Rechnungen per Post verschicken, Zeiten von Hand erfassen und Termine im Papierkalender verwalten – geht das in einem Handwerksbetrieb nicht effizienter? Aber ja! Mit Digitalisierung, oft als „Handwerk 4.0“ bezeichnet, lassen sich Routineaufgaben beschleunigen, wird der Alltag im Handwerk erheblich erleichtert.
Unter Digitalisierung im Handwerk versteht man die Umstellung traditioneller, oft papierbasierter Arbeitsprozesse und Routineaufgaben auf digitale Lösungen, die Daten und Informationen in einem strukturierten, zentralisierten System organisieren.
Dazu gehören unter anderem die digitale Verwaltung von Angeboten, Rechnungen und Stundenzetteln. E-Rechnungen etwa sind nur ein Beispiel für digitale Geschäftsprozesse, die bald zum Alltag gehören werden – für Rechnungen zwischen Unternehmen werden sie in Deutschland bereits ab 2025 grundsätzlich verpflichtend sein.
Weitere Einsatzbereiche bieten sich in der digitalen Terminplanung und der Baustellendokumentation: Mithilfe von spezieller können Handwerksbetriebe projektbezogenen Dokumentationen, die und den aktuellen digital erfassen und für die Kundschaft transparent aufbereiten. Dank mobiler Kommunikationstools wird die Zusammenarbeit auf der Baustelle unkomplizierter und gleichzeitig flexibler – ein echter Effizienzgewinn vor Ort.
Die Digitalisierung im Handwerkssektor bietet zahlreiche Vorteile für jeden Handwerksbetrieb.
Natürlich macht es auch Arbeit, wenn digitale Tools neu eingeführt werden. Das kann eine Herausforderung sein und geht auch nicht ohne Kosten einher. Gleichzeitig ist es auch wichtig, diese Sorgen nicht zu hoch zu hängen – je kleiner ein Handwerksbetrieb ist, desto geringer ist natürlich auch der Aufwand.
Viele Betriebe brauchen kein aufwändiges Digitalisierungskonzept; du solltest dir aber doch darüber Klarheit verschaffen, was möglich und sinnvoll ist. Denn die Chancen der Digitalisierung sind groß, planvolles Vorgehen schadet aber nicht.
Die wichtigsten Aufgaben, die mit der Digitalisierung eingehen, sind aber sicherlich diese:
Wenn man sich mal daran gewöhnt hat, Dinge auf eine bestimmte Art und Weise zu tun, fällt es schwer, sich auf neue Möglichkeiten einzustellen. Das liegt nicht einmal daran, dass die neue Arbeitsweise zu kompliziert wäre, sondern vor allem, weil es Mühe macht, sich an Neues zu gewöhnen.
Das ist nur allzu menschlich, denn unser Gehirn versucht stets, Arbeiten mit möglichst wenig Aufwand zu erledigen – und gut trainierte Verhaltensweisen sind der sicherste Weg dazu.
Bei der Einführung digitaler Technik kommen aber auch noch andere Sorgen mit: Wird mein Know-how womöglich nicht mehr gebraucht? Macht die Technik mich obsolet? Wenn die Software alle Prozesse leichter und schneller macht, bleibt dann für mich noch etwas zu tun übrig?
Es geht also nicht nur um die Gewöhnung an neue Arbeitsweisen, sondern auch darum, Ängste anzusprechen und zu zerstreuen, die unter Umständen damit verbunden sind. Gute Handwerker-Software macht Menschen nicht überflüssig, sondern sorgt dafür, dass sie die immergleichen Routinen leichter und schneller durchführen können – und zum Beispiel je nach Arbeitsteilung mehr Zeit haben, um mit Kunden zu telefonieren, die Arbeit sauber zu organisieren oder selbst Hand anzulegen.
Um den Widerstand gegen Veränderung anzugehen, ist es sinnvoll, dass alle Kollegen, die davon betroffen sind, von Anfang an eingebunden werden. Schulungen und ein schrittweises Vorgehen machen das leichter.
Kundendaten, Zahlungsdaten, aber auch geschäftsinterne Dokumente: All das sind sensible Informationen, die sicher aufbewahrt und vor dem Zugriff anderer geschützt werden müssen.
Zugleich gibt es zahlreiche Daten, die ihr als Unternehmen aufbewahren müsst – fürs Finanzamt natürlich, für Versicherungen und aus Haftungsgründen. Ist das digital genauso gut machbar wie im Aktenschrank?
Cloud-basierte Lösungen erlauben es euch, flexibel und auch ortsunabhängig auf alle Daten zuzugreifen. Damit das sicher funktionieren kann, müssen unbefugter Zugriff und Datendiebstahl verhindert werden. Hierfür müssen die Anbieter der jeweiligen Software sorgen und geradestehen – hier empfiehlt es sich besonders, die Handwerker-Software als Paket von einem vertrauenswürdigen und etablierten Anbieter zu wählen, der seine Server gegen Cyber-Angriffe absichert und durch kontinuierliche Kontrollen und Sicherheits-Updates dafür sorgt, dass der Zugang beschränkt und kontrolliert wird.
Auch die Sicherung und Archivierung der Daten (Kundeninformationen, Aufträge, Rechnungen und vieles mehr) übernimmt bei den meisten Software-Anbietern das Unternehmen selbst – meist automatisch gemäß den rechtlichen Regelungen und entlang eurer Wünsche und Bedürfnisse.
Ein Backup eures Rechners solltet ihr natürlich trotzdem regelmäßig machen – aber die Informationen für Finanzamt und Buchprüfung sind gesichert.
Und wie cool ist es eigentlich, wenn man alle Infos für den Steuerberater mit ein paar Klicks exportieren und per E-Mail verschicken kann?
Nutzt Ihr für bestimmte Aufgaben schon digitale Tools, mit denen ihr gut klarkommt und die sich als nützlich erwiesen haben? Buchhaltung, Zeiterfassung oder Kundenmanagement macht ja schließlich kaum noch jemand auf Papier.
In der Regel ist ein ganzheitliches Software-System die bessere Lösung gerade für kleinere Betriebe: Da gibt es weniger Kopfschmerzen mit dem Wechsel zwischen unterschiedlichen Technologien, keine Probleme bei der Datenübertragung und so weiter.
Natürlich lassen sich oft bestehende Systeme auch weiter nutzen – gute Handwerker-Software integriert über entsprechende Schnittstellen auch externe Tools. Im Einzelfall kann es aber sinnvoller sein, mit einem ganzheitlichen Programm neu anzufangen – und idealerweise Daten, die es schon digital gibt, automatisiert für einen Neustart zu importieren.
Aber natürlich schadet es da nicht, ein wenig Zeit für die Umstellung einzuplanen.
Neue Technik verursacht neue Kosten: Das ist eine große Sorge, die mit der Digitalisierung einhergeht. Allerdings können hier vor allem kleinere Betriebe ihre Sorgen weitgehend ablegen. Um eine moderne Handwerker-Software zu nutzen, fallen in der Regel nur moderate Kosten an.
Die Kosten für Hardware, also Computer und andere Geräte, sind in der Regel gering. Der Grund: Die besten Software-Lösungen werden als “Software as a Service” (SaaS) angeboten, werden also online aufgerufen und laufen auf den Servern der Hersteller, die Daten sind “in der Cloud”, also jederzeit verfügbar abgelegt.
Das bedeutet aber vor allem: Die Software wird in der Regel über den Browser – also zum Beispiel Google Chrome, Microsoft Edge oder Safari – aufgerufen und läuft deshalb auf jedem handelsüblichen Computer. Ein normaler Laptop oder Desktop-Rechner reicht – nur für einen ergonomischen Arbeitsplatz muss natürlich gesorgt sein.
Idealerweise können die Mitarbeiter alle für ihre Arbeit wichtigen Infos auch mobil beim Kunden und auf der Baustelle aufrufen – dafür benötigen sie in der Regel aber nur ein handelsübliches Smartphone. Manche lohnen sich da mehr oder weniger, aber die Kosten sind überschaubar.
Durch die digitale Bereitstellung und auch Archivierung aller Informationen muss nur noch ein Minimum an Unterlagen ausgedruckt werden – die Kosten für Verbrauchsmaterial wie Druckertinte, Toner, Papier, Aktenordner usw. sinken also rapide, von der Platzersparnis zu schweigen!
Die meisten Anbieter von Handwerker-Software haben inzwischen Kostenmodelle, die eine monatliche oder jährliche Abo-Gebühr vorsehen.
Die Kosten orientieren sich dabei in der Regel grob an der Zahl der Mitarbeiter, die die Software nutzen – je größer das Unternehmen ist, desto höher werden also auch diese Kosten sein.
Gegenüber früherer Software hat das Modell natürlich den Nachteil, dass dauernd Kosten anfallen – auf der anderen Seite ist sicher, dass keine Extrakosten für neue Versionen entstehen und auch keine Aufwände dafür, die Software auf dem eigenen Rechner zu installieren (und bei jeder neuen Version und jedem Update wieder…). Updates passieren beim Anbieter - für euch geräuschlos und hoffentlich ohne zusätzliche Kosten.
Das heißt: Die Software-Kosten sind zuverlässig planbar.
Die Einführung selbst kostet wahrscheinlich vor allem Zeit für den Weg vom Papierbüro in die digitale Verwaltung.
Wenn die Software angeschafft ist, müssen erst einmal alle wichtigen Daten, die bisher noch nicht digital vorliegen, in die Software gebracht werden. Oder Kundendaten gibt es schon digital, aber sie liegen verstreut in Excel-Tabellen und Word-Dateien. Manchmal können automatisierte Import-Funktionen helfen, aber das funktioniert nicht immer zuverlässig: Auch die Kontrolle kostet Zeit.
Und für die Einführung sind natürlich auch noch die Stunden wichtig, die die Mitarbeiter benötigen, um sich mit der neuen Software vertraut zu machen. Mit Schulungen lässt sich das deutlich beschleunigen.
Nicht alle Handwerksunternehmen können diese Aufgaben problemlos aus eigener Kraft und eigenen Mitteln stemmen. Deshalb gibt es zahlreiche Initiativen und Möglichkeiten, etwa von Handwerkskammern und Landesförderinstituten, die Umstellung auf digitale Tools zu unterstützen.
Digitalisierung im Handwerk muss nicht zum Riesenprojekt mit ausführlichen Digitalisierungskonzept geraten – weder kostet es die Welt, noch muss gleich alles anders gemacht werden als zuvor. Stattdessen kann eine gute Handwerker-Software dafür sorgen, dass viele nervige Arbeitsschritte wegfallen, viel Papierkram bedeutungslos wird und alle Verwaltungsschritte vom ersten Angebot bis zur Abschlussrechnung deutlich leichter vonstatten gehen.
Sich auf die Digitalisierung einzulassen, ist also eine gute Vorbereitung auf die Zukunft. hilft dir dabei, zahlreiche alltägliche Prozesse im Büro und auf der Baustelle zu erleichtern – und sorgt dabei hinter den Kulissen dafür, dass weniger Fehler passieren und mehr Zeit für die wesentlichen Teile der Arbeit bleibt: Für die Kunden und das Handwerk.
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