Abschlagsrechnungen im Handwerk

Wenn es um die Abrechnung von Projekten geht, stoßen viele Handwerker auf zwei Begriffe, die oft miteinander verwechselt werden: Abschlagsrechnung und Teilrechnung. Beide sind nützliche Instrumente, um während eines Projekts finanzielle Sicherheit zu gewährleisten. Doch sie erfüllen unterschiedliche Zwecke und haben jeweils spezifische Anforderungen – auch aus steuerlicher Sicht.

Der wichtigste Unterschied liegt in der Art und Weise, wie sie erstellt und abgerechnet werden:

• Die Abschlagsrechnung ist eine vorläufige Abrechnung. Sie deckt die bereits erbrachten Leistungen oder bereitgestellten Materialien während eines Projekts pauschal ab, ohne dass diese komplett abgeschlossen sein müssen. Der Vorteil: Du kannst frühzeitig finanzielle Engpässe vermeiden, da du unabhängig vom Projektabschluss bezahlt wirst. Eine Abnahme durch den Kunden ist dabei nicht erforderlich.

• Die Teilrechnung hingegen bezieht sich auf einen klar definierten und abgeschlossenen Teil eines Projekts. Sie wird erst nach Abnahme der jeweiligen Teilleistung durch den Kunden gestellt und gilt unabhängig von der späteren Endabrechnung.

Auch bei der Umsatzsteuer gibt es Unterschiede:

• Bei der Abschlagsrechnung wird die Umsatzsteuer mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums fällig, in dem du die Zahlung eingenommen hast.

• Bei der Teilrechnung hingegen muss die Umsatzsteuer mit Ablauf jenes Voranmeldungszeitraums abgeführt werden, in dem die Leistung erbracht wurde.

Bei Abschlagsrechnungen musst du die Umsatzsteuer also (möglicherweise zum Teil) schon vor Erbringung einzelner Arbeiten zahlen, bei der Teilrechnung sind die Leistungen immer schon erbracht.

Ein Beispiel:

Du hast vorab vereinbart, dass jeweils zu zwei bestimmten Zeitpunkten im Projekt bereits ein Drittel der vereinbarten Gesamtsumme als Abschlagsrechnungen gestellt werden, das letzte Drittel wird dann mit Projektabschluss abgerechnet. In der Abschlagsrechnung beschreibst du die konkret bisher gemachten Anschaffungen und Arbeitsschritte, die Umsatzsteuer wird fällig, sobald der Rechnungsbetrag bei dir eingegangen ist – unabhängig davon, welche Arbeiten konkret in welchem Zeitraum gemacht wurden.

Ob Abschlags- oder Teilrechnungen – die Wahl hängt vom Projekt und den individuellen Anforderungen ab. Während dir Abschlagsrechnungen finanzielle Flexibilität bieten, schaffen Teilrechnungen klare Abgrenzungen bei größeren Vorhaben. In beiden Fällen ist eine effiziente und saubere Kalkulation von großer Bedeutung. Wann vor allem Abschlagsrechnungen besonders sinnvoll sind, erfährst du im nächsten Abschnitt.

Gerade bei umfangreicheren Projekten im Handwerk, die sich über längere Zeiträume erstrecken, schaffen Abschlagsrechnungen für dich und deinen Handwerksbetrieb finanzielle Sicherheit.

Voraussetzung für eine Abschlagszahlung ist, dass du bereits Leistungen erbracht hast und diese im Wesentlichen keine erkennbaren Mängel haben; dabei kann es sich auch um bereits gelieferte Arbeitsmaterialien handeln.

Abschlagsrechnungen ermöglichen es dir also, bereits erbrachte Teilleistungen während des laufenden Projekts abzurechnen. So erhältst du regelmäßig einen finanziellen Ausgleich für deine bisherigen Arbeiten, ohne bis zum Projektabschluss warten zu müssen. Das ist besonders bei kostenintensiven Projekten hilfreich, bei denen Materialkosten oder Personalkosten vorfinanziert werden müssen.

Für Kunden bringen Abschlagsrechnungen wertvolle Transparenz: Sie erhalten einen Überblick über den aktuellen Projektstand und die bereits erbrachten Leistungen.

Abschlagsrechnungen sind also sinnvoll:

• Bei größeren Projekten: Je länger sich ein Bau- oder Renovierungsvorhaben hinzieht, desto wichtiger ist eine schrittweise Abrechnung, um Liquiditätsengpässe oder sogar Baustopps zu vermeiden. (Bei klar abgrenzbaren Teilprojekten, die einzeln abgenommen werden, kann auch eine Teilrechnung sinnvoll sein.)

• Für Material- und Arbeitskosten: Wenn hohe Ausgaben für Materialien oder umfangreiche Personaleinsätze nötig sind, hilft die Abschlagsrechnung, diese frühzeitig auszugleichen.

• Zur Absicherung deines Betriebs: Abschlagsrechnungen minimieren dein finanzielles Risiko, falls es während des Projekts zu unerwarteten Änderungen oder Verzögerungen kommt.

Abschlagsrechnungen schaffen Verlässlichkeit und stärken das Vertrauensverhältnis zwischen dir und deinem Kunden.

Laut § 632a Abs. 1 Satz 1 BGB muss der Betrag der Abschlagsrechnung dem Wert der bisher erbrachten Leistungen entsprechen, die nachweislich am Projekt umgesetzt wurden, also den Wertzuwachs widerspiegeln, den der Kunde durch deine Arbeit oder sonstige Leistungen gewonnen hat. Wichtig ist, dass die Abschlagsrechnung für den Kunden nachvollziehbar bleibt. Eine transparente Aufstellung zeigt, welche Arbeiten bereits erledigt wurden und welche Materialien dafür verwendet wurden. So entsteht Klarheit über die angefallenen Kosten und der Kunde erhält einen genauen Überblick über den aktuellen Stand des Projekts.

Wie im letzten Abschnitt beschrieben, muss die Abschlagsrechnung in einer transparenten Übersicht aufzeigen, welche Arbeiten bereits erledigt wurden und welche Materialien dafür verwendet wurden. So wird für den Kunden der konkrete Wertzuwachs nachvollziehbar.

Auch der Hinweis darauf, dass es sich um eine Abschlagsrechnung handelt, ist essenziell, zusammen mit dem Verweis darauf, dass die geleisteten Abschlagszahlungen in der Schlussrechnung angerechnet werden.

Davon abgesehen gelten für Abschlagsrechnungen die gleichen formalen Voraussetzungen, die auch sonst beim Schreiben einer Handwerkerrechnung wichtig sind – ganz gleich ob als Rechnung auf Papier oder als E-Rechnung.

Das betrifft insbesondere auch den Punkt, dass der Lohnanteil an der Rechnung separat ausgewiesen sein muss, damit ihre Kunden die Möglichkeit haben, diese steuerlich geltend zu machen – dies gilt auch für Abschlagsrechnungen! (Aus dem gleichen Grund werden Kunden auch für eine Abschlagszahlung auf einer passenden Rechnung bestehen, denn ohne diese können sie deine Leistungen nicht von der Steuer absetzen.) Wenn du den Lohnanteil nicht korrekt in der Rechnung ausweist, kann dein Kunde nach § 273 BGB die Zahlung auch zurückbehalten – du machst also allen das Leben leichter, wenn du sie gleich berücksichtigst.

Viele Handwerkerinnen und Handwerker sind sich unsicher, ob sie Abschlagszahlungen verlangen können, wenn diese nicht ausdrücklich im Vertrag geregelt sind. Bis 2009 war das tatsächlich ein Problem: Abschlagszahlungen mussten vorab vertraglich vereinbart werden.

Heute ist die Rechtslage deutlich handwerkerfreundlicher gestaltet. Gemäß § 632a BGB haben Handwerksbetriebe das Recht, Abschlagszahlungen für bereits erbrachte Leistungen zu verlangen, auch wenn dies nicht im Vertrag steht. Diese Regelung schafft finanzielle Sicherheit und erleichtert es, laufende Kosten wie Material- und Lohnzahlungen während eines Projekts abzudecken.

Trotzdem ist es empfehlenswert, die Abschlagszahlungen bereits im Vertrag festzulegen. Das schafft eine transparente Kommunikation zwischen dir und deiner Kundschaft und vermeidet unangenehme Diskussionen.

Bei der Schlussrechnung werden alle gestellten Abschlagsrechnungen berücksichtigt und mit dem Gesamtbetrag des Auftrags verrechnet. Das bedeutet: Die Summe der Abschlagszahlungen wird von der Gesamtrechnung abgezogen, sodass der Kunde nur noch den verbleibenden Restbetrag zahlen muss. Wichtig dabei ist eine klare Auflistung, welche Beträge bereits geflossen sind und auf welche Leistungen sie sich beziehen. So bleibt die Abrechnung für alle Beteiligten transparent, und Missverständnisse lassen sich leicht vermeiden.

Abschlagszahlungen sind grundsätzlich nicht an eine Abnahme gebunden – und natürlich auch nicht an die Endabnahme am Schluss. Allerdings kann der Kunde gemäß § 632a Abs. 1 Satz 2 BGB einen angemessenen Teil des Abschlags verweigern, falls er Mängel entdeckt. Es liegt dann an dir, zu beweisen, dass alle Arbeiten korrekt und vertragsgemäß ausgeführt worden sind. Eine lückenlose Baustellendokumentation kann dich in solchen Fällen unterstützen, sie sichert dich auch rechtlich ab.

Für den Fall, dass der Kunde die Abschlagsrechnung nicht bezahlt, solltest du idealerweise erst einmal das persönliche Gespräch suchen, um die Hintergründe zu klären. Es könnte sich um Missverständnisse, Unzufriedenheit mit der Leistung oder finanzielle Schwierigkeiten handeln. (Und finanzielle Schwierigkeiten könnten dann auch ein Warnsignal sein: Kläre unbedingt, dass deine Schlussrechnung bezahlt werden wird!) Zahlt der Kunde auch nach einem klärenden Gespräch nicht, solltest du eine schriftliche Mahnung versenden und erneut die Zahlung einfordern. Erfolgt die Zahlung auch nach deiner gesetzten Frist nicht, hast du das Recht, die Kündigung des Auftrags anzudrohen. Verstreicht auch die letzte Frist, kannst du den Vertrag einseitig kündigen. Wichtig: Vergiss die Schlussrechnung nicht, um alle ausstehenden Beträge für bereits durchgeführte Leistungen einzufordern! Ein juristischer Beistand kann helfen, deine Ansprüche durchzusetzen und die Situation professionell zu klären.

Moderne Handwerker-Software bietet dir zahlreiche Funktionen, die den gesamten Prozess rund um Abschlagsrechnungen deutlich zu vereinfachen. Von der Erstellung bis zur Verrechnung: Digitale Lösungen unterstützen dich dabei, effizient und transparent zu arbeiten – und das spart nicht nur Zeit, sondern sorgt auch für zufriedenere Kunden.

Eine gute Handwerker-Software bietet dir beispielsweise folgende Funktionen:

• Rechnungserstellung:

  Abschlags- und Schlussrechnungen lassen sich mit wenigen Klicks erstellen. Für die Schlussrechnung wird automatisch nur berechnet, was bisher noch an Leistungen offengeblieben ist.

• Fortschritte übersichtlich dokumentieren:

  Erfasse erbrachte Leistungen direkt vor Ort und halte sie in der Software fest. Diese Informationen fließen nahtlos in die Rechnungsstellung ein.

• Transparenz für Kunden schaffen:

  Alle Rechnungen und Projektfortschritte kannst du klar und nachvollziehbar auflisten. Kunden sehen genau, wofür sie zahlen, und mögliche Missverständnisse werden vermieden.

• Zahlungen überwachen:

  Mit einer digitalen Übersicht behältst du den Status aller Rechnungen im Blick. Auch Zahlungserinnerungen und Mahnungen lassen sich mit wenigen Klicks direkt aus der Software heraus versenden.

Wenn du Handwerker-Software nutzt, sparst du wertvolle Zeit, die du statt für die Erstellung von Abrechnungen direkt in die Projekte investieren kannst. Gleichzeitig minimierst du das Risiko von Fehlern oder Unklarheiten und stärkst das Vertrauen deiner Kunden. So kannst du dich auf das Wesentliche konzentrieren: erstklassige handwerkliche Arbeit abzuliefern.

Abschlagsrechnungen gehören im Handwerk dazu – und das aus gutem Grund. Sie sorgen dafür, dass du nicht bis zum Projektabschluss auf dein Geld warten musst, sondern deine laufenden Kosten wie Material oder Löhne decken kannst. Gleichzeitig bieten sie deinen Kunden einen klaren Überblick über den Projektstand und die bisher erbrachten Leistungen. Das schafft Vertrauen und hält die Zusammenarbeit transparent. Mit moderner Handwerker-Software kannst du den ganzen Prozess rund um Abschlagsrechnungen deutlich einfacher gestalten. Rechnungen erstellen, Zahlungen im Blick behalten, Fortschritte dokumentieren – all das geht schnell und unkompliziert. Das spart dir nicht nur Zeit, sondern sorgt auch dafür, dass alles reibungslos läuft und deine Kunden zufrieden sind.