflicht?
Die Pflicht zur E-Rechnung besteht für alle Handwerksbetriebe (und grundsätzlich alle Unternehmen) seit dem 01.01.2025; sie gilt für den Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B) in Deutschland und tritt schrittweise in Kraft. (Präzise Details dazu gibt es )
Seit Januar 2025 müssen alle Betriebe dazu in der Lage sein, Rechnungen in elektronischen Formaten zu empfangen. Erst ab 2028 wird es Pflicht, dass du E-Rechnungen auch erstellen und versenden kannst.
Es empfiehlt sich auf jeden Fall, sofort mit der Einführung der E-Rechnung auch in deinem Betrieb zu beginnen, damit du sie sicher in jedem Bereich verwenden kannst und für die Zukunft vorbereitet bist.
Wichtig dabei ist:
Die Regelungen gelten grundsätzlich im Rechnungsverkehr mit inländischen Geschäftskunden (B2B-Umsätze) – du musst also ab 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen deiner Lieferanten auszulesen und zu verarbeiten.
Für öffentliche Auftraggeber musst du in der Regel schon jetzt elektronische Rechnungen ausstellen können - empfangen und auslesen können musst du sie auf jeden Fall. Erkundige dich im Zweifelsfall bei deinem Auftraggeber nach den konkreten Anforderungen.
Rechnungen an Privatkunden (B2C-Umsätze) sind von der Pflicht zur E-Rechnung ausgeschlossen. Das Privatkundengeschäft kannst du also weiterhin mit PDF-Rechnungen (oder auch auf gutem altem Papier) abwickeln.
Eine Besonderheit: Hat dein Betrieb 2026 einen Umsatz von 800.000 Euro oder mehr, greift die E-Rechnungs-Pflicht an Geschäftskunden bereits ab dem 01.01.2027. Hattest du weniger Vorjahresumsatz, ist für dich weiterhin Januar 2028 Stichtag.
Welche weiteren Pflichten gibt es für Handwerksbetriebe?
Neben der Pflicht, E-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber auszustellen, gibt es noch weitere Anforderungen, die du beachten solltest, um gesetzeskonform zu handeln:
Archivierungspflichten: Auch E-Rechnungen unterliegen den steuerlichen Aufbewahrungspflichten von 10 Jahren. Sie müssen digital archiviert werden. Wichtig ist dabei, dass die “Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff” (kurz: GoBD) eingehalten werden. Die Daten müssen also sicher und unveränderbar gespeichert und archiviert werden. Hierfür empfiehlt es sich in der Regel, eine Cloud-Lösung als zu nutzen, in der die Speicherung und Archivierung gleich mit erledigt wird.
Elektronische Übermittlung: Auch wenn es die Möglichkeit gibt, E-Rechnungen als PDF zu speichern und auszudrucken, müssen sie digital übermittelt werden – das kann per E-Mail geschehen, gerade bei öffentlichen Auftraggebern gibt es dafür auch bestimmte Portale oder Netzwerke.
Achtung vor Verzug oder Ablehnung: Entsprechen deine Rechnungen nicht den Standards für E-Rechnungen, können öffentliche Auftraggeber diese ablehnen. Da sich in solchen Fällen die Zahlung verzögern kann, ist es wichtig, sich mit den Anforderungen vertraut zu machen, um Zahlungsausfälle zu vermeiden.
Gegenüber den bisherigen Rechnungen auf Papier ändert sich vor allem, dass du im Geschäftsverkehr mit anderen Unternehmen deine Rechnungen nicht mehr auf Papier schreiben kannst, sondern elektronische Rechnungen verwenden musst; das bedeutet auch, dass du sie in der Regel per E-Mail verschicken und digital archivieren musst. Rechnungen per Post gehören im B2B-Bereich ebenso der Vergangenheit an wie dicke Aktenordner.
Die Prozesse, wie die Rechnungsschreibung und die Verwaltung ablaufen, unterscheiden sich dabei gar nicht so sehr von den Verfahren, die du bisher angewandt hast – vieles wird leichter und schneller.
Wie arbeite ich mit E-Rechnungen?
Das Erstellen und Verarbeiten von E-Rechnungen ist einfacher, als es auf den ersten Blick scheint - vor allem mit der passenden Software ist die Rechnungsstellung sogar weniger aufwändig als bisher!
Beachtest du dabei die folgenden Punkte, kannst du E-Rechnungen ausstellen, die allen Anforderungen gerecht werden und es deinen Geschäftspartnern leicht machen, dir zügig und zuverlässig ausstehende Gelder zu überweisen.
1. E-Rechnung erstellen: Suche als erstes nach einer passenden Software für E-Rechnungen, die die gesetzlichen Standards wie ZUGFeRD oder XRechnung unterstützt. Viele Rechnungsprogramme bieten diese Funktion mittlerweile an und sind nach einem ähnlichen Prinzip aufgebaut:
Rechnungsdaten eingeben: Wie bei klassischen Rechnungen werden auch hier Kundendaten, Leistungsbeschreibung, Beträge und Steuerangaben erfasst.
Format wählen: Die Software wandelt deine Rechnung automatisch per Mausklick in das benötigte Format um.
Prüfen und Versenden: Das war es auch schon. Nun kannst du deine E-Rechnung noch auf Vollständigkeit überprüfen und direkt versenden.
2. Versand der Rechnung: Rechnungen für Privatkunden kannst du direkt per Mail als PDF im ZUGFeRD-Format verschicken. Der Versand von Rechnungen an öffentliche Auftraggeber per XRechnung erfolgt oftmals über ein Portal (z. B. Zentrale Rechnungseingangsplattform).
3. Verarbeitung eingehender E-Rechnungen: Oft ist man gar nicht Sender einer E-Rechnung, sondern Empfänger. Auch in diesem Fall macht Software das Leben leichter, indem sie E-Rechnungen automatisch ausliest und importiert.
4. Archivierung: Sowohl eingehende als auch ausgehende Rechnungen müssen GoBD-konform zuverlässig und unveränderbar gespeichert werden. Gute Handwerkersoftware macht das in den meisten Fällen automatisch.
Kann ich E-Rechnungen mit Word oder Excel erstellen?
Besser nicht. Grundsätzlich wäre die Erstellung einer E-Rechnung mit Word oder Excel zwar rein technisch möglich, allerdings sind dazu technische Expertise und spezielle Zusatzprogramme notwendig. Der Aufwand ist sehr hoch und das Ergebnis dürfte nicht GoBD-konform sein, die zuverlässige und unveränderbare Speicherung lässt sich nicht garantieren.
Die Nutzung eines spezialisierten Programms ist deshalb nicht nur einfacher, sondern schon auf kurze Sicht deutlich günstiger. Am besten nutzt du eine ,die die sichere und rechtskonforme Archivierung der E-Rechnungen gleich mit vorsieht.
Mit anderen Worten: Als Lösung bietet sich eine Handwerkersoftware an, die nicht nur automatisch eine korrekte E-Rechnung ausspuckt, sondern zugleich schon vorher alle Schritte und Prozesse der Rechnungsstellung erleichtert, die Verwaltung deiner Rechnungen übernimmt und es dir ermöglicht, E-Rechnungen auch zu empfangen und zu verarbeiten. Das alles nämlich können Word und Excel definitiv nicht.
Die E-Rechnung wird auch für Handwerksbetriebe immer wichtiger, besonders wenn Leistungen für öffentliche Auftraggeber erbracht werden. Dabei ist sie nicht nur Pflicht, sondern bietet dir die Chance zur Optimierung deiner Verwaltungsprozesse und hilft beim Sprung in die Digitalisierung! Durch Standards wie ZUGFeRD oder XRechnung wird sichergestellt, dass deine Rechnung allen rechtlichen Vorgaben entspricht und digital auslesbar ist.
Auch wenn die Umstellung womöglich kompliziert wirkt – mit moderner Rechnungssoftware und etwas Vorbereitung ist sie oft nur eine Frage von Stunden. Langfristig profitierst du durch Umstellung auf die E-Rechnung und stellst sicher, dass du für alle Auftraggeber problemlos arbeiten kannst.
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